Foto von RossHelen – istockphoto.com
Im Handwerk kommt es oft zum Einsatz von traditionellen Rechnungsprozessen, die im Zeitalter der Digitalisierung allerdings nicht mehr zeitgemäß sind. Ohnehin bewirkt die Verabschiedung des sogenannten Wachstumschancengesetzes, dass ab 2025 eine große Anzahl an Unternehmen auf elektronische Rechnungen umstellen muss. Dies gilt zumindest für Betriebe, die Umsätze im B2B-Bereich erwirtschaften, sodass sich diese zwangsläufig mit der Umstellung auf E-Rechnungen beschäftigen müssen. Da der Einsatz elektronischer Rechnungen viele Vorteile mit sich bringt, ist die Implementierung dieser Rechnungsform allerdings auch für Betriebe interessant, die nicht von der Pflicht betroffen sind.
Die Bedeutung der E-Rechnung für Handwerksbetriebe
Es gibt bereits Handwerksbetriebe, die, noch bevor die gesetzliche Pflicht greift, erfolgreich auf elektronische Rechnungen umgestellt und hiermit gute Erfahrungen gemacht haben. Grund für die Umstellung einiger Handwerksbetriebe ist, dass längst eine Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen besteht, sofern Aufträge von einer öffentlichen Behörde entgegengenommen werden. Da die Umstellung auf elektronische Rechnungen zu erheblichen Effizienzgewinnen führt, ergeben sich für moderne Handwerksbetriebe, die auf elektronische Rechnungsformate setzen, entsprechende Wettbewerbsvorteile.
Welche Rolle die XRechnung spielt
Im Handwerk tätige Unternehmen sollten wissen, dass es sich bei einer Rechnung, die auf elektronischem Wege erstellt und versendet wird, nicht automatisch um eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers handelt. Das liegt daran, dass der deutsche Gesetzgeber hohe Ansprüche an elektronische Rechnungen stellt, weshalb sich Handwerksbetriebe dahingehend informieren sollten, welche Rechnungsformate rechtskonform sind. Ein solches Rechnungsformat stellt die sogenannte XRechnung dar, welche auf der Norm CEN EN 16931 basiert und sämtlichen Anforderungen entspricht, die der Gesetzgeber an eine elektronische Rechnung stellt. Dementsprechend lohnt sich die Umstellung auf die XRechnung als Rechnungsformat für Handwerksbetriebe, weil auf diese Weise gewährleistet werden kann, dass es zu keinen Rechtsstreitigkeiten aufgrund eines nicht gesetzeskonformen Rechnungsformats kommt.
Vorteile der Umstellung auf die XRechnung
Die Umstellung auf ein modernes digitales Rechnungsformat wie die XRechnung geht mit einer großen Anzahl an Vorteilen einher. Handwerksbetriebe können sich somit Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz verschaffen, die immer noch auf traditionelle Rechnungsprozesse setzt. Zu den Vorteilen eines elektronischen Rechnungsformats wie der XRechnung, die sich positiv auf die Produktivität des Betriebs auswirken können, zählen unter anderem:
- Reduzierung des Zeitaufwands
- Steigerung der Effizienz
- Erleichterung der Verwaltung
- Erhöhte Transparenz
- Reduzierung der Kosten
Durch die Umstellung von traditionellen Rechnungsprozessen auf die XRechnung können Handwerksbetriebe den Zeitaufwand für die Erstellung, die Versendung sowie die Verwaltung von Rechnungen erheblich reduzieren. Grund hierfür ist, dass sich im Rahmen einer modernen Buchhaltungssoftware, welche die effiziente Nutzung elektronischer Rechnungen ermöglicht, eine große Anzahl an manuellen Aufgaben automatisieren lässt. Das führt dazu, dass sich Handwerksbetriebe wieder auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können, statt sich mit unnötiger Bürokratie auseinanderzusetzen. Dies wirkt sich wiederum positiv auf die Effizienz des Unternehmens aus, da sich die Mitarbeiter wichtigeren Aufgaben widmen können und senkt zudem die Fehleranfälligkeit, weil einem automatisierten System keine Flüchtigkeitsfehler unterlaufen.
Hinweis: Da der Einsatz der XRechnung einen automatisierten Datenaustausch ermöglicht, lassen sich die Rechnungen leicht verwalten und entsprechende Informationen können bei Bedarf zeitnah eingeholt werden. Auch die Kosten reduzieren sich entsprechend, weil keine Ausgaben für Papier und Porto anfallen. Somit steht Handwerksbetrieben eine höhere Liquidität zur Verfügung.
Darauf müssen Handwerksbetriebe bei der Auswahl eines geeigneten Rechnungsprogramms achten
Bei der Auswahl eines passenden Rechnungsprogramms für den eigenen Handwerksbetrieb gilt es einige wichtige Faktoren zu berücksichtigen. Neben der Unterstützung der XRechnung sollten Handwerksunternehmen etwa sicherstellen, dass die jeweilige Software eine hohe Benutzerfreundlichkeit aufweist, damit die Mitarbeiter diese ohne Probleme bedienen können. Ebenfalls von großer Bedeutung ist das Thema Datenschutz. Die ausgewählte Software sollte in diesem Kontext einen sicheren Datenaustausch mit dem Finanzamt und Kunden sowie mit Geschäftspartnern ermöglichen. Werden neben dem Rechnungsprogramm noch weitere Buchhaltungssysteme genutzt, sollte auch auf eine mögliche Anbindung an die bereits bestehenden Systeme geachtet werden. Da Handwerksbetriebe in der Regel über kein spezielles Know-how in diesem Bereich verfügen, ist die Inanspruchnahme der Dienste eines auf diese Thematik spezialisierten Steuerberaters oder IT-Dienstleisters zu empfehlen, sobald es um die Implementierung des jeweiligen Tools geht.
Auswirkungen auf die Compliance
Im Vergleich zu traditionellen Rechnungsprozessen, die in einigen Handwerksbetrieben immer noch Anwendung finden, bietet die Nutzung eines modernen Rechnungsprogramms in Kombination mit der XRechnung einige Vorteile bezüglich der Compliance. Grundsätzlich gilt, dass Unternehmen bestimmte Anforderungen an die Buchführung erfüllen müssen, wobei die folgenden Kriterien zu berücksichtigen sind:
- Unveränderbarkeit
- Vollständigkeit
- Nachvollziehbarkeit
- Zugriff und Auswertbarkeit
Das bedeutet, dass Handwerksbetriebe sicherstellen müssen, dass die Buchhaltungsdaten stets vollständig vorliegen und eine nachträgliche Veränderung derselben nicht möglich ist. Zusätzlich müssen sämtliche buchhalterische Vorgänge nachvollziehbar sein und das zuständige Finanzamt muss auf die Daten zugreifen sowie diese auswerten können. Hier kann der Einsatz einer geeigneten Buchhaltungssoftware in Verbindung mit der XRechnung Abhilfe schaffen, indem diese regulatorischen Anforderungen erfüllt werden. Dies geschieht zudem auf eine effiziente Art und Weise, da sich zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten ergeben.
