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Zur Kommunikation mit Kunden und Kollegen nutzen Handwerksbetriebe heute ganz selbstverständlich das Smartphone. Doch kann das Handy mit der entsprechenden Software, Hardware und passenden Apps auch in weiteren Bereichen die Arbeit des Handwerksbetriebs erleichtern. Viele alltägliche Aufgaben wie Kundenverwaltung, die Erstellung von Kostenvoranschlägen sowie die Terminvergabe und Organisation lassen sich mittlerweile über das Mobiltelefon abwickeln. Diese Möglichkeit spart Papier und Zeit und ist darüber hinaus erschwinglich.
Das passende Rüstzeug
Wer seinen Handwerksbetrieb digitaler werden lassen möchte und vermehrt das Smartphone für Betriebsabläufe nutzen will, benötigt zunächst ein hochwertiges und zuverlässiges Mobiltelefon. Wer häufig unterwegs ist, sollte darauf achten, dass das Smartphone robust ist und auch den Besuch auf Baustellen gut mitmacht. Ferner sollte es nicht sofort den Geist aufgeben, sobald es mit ein paar Tropfen Wasser in Berührung kommt oder einmal aus der Tasche rutscht. Wichtig ist zudem, dass das Gerät einfach und intuitiv zu bedienen ist und viele Apps akzeptiert. Weiterhin steht und fällt vieles mit einem guten Akku mit langer Laufzeit.
Neben dem Smartphone selbst spielt auch die Wahl von Hülle und Kopfhörern eine Rolle. Praktisch für unterwegs ist zudem eine Powerbank. Mit der Powerbank kann das Handy aufgeladen werden, wenn gerade keine Steckdose in der Nähe ist. Praktisch ist eine Powerbank mit Power Delivery Standard. Power Delivery (PD) ist ein Ladestandard, der es möglich macht, über USB-C-Anschlüsse Geräte mit einer Leistung von bis zu 240 Watt auszuladen. Dafür benötigt man ein Endgerät, das Power Delivery unterstützt. Via USB-PD können auf diese Weise nicht nur Mobiltelefone, sondern auch Tablet und Notebook versorgt werden.
Mobiles Customer-Relationship-Management
Die wichtigste und hilfreichste Anwendung zur Vereinfachung des Betriebs per Smartphone ist eine gute mobile Kundenverwaltungssoftware. Ein gutes Kundenverwaltungssystem verschafft nicht nur einen Überblick über Kunden und Auftraggeber, sondern verfügt über praktische Funktionen wie Benachrichtigungsfunktionen, die an anstehende Termine erinnern oder geschätzte Fahrzeiten aufzeigen, um immer pünktlich vor Ort zu sein.
Im mobilen CRM-System können Kundeninformationen für einen einfachen Zugriff erfasst werden. Überdies können über das System Angebote per E-Mail rausgeschickt sowie Quittungen und Rechnungen erstellt werden. Das System sollte es ermöglichen, bezahlte und unbezahlte Aufträge zu verfolgen, Aufträge zu planen, Termine zu verwalten und To-do-Listen zu erstellen. Anhand eigener Kriterien sollten Informationen gefiltert werden können, um schnellen Zugriff auf gewünschte Informationen zu erhalten.
Bei der mobilen Kundenverwaltung geht es um viel mehr als um das Speichern von Adressen und Kontaktdaten. Es geht um ein aktives Kundenmanagement.
Bei der Auswahl der passenden Software bzw. App zur Kundenverwaltung sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass diese DSGVO-konform arbeitet. Immerhin werden zum Teil sensible Daten gespeichert. Wichtig ist auch, dass alle Daten für alle Mitarbeiter im Team synchronisiert werden können, damit jeder jederzeit Zugriff hat und alle sich ganz einfach gegenseitig auf dem aktuellen Stand halten.
Praktische Notizapps
Essenziell für den täglichen Gebrauch sind Apps für schnelle Notizen. Praktisch wird es, wenn die Wahl auf eine App fällt, die automatisch mit dem PC, Tablet oder Laptop synchronisiert wird, sodass die Notizen auf jedem Gerät eingesehen werden können. Notizen, die während der Arbeit schnell gemacht wurden, können zu einem späteren Zeitpunkt auf dem PC abgerufen und ausgeführt werden, um beispielsweise einen fundierten Kostenvoranschlag zu erstellen. Viele gute Notizapps sind kostenlos und können für weitere Zwecke eingesetzt werden. Man kann Bilder einfügen, fortlaufende Listen für benötigte Materialien oder Checklisten für allgemeine Aufgaben entwerfen.
GPS für die Tasche
Unerlässlich auf dem Smartphone ist zudem ein GPS, mit dem man gut zurechtkommt. Vorbei sind die Zeiten, in denen man auf umständliche Wegbeschreibungen von Kunden angewiesen war. Eine gute Navigations-App zeigt nicht nur Strecken und Wege auf, sie gibt auch Auskunft über die benötigte Fahrzeit in Anbetracht der aktuellen Verkehrslage, empfiehlt alternative Routen und verschafft einen Überblick über gute Imbisse und Restaurants für die Mittagspause.
E-Mails und Benachrichtigungen einrichten
Die E-Mails vom Smartphone aus abrufen zu können, ist Fluch und Segen zugleich. Viele Kunden möchten per E-Mail kommunizieren und nicht über das Telefon. Deshalb sollte man diese Möglichkeit anbieten und auch von unterwegs jederzeit Zugriff auf seine E-Mails haben. Das Mobiltelefon kann sogar so eingerichtet werden, dass es mit mehreren E-Mail-Adressen synchronisiert wird. Allerdings sollte man sich gut überlegen, wann und wie man die Benachrichtigungen für die E-Mails einstellt. Wer viele E-Mails erhält, kann sich über den Tag vom ständigen „Pling“ bei jeder eingegangenen Nachricht leicht ablenken lassen und den Fokus auf das Wesentliche verlieren. Dies gilt auch für alle anderen Apps auf dem Smartphone. Die Einstellungen für Benachrichtigungen sollten daher wohlüberlegt sein.
Weitere Apps für den mobilen Betrieb
Abhängig von der Art des Betriebs und den persönlichen Vorlieben können weitere Apps für das Smartphone genutzt werden. Von Informationsdiensten speziell für Handwerker bis hin zur Buchhaltungssoftware gibt es zahlreiche Apps, die Abläufe im Handwerksbetrieb unterstützen können.
Anwendungsbereiche für Apps im Überblick:
- Terminplanung und Zeitmanagement
- Kundengewinnung
- Kundenkommunikation
- Materialbeschaffung
- Streckenplanung
- Fahrtenaufzeichnungen
- Buchhaltung und Finanzen
- Dokumentation
- Berichterstattung
- Organisation und Planung
- Informationsgewinn
Grundsätzlich können mobile Anwendungen, richtig eingesetzt, Zeit und Geld sparen, Arbeitsabläufe optimieren und die Kommunikation innerhalb des Betriebs und mit den Kunden verbessern. Dennoch sollte man sich gut überlegen, welche Dinge man mobil verwalten möchte und in welchen Bereichen man lieber auf andere Mittel und Wege zurückgreift, um sich unterwegs nicht zu viel aufzuladen.
