Sie haben eine Rechnung nicht bezahlt und erhalten deshalb eine Mahnung mit zusätzlichen Kosten? Grundsätzlich können bei einem Zahlungsverzug neben der offenen Rechnung weitere Kosten entstehen. Allerdings darf ein Gläubiger nicht jede beliebige Mahngebühr verlangen.
Entscheidend ist zunächst, ob Sie sich überhaupt in Zahlungsverzug befinden. Eine Rechnung muss nicht zwingend eine 14-tägige Zahlungsfrist enthalten. Nach § 286 BGB kann der Schuldner durch eine Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit in Verzug geraten. Eine Mahnung ist unter bestimmten Voraussetzungen auch nicht erforderlich, etwa wenn für die Zahlung bereits ein konkreter Termin vereinbart wurde. Bei einer Entgeltforderung tritt der Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Gegenüber Verbrauchern gilt diese 30-Tage-Regel allerdings nur, wenn auf diese Rechtsfolge in der Rechnung besonders hingewiesen wurde.
Welche Mahngebühren sind erlaubt?
Mahnkosten können als Verzugsschaden verlangt werden, soweit sie tatsächlich entstanden und zur Durchsetzung der Forderung erforderlich sind. Dazu können beispielsweise angemessene Kosten für Porto und Papier gehören. Interner Verwaltungs- und Personalaufwand kann dagegen nicht ohne Weiteres als zusätzlicher Schaden auf den Schuldner übertragen werden.
Eine pauschale Mahngebühr muss sich deshalb an den tatsächlich erforderlichen Kosten orientieren. Hohe Pauschalen können unzulässig sein. Auch mehrere Mahnungen führen nicht dazu, dass für jedes Schreiben beliebig hohe Gebühren verlangt werden können.
Neben den Mahnkosten können bei bestehendem Zahlungsverzug Verzugszinsen anfallen. Die Höhe ist in § 288 BGB geregelt. Bei Verbrauchern beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Bei Entgeltforderungen aus Rechtsgeschäften, an denen kein Verbraucher beteiligt ist, sind es neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.
Der Basiszinssatz beträgt seit dem 1. Juli 2026 1,52 Prozent. Damit ergeben sich derzeit 6,52 Prozent Verzugszinsen pro Jahr gegenüber Verbrauchern und 10,52 Prozent bei Entgeltforderungen zwischen Unternehmen. Der Basiszinssatz wird jeweils zum 1. Januar und 1. Juli angepasst.
Verzugszinsen werden für die Dauer des Zahlungsverzugs berechnet. Entscheidend sind deshalb die Höhe der offenen Forderung und die Anzahl der Verzugstage.
Gibt es eine gesetzliche Mahngebühr?
Eine feste gesetzliche Mahngebühr von beispielsweise 5 oder 10 Euro gibt es nicht. Maßgeblich ist vielmehr der tatsächlich entstandene und erforderliche Verzugsschaden.
Eine in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen festgelegte Pauschale ist deshalb nicht automatisch zulässig. Entscheidend ist unter anderem, ob die Klausel wirksam vereinbart wurde und welche Kosten durch die Mahnung tatsächlich entstanden sind.
Auch die Bezeichnung als „Mahngebühr“ macht einen geforderten Betrag nicht automatisch rechtmäßig. Wenn Ihnen eine Mahnung mit einer zusätzlichen Pauschale vorliegt, können Sie prüfen, wie sich der Betrag zusammensetzt.
Wann gilt die 40-Euro-Pauschale?
Für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen gibt es eine besondere Regelung. Befindet sich ein Unternehmen mit einer Entgeltforderung in Zahlungsverzug, kann der Gläubiger nach § 288 Abs. 5 BGB zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro verlangen. Voraussetzung ist, dass der Schuldner kein Verbraucher ist. Die Regelung gilt auch bei Abschlags- oder Ratenzahlungen.
Gegenüber Verbrauchern kann diese 40-Euro-Pauschale nicht verlangt werden.
Die Pauschale wird außerdem auf einen geschuldeten Schadensersatz angerechnet, soweit dieser aus Kosten der Rechtsverfolgung besteht. Ein Unternehmen kann die 40 Euro daher nicht zusätzlich zu einem entsprechenden Ersatz derselben Rechtsverfolgungskosten mehrfach geltend machen.
Für Handwerksbetriebe ist die Regelung vor allem dann relevant, wenn eine Rechnung an ein anderes Unternehmen nicht bezahlt wird.
Wann dürfen Anwalts- und Inkassokosten verlangt werden?
Befindet sich ein Schuldner in Zahlungsverzug, können unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch Kosten einer notwendigen Rechtsverfolgung als Verzugsschaden verlangt werden. Dazu können Anwalts- oder Inkassokosten gehören.
Der Zahlungsverzug bedeutet allerdings nicht automatisch, dass sämtliche Kosten eines Inkassodienstleisters vom Schuldner übernommen werden müssen. Entscheidend ist unter anderem, ob die Beauftragung zur Durchsetzung der Forderung erforderlich war und ob die geltend gemachten Kosten ersatzfähig sind.
