Letzte Aktualisierung am 8. Juli 2024 von
Neues Jahr, neues Jahrzehnt und damit jede Menge Änderungen für 2020. In diesem Zusammenhang häufig diskutiert: Die sogenannte Bonpflicht. Zu viel Müll, zu viel Aufwand, zu viel Bürokratie, hieß es bisher beispielsweise von Seiten des Bäckerhandwerks. Doch was bedeutet die Belegausgabepflicht für das Handwerk beziehungsweise für Sie als Unternehmer? Die wichtigsten Infos gibt’s hier im Überblick.
Was ist die Bonpflicht überhaupt?
Seit dem 1. Januar 2020 ist es verpflichtend Belege auszugeben, doch woher kommt diese Pflicht überhaupt? Die sogenannte Belegausgabepflicht ist bereits im “Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen”, oft auch als “Kassengesetz” bezeichnet am 22. Dezember 2016 verankert und nun mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Kraft getreten. Auch §146a Abs. 2 der Abgabenordnung (AO) sieht die Belegausgabepflicht vor.
Kurz gesagt bedeutet die Bonpflicht folgendes: Kunden müssen einen Beleg erhalten, der “in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall” ausgestellt wird. Das gilt für den Einzelhandel und die Gastronomie genauso wie für das Handwerk – Generell für alle Betriebe und Unternehmer mit elektronischem Kassensystem. Der Kunde kann dann selbst entscheiden, ob er den Bon annimmt, behält oder entsorgt.
Info: Im Zusammenhang mit der Kassensicherungsverordnung wird auch die Kassenmeldepflicht sowie die Verpflichtung zur Ausrüstung des Kassensystems mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) aktiv. Hier gilt aber eine Übergangsfrist bis zum 30. September 2020.
Wozu dient die Belegausgabepflicht?
Die Belegausgabepflicht dient laut eigenen Angaben des Bundesfinanzministeriums “der verstärkten Transparenz im Kampf gegen Steuerbetrug”. Der Gesetzgeber will mit der Kassensicherungsverordnung der Kassenmanipulation entgegenwirken. Das soll folgendermaßen funktionieren: Da jede Rechnung eine eigene, eindeutige Identifikationsnummer besitzt, kann der Fiskus leichter auf Steuerbetrug aufmerksam werden, wenn die Nummernkette unterbrochen wird.
Für Sie als Unternehmer hat das den Vorteil, dass Sie die Richtigkeit Ihrer Daten und Angaben nicht mehr beweisen müssen, sofern Sie eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung besitzen. Im Rahmen einer steuerlichen Betriebsprüfung oder einer Kassennachschau können Sie die Aufzeichnungen Ihres Kassensystems jederzeit standardisiert und vollständig vorweisen.
Sind auch digitale Kassenbelege möglich?
Mehr Kassenbons sorgen selbstverständlich auch für mehr Müll. Nachhaltigkeit und Umweltschutz in Ihrem Handwerksbetrieb lassen sich durch das erhöhte Müllaufkommen dann schwerer realisieren – vor allem, weil Kassenbons in der Regel auf Thermopapier gedruckt werden. Diese gehören eigentlich nicht einmal zum normalen Altpapier, sondern in den Restmüll.
Allerdings gibt es auch eine Alternative zum gedruckten Kassenbon, denn auch ein digitaler Kassenbon ist nach KassenSichV durchaus möglich. Der Gesetzgeber hat die Belegausgabepflicht technologie-neutral gestaltet. Den digitalen Kassenbon müssen Sie Ihren Kunden dabei in einem standardisiertem Format, beispielsweise als PDF, bereitstellen. So lässt sich der Kassenbeleg mitunter direkt auf das Smartphone (hier stehen verschiedene App-Anbieter zur Verfügung) oder auch per E-Mail ausgeben. Besonders wichtig, dass der Kunde seine Zustimmung für eine elektronische Übermittlung erteilt und ein tatsächlicher Datentransfer stattfindet. So reicht es beispielsweise nicht aus, dem Kunden den digitalen Kassenbeleg nur auf einem Bildschirm zu zeigen.
Was muss auf dem Kassenbon stehen?
