Sie möchten neben Ihrem Job freiberuflich tätig sein oder als Kleinunternehmer durchstarten? Dann kann die sogenannte Kleinunternehmerregelung für Sie interessant sein. Sie ist in § 19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt und ermöglicht unter bestimmten Voraussetzungen eine Befreiung von der Umsatzsteuer. Seit 2025 gelten dabei neue Umsatzgrenzen. Hier erfahren Sie, welche Voraussetzungen 2026 gelten, wie Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen und was Sie bei Rechnungen und der Steuererklärung beachten müssen.
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Bei der Kleinunternehmerregelung handelt es sich um eine Vereinfachung im Umsatzsteuerrecht. Sie richtet sich an Unternehmer mit vergleichsweise geringen Umsätzen und ist nicht an eine bestimmte Rechtsform gebunden. Auch Freiberufler und Einzelunternehmer können die Regelung nutzen.
Sind die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, werden die Umsätze des Kleinunternehmers nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit. Das bedeutet: Auf den Rechnungen wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Gleichzeitig besteht grundsätzlich kein Anspruch auf Vorsteuerabzug.
Seit dem 1. Januar 2025 gelten für die Kleinunternehmerregelung neue Umsatzgrenzen. Maßgeblich sind 25.000 Euro Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr und 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr.
Welche Vorteile hat die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung kann den Verwaltungsaufwand bei der Umsatzsteuer reduzieren. Wer die Voraussetzungen erfüllt, muss auf seine steuerfreien Umsätze keine Umsatzsteuer aufschlagen und grundsätzlich keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen nach den allgemeinen Vorschriften abgeben.
Das kann insbesondere bei kleinen Unternehmen mit vielen Privatkunden interessant sein. Ein Endkunde muss dann keine Umsatzsteuer zusätzlich zum vereinbarten Preis bezahlen.
Die Regelung betrifft allerdings nur die Umsatzsteuer. Einkommensteuer, Gewerbesteuer und andere steuerliche Pflichten können weiterhin bestehen.
Welche Nachteile hat die Kleinunternehmerregelung?
Der wichtigste Nachteil ist der fehlende Vorsteuerabzug. Kaufen Sie beispielsweise Werkzeug, Maschinen, Material oder andere Betriebsmittel für Ihr Unternehmen, können Sie die darin enthaltene Umsatzsteuer grundsätzlich nicht als Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern.
Das kann insbesondere bei größeren Investitionen eine Rolle spielen. Ein Unternehmen, das in der Gründungsphase viel Geld für Fahrzeuge, Maschinen, Werkzeuge oder Betriebsausstattung ausgibt, sollte deshalb prüfen, ob die Kleinunternehmerregelung tatsächlich zur eigenen Situation passt.
Auch bei Geschäftskunden kann die Regelung eine Rolle spielen. Für einen Unternehmer, der selbst zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, kann eine Rechnung ohne ausgewiesene Umsatzsteuer anders wirken als eine Rechnung eines regelbesteuerten Unternehmens.
Wer kann die Kleinunternehmerregelung nutzen?
Die Kleinunternehmerregelung ist nicht auf eine bestimmte Rechtsform beschränkt. Entscheidend sind die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen.
Seit 2025 gilt für in Deutschland ansässige Unternehmer:
- Der Gesamtumsatz darf im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten haben.
- Der Gesamtumsatz darf im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreiten.
- Für das Jahr der Aufnahme der Tätigkeit ist der tatsächlich erzielte Umsatz im laufenden Kalenderjahr maßgeblich.
Bei der Umsatzgrenze kommt es nicht einfach auf alle Zahlungseingänge an. § 19 UStG enthält eigene Vorgaben zur Ermittlung des maßgeblichen Gesamtumsatzes. Unter anderem bleiben bestimmte steuerfreie Umsätze und Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bei der Berechnung unberücksichtigt.
Was gilt bei einer Unternehmensgründung?
Wenn Sie Ihre Tätigkeit im Laufe des Jahres neu aufnehmen, gibt es keine Umrechnung der 25.000-Euro-Grenze auf die verbleibenden Monate. Maßgeblich ist vielmehr der tatsächlich erzielte inländische Gesamtumsatz des laufenden Kalenderjahres. Im Gründungsjahr ist deshalb die 25.000-Euro-Grenze relevant.
Das unterscheidet die heutige Regelung von der früheren Rechtslage, bei der bei einer Gründung im Laufe des Jahres mit einer anteiligen Umsatzgrenze gearbeitet wurde.
