Letzte Aktualisierung am 8. Juli 2024 von Alex Mroos
Wenn der Kunde nicht zahlt
Bis zur ersten Mahnung ist es ein weiter Weg. Selbstständige Handwerker müssen ihren Betrieb mit großem Einsatz und Sorgfalt aufbauen und viel Zeit und Kraft investieren, um Kunden zu gewinnen. Die Erfüllung eines Auftrages geht angefangen von den Arbeitern über die Materialbeschaffung bis hin zu den begleitenden Aufwendungen mit umfangreichen Vorleistungen einher. Umso ärgerlicher ist es für Ihren Handwerksbetrieb, wenn der Kunde nach einem erfolgreich abgewickelten Projekt nicht bezahlt. Das Mahnung schreiben als Handwerker bedarf einiger Überlegungen, um bei der Beitreibung von Außenständen möglichst effektiv vorzugehen.
Abnahme – Grundlage für Rechnung und Mahnung
Nach § 641 und § 650g Abs. 4 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) gilt eine Abnahme der Handwerkerleistung durch den Kunden als Voraussetzung dafür, dass Sie als Handwerker Ihre Rechnung stellen können. Ein Werkstück gilt nach den gesetzlichen Vorgaben als durch den Auftraggeber abgenommen, wenn er es entgegennimmt. Darüber hinaus gilt grundsätzlich, dass Ihr Kunde Ihre Leistung stillschweigend anerkennt, solange er nicht reklamiert. Doch Sie sollten
bereits vor der Rechnungsstellung einen rechtlich sicheren Weg beschreiten und eine ausdrückliche Abnahme einfordern. Laut § 640 Abs. 2 BGB ist die Abnahme erfüllt, wenn Sie Ihre Leistung fertig gestellt haben und nachdem Sie Ihren Auftraggeber zu einer Abnahme aufgefordert haben. Hierfür müssen Sie eine angemessene Frist setzen, wie zum Beispiel innerhalb von 7 Tagen nach Lieferung. Läuft Ihre Frist für die Abnahme ohne Antwort oder Reklamation aus, dann gilt Ihre Leistung als abgenommen. Mit Ablauf der Frist wird Ihre Rechnung fällig.
Tipp: Regelungen für die Abnahme klarstellen
Nehmen Sie Ihre Regelungen für die Abnahme Ihrer Handwerksleistungen in die AGB Ihres Betriebes auf. Verweisen Sie bei der Erstellung Ihres Angebotes auf Ihre AGB. Sie können Ihre Regelungen für die Abnahme aber auch in Ihrem Angebot direkt ausformulieren. Erteilt Ihnen Ihr Kunde auf Ihr Angebot hin seinen Auftrag, dann hat er damit auch Ihren Bedingungen zugestimmt.
Erst die Rechnung – dann die Mahnung
Bei Ihrer Rechnungsstellung ist es sehr wichtig, dass Sie neben einer korrekt ausgeführten Rechnung eine Zahlungsfrist setzen, innerhalb der die Rechnungssumme auf Ihrem Konto eingehen muss. Setzen Sie dem Kunden keine Zahlungsfrist, dann muss er innerhalb von 30 Tagen nach dem Zugang Ihrer Rechnung bezahlen. Ist die entsprechende Frist verstrichen, ohne dass der Kunde bezahlt hat, dann stellen Sie Ihre erste Mahnung.
Tipp: Persönliches Entgegenkommen kann Zahlungsschwierigkeiten lösen helfen
Parallel zu Ihren schriftlichen Mahnungen kann auch zusätzlich eine telefonische Kontaktaufnahme hilfreich sein. Sprechen Sie Ihren Kunden auf etwaige Zahlungsschwierigkeiten an und bieten Sie ihm eine Ratenzahlung an. Vereinbaren Sie auch hierfür feste Termindaten als Zahlungsfristen. Hält der säumige Kunde diese nicht ein, greift im Hintergrund Ihr Mahnverfahren.
So stellen Sie Ihre Mahnung richtig – von der ersten Mahnung bis zum Mahnverfahren
Ihre Mahnung muss keiner vorgegebenen Form folgen, sollte jedoch grundlegende Angaben
enthalten.
- Geben Sie Ihrem Schreiben den unmissverständlichen Titel wie zum Beispiel „1. Mahnung“ oder
„Zahlungserinnerung“. - Als einleitender Mahntext reicht eine kurze Zeile aus, wie zum Beispiel „Leider haben wir bis
heute keinen Zahlungseingang feststellen können“ - Stellen Sie klar, auf welche Forderung sich Ihre Mahnung bezieht und wiederholen Sie die
Rechnungssumme - Ihre Mahnung muss ein Datum aufweisen
- Setzen Sie eine Zahlungsfrist mit eindeutigem Kalenderdatum und nicht „innerhalb von 10
Tagen“ - Weisen Sie darauf hin, welche Konsequenzen auf einen weiteren Zahlungsverzug für den
Kunden folgen werden - Formulieren Sie Ihre Mahnung sachlich, höflich und ohne persönliche Vorwürfe
- Schlagen Sie gegebenenfalls einen Verzugszins mit auf den Rechnungsbetrag
Zweite und dritte Mahnung
Nach Ablauf der Mahnfrist sollte eine zweite Mahnung mit einer weiteren kürzeren Zahlungsfrist erfolgen. Die dritte Mahnung sollte die letzte Mahnung sein, bevor Sie das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Rein rechtlich sind Sie nicht verpflichtet, mehrere Mahnungen zu schreiben. Zur Einleitung eines Mahnverfahrens sollte jedoch mindestens eine Mahnung erfolglos gestellt worden sein.
Tipp: Anzahlung zur Projektabsicherung
Ein sicherer Weg, um am Ende eines Auftrages das Schreiben einer Handwerkermahnung zu vermeiden ist die Vereinbarung einer Anzahlung. Bereits bei der Angebotsstellung können Sie eine Anzahlung als Voraussetzung für die Ausführung eines Auftrages formulieren. Stellen Sie dem Kunden von vorne herein Ihre Bedingungen und formulieren Sie diese so transparent wie möglich aus. Zum Beispiel kann die Anzahlung die Materialkosten decken und somit Ihre Vorleistung verringern. Ein seriöser Kunde wird hierfür Verständnis aufbringen und übernimmt mit einer Anzahlung zumindest einen Teil des Risikos.
Über den Autor:
Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer von Billomat, der Online-Buchhaltung für Kleinunternehmer, Selbständige und Mittelständler. Während seines Studiums gründete Paul-Alexander Thies sein erstes Unternehmen und weiß über die Herausforderungen der Existenzgründung Bescheid. In den letzten 8 Jahren arbeitete Paul-Alexander Thies als Führungskraft Senior Management für Groupon, Payleven (Rocket Internet) & Travador
