Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Dokumente

Letzte Aktualisierung am 8. Juli 2024 von Mika Lehmann

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Besonders der Papierkram kann für Handwerker und Unternehmer lästig werden und von der Arbeit ablenken, die man eigentlich lieber machen würde. Den Anfang eines neuen Jahres sollte man als Handwerker daher zum Aufräumen nutzen und alte Dokumente entsorgen. Dabei muss man jedoch beachten, dass es eine Aufbewahrungspflicht für Unternehmer gibt. Wir zeigen, welche Aufbewahrungsfristen eingehalten werden müssen.

Wann beginnt die Aufbewahrungfrist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt für ein Dokument mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Aufzeichnung gemacht wurde oder die Unterlagen entstanden sind. Bei Verträgen fängt die Aufbewahrungsfrist erst nach dem Ende der Vertragslaufzeit an.

Auch die Steuerfestsetzungsfrist kann dazu führen, dass die eigentliche Aufbewahrungsfrist sich zusätzlich verlängert. Nach § 169 AO beträgt die Länge, wenn es sich nicht um Steuerhinterziehung handelt,

• ein Jahr für Verbrauchsteuern und Verbrauchsteuervergütungen,
• vier Jahre für alle anderen Steuern und Steuervergütungen, die keine Einfuhr- und Ausfuhrabgaben im Sinne des Artikels 5 Nr. 20 und 21 des Zollkodexes sind. 

Bei Steuerhinterziehung verlängert sich die Festsetzungsfrist auf zehn Jahre und wenn eine Steuer nur leichtfertig verkürzt worden ist, dauert sie fünf Jahre.

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Privatpersonen haben kaum gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen. Tatsächlich besteht zu vielen Dokumenten in unserer Liste keine ausdrückliche Aufbewahrungspflicht. Trotzdem ist es sinnvoll, die Dokumente auch über die gesetzliche Aufbewahrungspflicht hinaus aufzuheben. Der Grund ist simpel: Sollte es später einmal zu Problemen kommen und man muss vor Gericht ziehen, werden diese Dokumente als Nachweis benötigt.

Diese Dokumente sollte man ein Leben lang aufbewahren

• Standesamtliche Urkunden (z.B. Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden)
• Schul-, Hochschul- und Berufsabschlusszeugnisse
• Ärztliche Gutachten
• Belege und Verträge über Wohneigentum

Bis zur Rente: Unterlagen zum beruflichen Werdegang

• Arbeitsverträge
• Kündigungen
• Gehaltsabrechnungen
• Sozialversicherungsnachweise

Für die gesamte Laufzeit oder Gebrauchsdauer

• Versicherungsunterlagen
• Unterlagen zu Finanzprodukten oder Altersvorsorge
• Belege für die Hausratsversicherung

30 Jahre Aufbewahrungsfrist

• Gerichtsurteile
• Mahnbescheide
• Kreditunterlagen

5-jährige Aufbewahrungsfrist beim Hausbau

Beim Bau eines Eigenheims gilt eine Gewährleistung von fünf Jahren. Rechnungen und Belege sollten bei so einem großen Projekt auf jeden Fall aufgehoben werden, falls innerhalb dieser Zeit Mängel am Objekt entdeckt werden.

3-jährige Aufbewahrungsfrist

Kontoauszüge

Für Kontoauszüge gibt es bei den meisten Privatpersonen keine gesetzlichen Vorgaben. Trotzdem lohnt es sich, die Kontoauszüge drei Jahre lang aufzuheben, denn so lang ist laut § 195 im Bürgerlichen Gesetzbuch die sogenannte “Regelmäßige Verjährungsfrist”. So lässt sich innerhalb der Verjährungsfrist auch garantiert nachweisen, dass eine Zahlung stattgefunden hat. Nur bei Privatpersonen mit jährlichen Einkünften von über 500.000 Euro müssen die Kontoauszüge sechs Jahre lang aufgehoben werden.

Auch digitale Kontoauszüge werden akzeptiert!
Die meisten Banken stellen Kontoauszüge heutzutage online als PDF-Dateien zur Verfügung und bewahren sie drei Jahre lang auf. Man kann diese Kontoauszüge auch herunterladen und auf einem separaten USB-Stick speichern, wenn man besonders vorsichtig sein will. Das sollte vor einer Kontoschließung im Zuge eines Bankwechsels auf jeden Fall in Betracht gezogen werden. Wichtig ist, dass die PDF-Datei nicht verändert wird und im Falle eines Nachweises immer die eigentliche Datei zuschicken. Ein Ausdruck zählt laut Finanzamt München nur als Kopie.

Die gleiche Frist gilt auch für Dokumente, die im Zusammenhang mit einem Wohnungsumzug anfallen. Darunter fallen Übergabeprotokolle, Kautionsquittungen und alte Mietverträge.