Wie wird die Kleinunternehmerregelung angewendet?
Bei einer Unternehmensgründung geben Sie im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an, wie Sie umsatzsteuerlich behandelt werden möchten. Dazu gehört auch die Frage, ob Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden.
Sie sollten Ihre Umsatzentwicklung von Beginn an im Blick behalten. Wird die Umsatzgrenze im laufenden Kalenderjahr überschritten, kann die Umsatzsteuerbefreiung bereits für den Umsatz wegfallen, mit dem die Grenze überschritten wird. Das Bundesfinanzministerium erläutert hierzu, dass bei einer Überschreitung der 100.000-Euro-Grenze der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, bereits der Regelbesteuerung unterliegt.
Eine pauschale Aussage, dass die Kleinunternehmerregelung erst im folgenden Jahr endet, ist daher nicht mehr richtig.
Kann man auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?
Ja. Sie können freiwillig auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten und zur Regelbesteuerung wechseln.
Der Verzicht wird gegenüber dem Finanzamt erklärt und bindet Sie grundsätzlich für mindestens fünf Kalenderjahre. Nach Ablauf dieser Frist kann der Verzicht mit Wirkung für ein folgendes Kalenderjahr widerrufen werden.
Ein freiwilliger Wechsel zur Regelbesteuerung kann beispielsweise interessant sein, wenn hohe Investitionen anstehen und der Vorsteuerabzug eine wichtige Rolle spielt.
Was muss auf einer Kleinunternehmerrechnung stehen?
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden, weisen Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen muss die Rechnung einen Hinweis darauf enthalten, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.
Seit der Neuregelung gibt es für Kleinunternehmer zudem besondere Rechnungsvorschriften. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass nennt als ausreichenden Hinweis beispielsweise die Bezeichnung „steuerfreier Kleinunternehmer“, sofern daraus eindeutig hervorgeht, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer angewendet wird.
Eine mögliche Formulierung lautet:
„Steuerfreie Leistung eines Kleinunternehmers gemäß § 19 UStG.“
Wichtig ist außerdem, dass Sie keine Umsatzsteuer gesondert auf der Rechnung ausweisen. Wer als Kleinunternehmer dennoch Umsatzsteuer ausweist, kann dadurch eine eigene Steuerschuld auslösen.
Müssen Kleinunternehmer Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben?
Die Kleinunternehmerregelung bedeutet nicht, dass sämtliche steuerlichen Pflichten entfallen. Für die nach § 19 UStG steuerfreien Umsätze gelten jedoch grundsätzlich nicht die allgemeinen Erklärungspflichten nach § 18 Absätze 1 bis 4 UStG. Das Finanzamt kann in bestimmten Fällen dennoch eine Umsatzsteuererklärung anfordern.
Auch andere Steuererklärungen und Aufzeichnungspflichten bleiben bestehen. Die Kleinunternehmerregelung befreit Sie insbesondere nicht von der Einkommensteuer und gegebenenfalls der Gewerbesteuer.
Kleinunternehmer und Buchhaltung
Die Kleinunternehmerregelung bestimmt allein die Behandlung der Umsatzsteuer. Sie legt nicht fest, welche Form der Gewinnermittlung Sie verwenden müssen.
Ob eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) möglich ist oder eine Bilanz erstellt werden muss, hängt von den allgemeinen steuerlichen und handelsrechtlichen Voraussetzungen des Unternehmens ab.
Für viele kleinere Gewerbebetriebe und Freiberufler kommt die EÜR infrage. Die Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung dürfen dabei nicht mit den Grenzen für die Buchführungspflicht verwechselt werden.
Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung?
Ob die Kleinunternehmerregelung zu Ihrem Unternehmen passt, hängt unter anderem von Ihren Kunden und Ihren Ausgaben ab.
| Punkt | Kleinunternehmerregelung | Regelbesteuerung |
|---|---|---|
| Umsatzsteuer auf eigenen Rechnungen | Nein | Ja, soweit steuerpflichtige Umsätze vorliegen |
| Vorsteuerabzug | Grundsätzlich nein | Ja, soweit die Voraussetzungen erfüllt sind |
| Rechnungen an Privatkunden | Preis ohne Umsatzsteuer | Umsatzsteuer wird hinzugerechnet |
| Größere Investitionen | Vorsteuer bleibt grundsätzlich Kostenfaktor | Vorsteuer kann grundsätzlich abgezogen werden |
| Umsatzsteuer-Voranmeldungen | Grundsätzlich keine nach den allgemeinen Regeln | Je nach Voraussetzungen erforderlich |
| Umsatzgrenzen | 25.000 € Vorjahr / 100.000 € laufendes Jahr | Keine entsprechende Kleinunternehmergrenze |
Die Entscheidung sollte deshalb nicht allein davon abhängen, ob Sie Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen möchten. Gerade bei hohen Investitionen kann der Vorsteuerabzug finanziell relevant sein.
