Kassennachschau: Vorbereitung, Ablauf und Checkliste

Letzte Aktualisierung am 8. Juli 2024 von

Die Kassennachschau kann im Gegensatz zur Betriebsprüfung des Finanzamts auch unangekündigt stattfinden. Betriebe mit Kassensystemen müssen stets alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und besonders bargeldintensive Branchen wie Bäcker, Fleischer und Friseure sind immer im Fokus der Finanzämter.

Vorbereitung

Die Kassennachschau basiert auf § 146b der Abgabenordnung und ist keine Außenprüfung nach § 193 AO. Aus diesem Grund muss sie auch nicht angekündigt werden und kann bei lückenloser Kassenführung wesentlich schneller gehen als eine Außenprüfung. Damit das gelingt, sollte man gut vorbereitet sein.

Zuerst sollte man darauf achten, dass das Kassensystem rechtskonform ist. Um das sicherzustellen, sollten Sie den Kauf oder Wechsel des Kassensystems im Zweifel mit ihrem Steuerberater besprechen. Sollte es sich um eine elektronische Kasse handeln, muss sie spätestens bis Oktober 2020 an eine technische Sicherheitseinrichtung nach BSI TR-03153 angeschlossen werden oder eine enthalten.

Die Kassennachschau kann auch durchgeführt werden, wenn der Steuerpflichtige oder sein gesetzlicher Vertreter (§ 34 AO) nicht anwesend sind. Dann muss sich der Finanzbeamte bei einer Person ausweisen, die über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems verfügt. Für den Fall eine Kassennachschau ohne ihre Anwesenheit sollte es also mindestens einen Mitarbeiter geben, der geschult ist, Zugang zu allen wichtigen Daten hat, durch den Betrieb führen und Auskunft geben kann. Mitarbeiter sollten die Kontaktdaten des Steuerberaters kennen und keine Auskunft ohne Rücksprache mit ihm geben. Wenn sie mit der Kasse arbeiten, sollten sie aber in der Lage sein, die Daten der Kasse GoBD-konform auf einen USB-Stick zu exportieren oder anders zur Verfügung zu stellen. Außerdem sollten Sie einen freien Raum zur Verfügung stellen, in dem der Ablauf der Kassennachschau mit dem Prüfer geklärt werden kann.

Ablauf

Die Kassennachschau erfolgt unangekündigt während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten, kann aber auch außerhalb der Geschäftszeiten vorgenommen werden, wenn im Betrieb trotzdem gearbeitet wird. Der Steuerpflichtige hat eine Mitwirkungspflicht und muss Einsicht in die Kassenaufzeichnungen und -buchungen geben – egal ob elektronisch oder nicht. Liegen diese Daten bei einem Dritten, hat dieser die Mitwirkungspflicht.

Es kann sein, dass der Finanzbeamte zuerst keine Kassennachschau durchführt und nur die Handhabung der Kassen in öffentlichen Geschäftsräumen beobachtet. Dann muss er sich nicht ausweisen. Er darf auch an mehreren Tagen Testkäufe ausführen und beobachten, ohne sich zu erkennen zu geben. Er kann theoretisch die Kassennachschau auch komplett auslassen, wenn er bei der Beobachtung nichts verdächtiges findet.

Sollte er dabei einen Verdacht auf Steuerhinterziehung erhalten, darf er auch die Geschäftsräume betreten und sich das Kassensystem vorführen lassen. Er darf auch Dokumente über die Führung des Kassensystems und andere relevante Organisationsunterlagen einsehen. Dann muss er sich jedoch ausweisen.

Kassennachschau kann zur Außenprüfung werden

Sollte der Finanzbeamte Fehler in den Kassenaufzeichnungen, Buchungen oder der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung finden, darf er ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen. Der Übergang zur Außenprüfung ist wichtig, wenn der Sachverhalt möglichst schnell und gründlich aufgeklärt werden soll. Es handelt sich dabei um eine Ermessensentscheidung der zuständigen Person.

Der Übergang der Außenprüfung muss dem Steuerpflichtigen schriftlich mitgeteilt werden und der Beginn der Außenprüfung muss unter Angabe von Datum und Uhrzeit festgehalten werden. Dieser schriftliche Übergangshinweis ersetzt die sonst nötige Prüfungsanordnung nach § 196 AO, muss aber die gleichen rechtlichen Grundlagen erfüllen.

Worauf achten Prüfer bei der Kassennachschaut?

Allgemeine Prüfungsaspekte

• Sind alle Einnahmen und Ausgaben vollständig erfasst?
• Sind Einnahmen und Ausgaben klar getrennt?
• Wurden Rechnungen nachträglich geändert?
• Wird die Einzelaufzeichnungspflicht eingehalten?
• Sind die Kassenbons nummeriert?
• Wurde der Trainingsmodus aufgezeichnet?
• Stimmen die Summen auf dem Z-Bon und in der Registrierkasse überein?
• Wurde die Kasse in irgendeiner Weise manipuliert?