Bei der Beurteilung kommt es auch darauf an, ob sich der Schuldner bereits in Verzug befand. Eine Mahnung, die erst den Verzug herbeiführt, und eine spätere Beauftragung eines Rechtsdienstleisters sind deshalb rechtlich unterschiedlich zu betrachten.
Was tun, wenn die Mahngebühren zu hoch erscheinen?
Wenn Sie eine Mahnung erhalten, sollten Sie zunächst prüfen, ob die zugrunde liegende Rechnung berechtigt ist und wann sie fällig geworden ist. Kontrollieren Sie anschließend, wann der Zahlungsverzug eingetreten sein soll und wie sich die zusätzlichen Kosten zusammensetzen.
Bei den Verzugszinsen können Sie anhand der offenen Forderung, des geltenden Zinssatzes und der Dauer des Verzugs selbst nachrechnen. Bei Mahnkosten sollte nachvollziehbar sein, welche Kosten geltend gemacht werden.
Ist nur die Höhe der zusätzlichen Kosten umstritten, können Sie den Gläubiger schriftlich um eine Aufstellung bitten. Besteht die Hauptforderung zu Recht, sollten Sie die Rechnung nicht allein deshalb offenlassen, weil Sie die Mahnkosten für unberechtigt halten.
Wenn Sie dagegen die Rechnung selbst bestreiten, sollten Sie dem Gläubiger den Grund dafür mitteilen. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn eine Leistung nicht erbracht, eine Rechnung bereits bezahlt oder ein vereinbarter Preis nicht eingehalten wurde.
Was gilt bei einer verspätet bezahlten Handwerkerrechnung?
Für Handwerksbetriebe sind offene Rechnungen wirtschaftlich relevant. Deshalb sollte bereits bei der Rechnungsstellung klar sein, wann der Rechnungsbetrag fällig wird.
Eine Formulierung wie „zahlbar bis zum 15. Oktober 2026“ kann einen konkreten Zahlungstermin festlegen. Ist eine Leistungszeit nach dem Kalender bestimmt, ist eine zusätzliche Mahnung für den Eintritt des Verzugs grundsätzlich nicht erforderlich. § 286 BGB nennt diesen Fall ausdrücklich.
Bei Rechnungen an Verbraucher ist außerdem die gesetzliche 30-Tage-Regel zu beachten. Der Verbraucher kommt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, wenn in der Rechnung auf diese Rechtsfolge besonders hingewiesen wurde. Ohne einen solchen Hinweis tritt der Verzug nicht allein aufgrund dieser 30-Tage-Regel ein.
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, dem Kunden zunächst 14 Tage Zahlungsfrist einzuräumen, besteht dagegen nicht.
Häufige Fragen zu Mahngebühren
Wie hoch darf eine Mahngebühr sein?
Eine feste gesetzliche Höhe gibt es nicht. Verlangt werden können grundsätzlich die erforderlichen Kosten, die durch den Zahlungsverzug entstanden sind. Eine pauschale Mahngebühr darf daher nicht unabhängig von den tatsächlich entstandenen Kosten beliebig hoch angesetzt werden.
Darf die erste Mahnung schon Geld kosten?
Das hängt davon ab, ob sich der Schuldner bereits in Zahlungsverzug befindet und welche Kosten tatsächlich entstanden sind. Eine Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit kann den Zahlungsverzug herbeiführen. Kosten der Rechtsverfolgung setzen dagegen grundsätzlich voraus, dass die entsprechenden Voraussetzungen für einen Verzugsschaden vorliegen.
Muss ich 14 Tage nach der Rechnung warten, bevor ich mahnen darf?
Nein. Eine allgemeine gesetzliche 14-Tage-Frist gibt es nicht. Entscheidend sind die Fälligkeit der Forderung und die Voraussetzungen für den Zahlungsverzug. Ist ein konkreter Zahlungstermin vereinbart, kann der Verzug auch ohne vorherige Mahnung eintreten.
Wie hoch sind die Verzugszinsen 2026?
Seit dem 1. Juli 2026 beträgt der Basiszinssatz 1,52 Prozent. Der gesetzliche Verzugszinssatz liegt damit derzeit bei 6,52 Prozent pro Jahr gegenüber Verbrauchern. Bei Entgeltforderungen zwischen Unternehmen sind es 10,52 Prozent pro Jahr.
Darf ein Unternehmen 40 Euro Mahnkosten verlangen?
Die 40-Euro-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB kann bei einer Entgeltforderung verlangt werden, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist und sich in Zahlungsverzug befindet. Gegenüber Verbrauchern gilt diese Pauschale nicht.
Kann ich mich gegen eine zu hohe Mahngebühr wehren?
Ja. Sie können prüfen, ob die Voraussetzungen für den Zahlungsverzug vorlagen und wie sich die geltend gemachten Kosten zusammensetzen. Bei einer berechtigten Hauptforderung sollten Sie die Rechnung nicht allein wegen eines Streits über die zusätzlichen Mahnkosten offenlassen.
