Kleinunternehmerregelung und Umsatzsteuerbefreiung

Letzte Aktualisierung am 8. Juli 2024 von

Du möchtest neben deinem Job als Freiberufler tätig sein oder als Kleinunternehmer durchstarten? Dann könnte die sogenannte Kleinunternehmerregelung für dich interessant sein: Denn damit kannst du nach § 19 des Umsatzsteuergesetzes unter gewissen Umständen von einer Umsatzsteuerbefreiung profitieren. Hier geben wir dir einen guten Überblick über die Kleinunternehmerregelung und beantworten für dich die wichtigsten Fragen rund um das Thema.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Bei der Kleinunternehmerregelung handelt es sich um eine Vereinfachung im Umsatzsteuerrecht für Kleinunternehmer. Hierzu zählen Unternehmen und Einzelunternehmer mit geringen Umsätzen. Die Vereinfachungsregelung ist in § 19 des Umsatzsteuergesetzes verankert.

Vorteile

Die Kleinunternehmerregelung erleichtert Freiberuflern, Gründern und Unternehmern mit geringen Umsätzen den Verwaltungsaufwand rund um Buchhaltung und Steuer. So müssen Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Einen weiteren Vorteil stellt der Wegfall der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung für das Finanzamt dar.

Nachteile

Die Befreiung von der Umsatzsteuer bringt für Kleinunternehmer nicht nur Vorteile mit sich. So ist für Kleinunternehmer kein Vorsteuerabzug möglich. Dadurch kann beim Finanzamt die Mehrwertsteuer nicht zurückgeholt werden, sodass die Betriebskosten höher ausfallen können. Der Nachteil kann besonders Neugründer hart treffen, die in der Startphase ihres Unternehmens viele Investitionen haben. Einen weiteren Nachteil kann der Kleinunternehmer-Status an sich sein, denn Kleinunternehmer haben einen Image-Nachteil. Oftmals werden Kleinunternehmer von Kunden fälschlicherweise als keine richtigen Branchenprofis angesehen.

Wann ist man Kleinunternehmer?

Das Kleinunternehmer-Dasein ist nicht an eine bestimmte Rechtsform gebunden. Es dürfen alle Selbstständigen, Freiberufler und Unternehmer von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Allerdings müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden, um vom Finanzamt als Kleinunternehmer eingestuft zu werden und die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen zu können. Diese werden über den sogenannten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung durch das Finanzamt ermittelt. Die wichtigste Bedingung dafür ist es, die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer einzuhalten. Den Kleinunternehmer-Status kannst du dann erhalten, wenn der erwirtschaftete Umsatz:

• zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im Jahr deiner Unternehmensgründung voraussichtlich nicht höher als 22.000 Euro ausfallen wird
• im vorangegangenen Kalenderjahr zuzüglich der darauf entfallenden Steuer nicht über 22.000 Euro lag
• im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht 50.000 Euro übersteigen wird

Im Falle einer Unternehmensgründung kann natürlich kein Umsatz aus dem Vorjahr nachgewiesen werden. Deshalb geht es lediglich um eine plausible Prognose für die Umsätze des ersten Jahres, um von der Umsatzsteuerbefreiung zu profitieren. Solltest du die Umsatzgrenze jedoch überschreiten, gilt im nächsten Jahr die Kleinunternehmerregelung für dich nicht mehr.

Achtung: Häufig findet eine Unternehmensgründung nicht zum 1. Januar, sondern eher mitten im Jahr statt. Dementsprechend muss die Umsatzgrenze von 22.000 Euro für die übrigen Kalendermonate seit der Unternehmensgründung angepasst werden. Das heißt gründet man sein Unternehmen erst im Juli, also zur Mitte des Jahres, verringert sich auch die Umsatzgrenze um die Hälfte. Angebrochene Monate werden dabei als volle Monate gewertet, es ist also egal ob du dein Unternehmen zum 1. oder zum 13. gründest.

Wie beantragt man die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung muss beim Finanzamt beantragt werden. Dies kann direkt bei der Gründung gesehen oder man beantragt es nachträglich.

Wenn man es direkt bei der Gründung beantragt, muss man beim Finanzamt einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Dort muss man eine Prognose zu den voraussichtlichen Umsätzen des ersten Jahres angeben und daraufhin einen Haken bei der entsprechenden Stelle setzen, dass man von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen möchte. Grundsätzlich bedeutet “voraussichtlich” in diesem Zusammenhang, dass es sich um eine plausible und nachvollziehbare, nicht aber eine akribisch genaue Schätzung handeln muss. Solltest du unerwartet mehr Geld umsetzen, heißt das nicht zwangsläufig, dass du den Kleinunternehmer-Status sofort verlierst. Halte deine Prognose am besten zum Anfang des Jahres schriftlich fest. So kannst du nachweisen, dass du die Umsatzgrenze wider Erwarten überstiegen hast. Ist der Haken gesetzt und befindet man sich mit seiner Schätzung innerhalb der Grenzen, darf man die Vereinfachungsregelung nutzen.