2-jährige Aufbewahrungsfrist für Kaufbelege & Handwerkerrechnungen

Kaufbelege unterliegen keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Wir empfehlen aber trotzdem, Quittungen bei großen Käufen zwei Jahre lang auszubewahren, denn so lange dauert die gesetzliche Gewährleistungspflicht nach § 438 BGB.

Bei Handwerkerrechnungen gibt es dagegen tatsächlich eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, die auch für Privatpersonen gilt. Sie richtet sich nach § 14b im Umsatzsteuergesetz und dient dazu, Schwarzarbeit und Steuerhinterziehung im Handwerk zu verhindern. Wenn das Finanzamt gegen einen Handwerker ermittelt, dienen die Rechnungen als Nachweis, dass der Handwerker nicht schwarz gearbeitet hat. Diese Frist gilt für alle Steuerzahler, egal ob Eigentümer oder Mieter. Die Aufbewahrung der Handwerkerrechnungen lohnt sich sehr, denn als Privatperson und selbstgenutztem Wohnraum kann man Handwerkerleistungen von der Steuer absetzen.

Aufbewahrungsfristen für Unternehmer

Generell sind die Aufbewahrungsfristen für Unternehmer höher als für Privatpersonen, um Steuerhinterziehung zu vermeiden. Wer besonders sicher sein will, kann einfach alle Dokumente 10 Jahre lang aufbewahren, denn das ist die höchste vorgesehene Aufbewahrungsfrist. Genau genommen gibt es aber auch hier je nach Dokument unterschiedliche Vorgaben.

10-jährige Aufbewahrungsfrist

• Bücher und Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse
• Kassenberichte
• Kreditunterlagen
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• Buchungsbelege
• Rechnungen
• Steuerunterlagen
• Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet haben

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt nur für Steuerbescheide, die für endgültig erklärt wurden und bestandskräftig sind. Für vorläufige Steuerbescheide und für anhängige Verfahren vor einem Finanzgericht ist sie ausgesetzt und die entsprechenden Belege müssen bis dahin aufbewahrt werden.

6-jährige Aufbewahrungsfrist

• empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
  

In welcher Form müssen Dokumente aufbewahrt werden?

Für alle Unterlagen gilt, dass sie über den gesamten Zeitraum lesbar aufbewahrt werden müssen. Bei Thermopapier sollte man von den Rechnungen möglichst bald eine Kopie machen und sie aufbewahren, da das Papier leicht ausbleichen und unleserlich werden kann. Darüber hinaus gibt es auch spezifische gesetzliche Regelungen für bestimmte Dokumente:

Nach § 147 AO müssen Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen im Original aufbewahrt werden. Erhaltene Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe müssen nach §§ 14 & 14b UStG so aufbewahrt werden, dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt. Eine Kopie ist also auch möglich, solange sie sich nicht vom Original unterscheidet.

Viele Rechnungen und Unterlagen kommen heutzutage nur noch digital. Das ist jedoch kein Problem für die Aufbewahrungspflicht, da hier die digitale Version das Original ist. Laut Gesetz muss aber innerhalb des Unternehmens ein Kontrollverfahren existieren, das Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung sicherstellt. Wichtig ist auch, dass ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugehörigen Leistung hergestellt werden kann. Bei allen steuerrelevanten Dokumenten sollte maschinelle Auswertung möglich sein.

Welche Konsequenzen hat ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht?

Gegen die Aufbewahrungspflicht zu verstoßen, heißt auch automatisch gegen die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht als Unternehmer zu verstoßen. Bei der Besteuerung liegt die Beweislast beim Unternehmen, daher kann das Finanzamt bei fehlenden Dokumenten die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Dazu kann das Finanzamt Vergleichszahlen aus der Branche heranziehen und den Steuersatz schätzen. Das alleine ist für gewöhnlich teuer und kann auch eine strafrechtliche Verfolgung nach sich ziehen.

• Als Straftat im Zuge einer Insolvenz nach § 283 StGB
• Als Urkundenunterdrückung nach § 274 StGB
• Als Verstoß gegen die Vorschriften für verschiedene Rechtsformen, z.B. § 147 GenG, § 82 GmbHG oder §§ 399 Aktiengesetz
• Als Ordnungswidrigkeit oder auch Steuerdelikt nach §§ 370, 378 und 379 der Abgabenordnung

Aufbewahrungsfristen 2023: Welche Dokumente können entsorgt werden?

Mit dem Jahreswechsel am 1. Januar 2023 entfallen für einige Dokumente die Aufbewahrungsfristen – Diese können somit problemlos vernichtet werden. Hier gilt:

• Bei zehnjähriger Aufbewahrungsfrist:
  • Alle Dokumente, Bücher und Aufstellungen, bei denen der letzte Eintrag im Jahr 2012 erfolgte.
• Bei sechsjähriger Aufbewahrungsfrist:
  • Alle Dokumente, Bücher und Aufstellungen, bei denen der letzte Eintrag im Jahr 2016 erfolgte.