Was ändert sich, wenn die Umsatzgrenze überschritten wird?
Überschreiten Sie die für die Kleinunternehmerregelung maßgebliche Grenze, müssen Sie prüfen, ab welchem Umsatz die Steuerbefreiung nicht mehr greift. Das ist insbesondere bei der 100.000-Euro-Grenze im laufenden Kalenderjahr wichtig.
Beispiel: Sie haben im laufenden Jahr bereits 90.000 Euro Umsatz erzielt und nehmen anschließend einen weiteren Auftrag über 20.000 Euro an. Maßgeblich ist für § 19 UStG der Zeitpunkt, in dem der Umsatz vereinnahmt wird. Wird dadurch die Grenze von 100.000 Euro überschritten, ist der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, nicht mehr von der Kleinunternehmerregelung erfasst.
Bei einer solchen Entwicklung sollten Sie die umsatzsteuerliche Behandlung frühzeitig mit dem Finanzamt oder einem Steuerberater klären.
Häufige Fragen zur Kleinunternehmerregelung
Wie hoch ist die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer 2026?
Für die Kleinunternehmerregelung gelten 2026 grundsätzlich 25.000 Euro Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr und 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr. Für neu gegründete Unternehmen gelten besondere Regeln zur Ermittlung des Umsatzes im Gründungsjahr.
Darf ein Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen?
Nein. Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung wird keine Umsatzsteuer auf den steuerfreien Umsatz ausgewiesen. Stattdessen muss die Rechnung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer enthalten.
Kann ein Kleinunternehmer Vorsteuer abziehen?
Grundsätzlich nein. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, kann die Umsatzsteuer aus betrieblichen Eingangsrechnungen grundsätzlich nicht als Vorsteuer abziehen.
Gilt die Kleinunternehmerregelung auch für Freiberufler?
Ja. Die Regelung ist nicht an eine bestimmte Rechtsform gebunden. Auch Freiberufler können die Voraussetzungen erfüllen und die Kleinunternehmerregelung anwenden.
Muss ein Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
Die allgemeinen Erklärungspflichten nach § 18 Absätze 1 bis 4 UStG gelten für Kleinunternehmer grundsätzlich nicht. Das Finanzamt kann jedoch eine Umsatzsteuererklärung anfordern. Andere steuerliche Pflichten bleiben davon unberührt.
Kann ich trotz Kleinunternehmerregelung freiwillig Umsatzsteuer berechnen?
Sie können auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und zur Regelbesteuerung wechseln. Dieser Verzicht bindet Sie grundsätzlich für mindestens fünf Kalenderjahre.
Ist die Kleinunternehmerregelung für Handwerker sinnvoll?
Das hängt vom jeweiligen Betrieb ab. Bei einem Handwerksbetrieb mit hohen Ausgaben für Fahrzeuge, Maschinen, Werkzeuge oder Material kann der fehlende Vorsteuerabzug eine wichtige Rolle spielen. Bei einem Unternehmen mit geringen Betriebsausgaben und überwiegend privaten Kunden kann die umsatzsteuerfreie Abrechnung anders zu bewerten sein. Eine pauschale Entscheidung ist deshalb nicht möglich.
Fazit: Für wen eignet sich die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung kann die Umsatzsteuerverwaltung für kleinere Unternehmen und Selbstständige vereinfachen. Seit 2025 gelten dabei neue Umsatzgrenzen: 25.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr und 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr.
Ob die Regelung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, hängt unter anderem von der Höhe Ihrer Umsätze, Ihren Kunden, geplanten Investitionen und laufenden Betriebsausgaben ab. Besonders bei größeren Anschaffungen sollten Sie den fehlenden Vorsteuerabzug berücksichtigen.
Bei der Gründung und bei einem Wechsel zwischen Kleinunternehmerregelung und Regelbesteuerung kann eine steuerliche Beratung helfen, die Auswirkungen auf Rechnungen, Vorsteuer und Steuererklärungen richtig einzuordnen.