Um der Belegausgabepflicht gerecht zu werden, reicht es nicht nur den Kassenbon digital oder in Papierform auszuhändigen, er muss auch die richtigen Angaben enthalten. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass diese folgenden Informationen auf dem Kassenbon enthalten sein müssen:
- Name des Unternehmers
- Anschrift des Unternehmers
- Datum der Belegausstellung
- Beginn- und Endzeitpunkt des Vorgangs
- Art & Menge der gelieferten Produkte oder Umfang und Art der Dienstleistung
- Entgelt der Rechnung & geltender Steuersatz
- Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung
- Transaktionsnummer
- Seriennummer des Kassensystems bzw. des Sicherheitsmoduls
Info: Den Kundenbeleg müssen Sie als Unternehmer nicht aufbewahren, kopieren oder abspeichern. Für Unterlagen der Buchhaltung gelten trotzdem die gängigen Aufbewahrungsfristen.
Was, wenn ich mich nicht an die Bonpflicht halte?
Wer sich nicht an die Bonpflicht hält, muss aktuell mit keinem Bußgeld oder gar einer Strafe rechnen. Trotzdem kann es Konsequenzen haben, die Bonpflicht einfach zu ignorieren. Dies könnte nämlich laut Bundesministerium der Finanzen darauf verweisen, “dass den Aufzeichnungspflichten nicht entsprochen wurde”. Das kann mitunter zu einer Betriebsprüfung führen.
Welche Ausnahmen von der Belegausgabepflicht gibt es?
Die sogenannte offene Ladenkasse bildet derzeit eine Ausnahme von der Belegausgabepflicht. Wer eine komplett manuelle Kasse bedient oder wem eine Ladenschublade als Kasse dient, ist derzeit von der Belegausgabepflicht befreit. Die üblichen Aufzeichnungspflichten gelten aber auch bei einer offenen Ladenkasse.
Info: Eine Pflicht für elektronische Registrierkassen besteht in Deutschland nicht.
Eine weitere Ausnahme bildet höhere Gewalt. Waren Sie aufgrund eines Wasserschadens, eines Stromausfalls oder einer Naturgewalt nicht dazu in der Lage der Belegausgabepflicht nachzukommen, gilt das als sachliche Härte. Gleiches gilt, wenn das Kassensystem ausfällt. In solchen Fällen hat es keine Konsequenzen der Belegausgabe nicht nachzukommen. Der Grund sollte allerdings dokumentiert und in schriftlicher Form festgehalten werden.
Freistellung von der Bonpflicht
Ist die Belegausgabepflicht für einen Betrieb beziehungsweise einen Unternehmer unzumutbar, kann er sich freistellen lassen. Das kann nach § 148 der Abgabenordnung (AO) auch nur im Einzelfall von der zuständigen Behörde bewilligt und jederzeit widerrufen werden.
Wer sich von der Bonpflicht freistellen lassen möchte, muss nachweisen, dass eine sachliche oder persönliche Härte vorliegt. Solche Ausnahmen liegen beispielsweise vor, wenn Händler eine Vielzahl von Waren an unbekannte Personen verkaufen.
Achtung: Die Kosten, die im Zusammenhang mit der Belegausgabepflicht anfallen, gelten nicht als Härtefälle.
Eine Freistellung von der Bonpflicht entbindet aber nicht am Recht des Kundens auf eine Quittung. Außerdem darf die Technische Sicherheitseinrichtung dadurch nicht beeinträchtigt werden.
Was bedeutet die Bonpflicht konkret für Handwerker?
Ob die Belegausgabepflicht große Auswirkungen auf die tägliche Arbeit hat, hängt vom jeweiligen Gewerk ab. Denn gerade in Handwerksberufen, bei denen Waren verkauft werden und täglich eine hohe Kundenfluktuation herrscht, kann es durchaus aufwendig sein, der Belegausgabepflicht nachzukommen. Beispielsweise für Metzger und Bäcker ergibt sich durch die Bonpflicht ein nicht zu unterschätzender Zusatzaufwand sowie ein erhöhtes Müllaufkommen. Bisher konnte in diesen Gewerken noch keine generelle Freistellung erwirkt werden.
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