Wenn man bereits seit einiger Zeit als Unternehmer tätig ist, reicht in der Regel ein formloser Antrag an das zuständige Finanzamt, in der man mitteilt, ab wann man die Kleinunternehmerregelung nutzen möchte. Nach Überprüfung des Antrages und der Voraussetzungen erfolgt eine Bestätigung des Finanzamtes.

Übrigens: Als Unternehmensgründer, Freiberufler oder Unternehmer mit geringen Einkünften bist du jedoch nicht dazu gezwungen, auch die Kleinunternehmerregelung und die damit einhergehende Umsatzsteuerbefreiung in Anspruch zu nehmen. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung vom Finanzamt kannst du bei der Anmeldung deines Unternehmens selbst angeben, ob du den Kleinunternehmer-Status erhalten oder darauf verzichten willst. Wenn du bei der Gründungsanmeldung darauf verzichtest, besteht eine Sperrfrist von fünf Jahren. Ist diese verstrichen, darfst du die Kleinunternehmerregelung beantragen.

Nach Inanspruchnahme: Dieser Hinweis muss auf deinen Rechnungen stehen

Hast du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen, darfst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Zudem besteht die Pflicht, den Grund für den Wegfall der Umsatzsteuer-Angabe in den Rechnungen zu nennen. Es gibt keine Vorgaben, wie du den Hinweis zu formulieren hast. In der Regel ist ein Hinweis auf den Gesetztes-Paragrafen ausreichend. So könnte die Formulierung aussehen:

Nach § 19 des Umsatzsteuergesetztes (UstG) ist in dem ausgewiesenen Betrag auf dieser Rechnung keine Umsatzsteuer enthalten.

Es ist wichtig, dass du diesen Hinweis nicht vergisst, denn sonst kann es zu Zahlungsverzögerungen oder zu Problemen mit dem Finanzamt kommen.

Was sollte man noch bei der Umsatzsteuerbefreiung beachten?

Die Kleinunternehmerregelung gilt übrigens nur so lange du mit deinem Geschäft nicht die Umsatzgrenze überschreitest. Dann musst du zukünftig die Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen und eine Umsatzsteuervoranmeldung machen. Aber: Wenn du nur geringfügig die Umsatzgrenze überschreitest und nachweisen kannst, dass du mit diesen Umsatzzahlen nicht gerechnet hast, kann das Finanzamt unter Umständen noch mal ein Auge zudrücken. Allerdings ist dies Ermessenssache.

Besonderheiten bei der Steuererklärung und Buchführung für Kleinunternehmer

In der Steuererklärung müssen Kleinunternehmer trotz Ausnahmeregelung die Umsatzsteuererklärung machen. Hier muss man an der für Kleinunternehmer bestimmten Stelle die Umsatzzahlen eintragen. Damit zeigt man dem Finanzamt, dass man von der Umsatzsteuer befreit ist. Dafür dürfen Kleinunternehmer für die Gewinnermittlung eine einfache Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) anwenden. Diese Art der Buchführung ist allerdings nur unter bestimmten Bedingungen möglich. Kleinunternehmer dürfen die so genannte einfache Buchführung betreiben, wenn sie die Grenzen für Umsätze, Gewinne und Wirtschaftswerte nicht überschreiten. Die Grenze liegt hier bei circa 600.000 Euro. Bei Gewinn aus Gewerbebetrieb oder aus Land- bzw. Forstwirtschaft sind dies 60.000 Euro. Darüber hinaus dürfen sie nicht als Kaufleute gelten und nicht im Handelsregister eingetragen sein.

Fazit: Für wen lohnt sich die Regel am meisten?

Die Kleinunternehmerregelung wird von vielen Gründern als gute Hilfe für den Einstieg in die Selbstständigkeit gesehen. Allerdings lohnt sich die Kleinunternehmerregelung am meisten nur für Unternehmer, die hauptsächlich für Privatkunden arbeiten und keine großen Betriebsausgaben haben. Denn aufgrund der fehlenden Möglichkeit des Vorsteuerabzugs kann es für den Unternehmer mit der Zeit teurer werden als ohne die Verwendung der Ausnahmeregelung. Wenn du dir unsicher bist, ob die Kleinunternehmerregelung dir eine Hilfe ist oder doch eher einen Nachteil darstellt, dann wende dich am besten an den Steuerberater deines Vertrauens. Dieser hilft dir, besser einzuschätzen, ob der Kleinunternehmer-Status sich für dich lohnt.