Besonderheiten bei elektronischen Kassen

Auch der ordnungsgemäße Einsatz von elektronischen Kassen wird überprüft. Die Nutzung elektronischer Kassensysteme ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Wenn vorhanden müssen sie aber ab Oktober 2020 mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung ausgerüstet sein und bestimmte Anforderungen erfüllen. Beim Einsatz einer elektronischen Kasse wird besonders auf folgende Informationen geachtet:

• Sind alle unternehmensrelevanten Daten jederzeit elektronisch auswertbar?
• Können wichtige Daten zehn Jahre lang gespeichert werden?
• Verfahrensdokumentation zum eingesetzten Aufzeichnungssystem
• Infos zur verwendeten technischen Sicherheitseinrichtung
• Bedienungs- und Programmieranleitungen
• Datenerfassungsprotokolle über durchgeführte Programmänderungen
• Tagesendsummenbons / Z-Bons
• Kassenzettel
• Daten für die Buchhaltung
• im Trainingsmodus gespeicherte Daten

Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt für jedes Unternehmen mit Bargeschäften und schreibt vor, dass Leistung, Preis und Kundenname für jeden einzelnen Geschäftsvorfall aufgezeichnet und mindestens zehn Jahre lang archiviert werden. Die Art der verwendeten Kasse spielt dabei keine Rolle, auch bei offenen Ladenkassen muss ein unveränderbarer Kassenbericht manuell geführt werden.

Pflichten des Prüfers
Worauf müssen Prüfer bei der Kassennachschau achten?

• Bei aktiver Kassennachschau muss der Prüfer den Dienstausweis vorlegen
• Der Übergang zur Außenprüfung muss schriftlich angekündigt werden und es muss ein Verdacht auf die Verletzung der Mitwirkungspflicht bestehen
• Der Prüfer muss ein Protokoll führen, das am Ende dem Steuerpflichtigen als Nachweis ausgehändigt wird
• Finanzbeamte haben kein generelles Durchsuchungsrecht: Sie dürfen nur betreten, besichtigen und steuerrelevante Daten anfordern

Rechte des Prüfers
Was dürfen Finanzbeamte bei der Kassennachschau tun?

• Geschäftsgrundstücke, Geschäftsräume und beruflich genutzte Fahrzeuge dürfen betreten werden, wenn dadurch steuerlich relevante Sachverhalte aufgeklärt werden könnten
• Wohnräume dürfen nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden
• Prüfer haben das Recht auf Einsicht und Zugriff bei relevanten Daten
• Prüfer dürfen die Handhabung der Kassen in öffentlichen Geschäftsräumen beobachten, ohne sich auszuweisen
• Prüfer dürfen Testkäufe machen, ohne sich auszuweisen
• Prüfer dürfen Unterlagen und Belege scannen oder fotografieren

Wie weisen Finanzbeamte sich bei der Kassennachschau aus?

Es steht zwar fest, dass Finanzbeamte sich bei Einsicht in Dokumente und Kassensysteme ausweisen müssen, doch wie genau dieser Ausweis aussieht, ist leider unklar. Laut einer Stellungnahme des Deutschen Steuerberaterverbands aus dem Jahr 2018 war das ein Problem, denn die Ausweise sind somit leicht fälschbar und viele Betriebe hatten die Sorge, dass Trickbetrüger eine Kassennachschau vortäuschen könnten. So hätten sie an wichtige Dokumente und den Inhalt der Kasse gelangen können.

Diese Sorge ist jedoch unbegründet, denn mit dem Dienstausweis müssen Finanzbeamte auch immer einen Prüfungsauftrag aushändigen, der Unterschriften von einem Sachgebietsleiter oder Hauptsachgebietsleiter enthält. Außerdem erhält der Steuerpflichtige eine Anlage mit allen Rechten und Pflichten. Außerdem muss die Aufforderung zur Duldung der Kassennachschau gemäß § 119 Abs. 2 schriftlich bestätigt werden, wenn der Steuerpflichtige dies unverzüglich verlangt und ein berechtigtes Interesse daran besteht. 

Sind Kassennachschau und Kassenprüfung das gleiche?

Viele Texte über die Kassennachschau verwenden das Wort Kassenprüfung. Offiziell benutzt das Bundesministerium für Finanzen jedoch nur den Begriff Kassen-Nachschau, um Verwechslungen zu vermeiden. Kassenprüfungen erledigen nicht die Finanzämter, sondern spielen nur innerhalb von bargeldintensiven Unternehmen, Parteien oder Vereinen eine Rolle.

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