Letzte Aktualisierung am 8. Juli 2024 von Alex Mroos
Eine hohe Betriebskostenabrechnung (auch Nebenkostenabrechnung genannt) sollte man als Mieter nicht einfach so akzeptieren, sondern immer überprüfen. Laut Erhebungen von Prüfungsunternehmen sind immerhin mehr als die Hälfte aller Betriebskostenabrechnungen fehlerhaft. Wir zeigen, wie man Fehler in der Betriebskostenabrechnung schnell erkennt und Widerspruch einlegt.
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Datum und Zeitraum der Betriebskostenabrechnung prüfen
Prüfen Sie, ob das Datum der Betriebskostenabrechnung zum Abrechnungszeitraum passt. Mieter müssen die Betriebskostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes erhalten haben (§ 556, Abs. 3 BGB) und der Abrechnungszeitraum muss immer zwölf Monate umfassen. Die Abrechnung aus dem Kalenderjahr 2018 muss also spätestens am 31.12.2019 ankommen und nur die Betriebskosten vom 01.01.2018 bis 31.12.2018 abrechnen. Ein kürzerer Abrechnungszeitraum ist dann möglich, wenn ein Mieter erst im Laufe des Jahres eingezogen ist.
Umlagefähigkeit der Nebenkosten überprüfen
Besonders wichtig ist bei der Betriebskostenabrechnung, dass es sich auch wirklich um Betriebskosten handelt und nicht um sonstige Nebenkosten. Nicht alle anfallenden Kosten darf ein Vermieter an die Mieter weitergeben. Auch bei den umlagefähigen Nebenkosten dürfen nur die abgerechnet werden, die im Mietvertrag erwähnt werden. Wenn dort generell von u0022Betriebskostenu0022 oder u0022sämtliche Betriebskostenu0022 gesprochen wird, deckt die Vereinbarung alle umlagefähigen Kosten nach u003ca rel=u0022noreferrer noopeneru0022 aria-label=u0022Betriebskostenverordnung (öffnet in neuem Tab)u0022 href=u0022https://www.gesetze-im-internet.de/betrkv/__2.htmlu0022 target=u0022_blanku0022u003eBetriebskostenverordnungu003c/au003e ab. Erwähnt der Mietvertrag aber nur einzelne Kosten, dann müssen auch nur diese bezahlt werden. Falls im Mietvertrag gar keine Betriebskosten erwähnt werden, muss der Mieter nur die Heiz- und Warmwasserkosten bezahlen. Die übrigen Kosten sind dann in der Kaltmiete enthalten. Begriffe wie u0022sonstige Nebenkostenu0022 sind zu schwammig und daher nicht zugelassen. Jede Betriebskostenposition muss explizit im Mietvertrag und in der Betriebskostenabrechnung benannt werden.
Anteil an den Nebenkosten auf Fehler überprüfen
Diese Details sollten Mieter überprüfen:u003cbr/u003eu003cbr/u003e- Höhe der Gesamtkostenu003cbr/u003e- Verteilerschlüssel der Nebenkostenu003cbr/u003e- Anteil des Mieters an den Gesamtkostenu003cbr/u003e- Betrag der Vorauszahlungen (falls gezahlt)u003cbr/u003eu003cbr/u003eMit diesen Infos kann man jetzt ausrechnen, ob der Anteil an den jeweiligen Nebenkosten stimmt. Auch hier ist der Mietvertrag wichtig, denn dort steht der Verteilerschlüssel drin. Nach diesem Schlüssel werden die anteiligen Nebenkosten ausgerechnet. Falls im Mietvertrag nichts vereinbart ist, werden die Nebenkosten nach dem Anteil der Wohnfläche abgerechnet.
Heizkosten prüfen
Die Heizkosten muss man als Mieter separat prüfen, denn hier gibt das Gesetz die Verteilung der Kosten vor. Bei u003ca href=u0022https://ratgeber.blauarbeit.de/bauplanung/moderne-haeuseru0022u003emodernen Häusernu003c/au003e müssen 50 bis 70 Prozent der Heizkosten nach Verbrauch abgerechnet werden. Bei schlecht gedämmten und vor allem älteren Mietshäusern sind 70 Prozent üblich. Der Rest der Heizkosten wird nach Wohnfläche auf die Mieter aufgeteilt (§ 7 HeizkostenV). Sollte der Vermieter die Heizkosten anders verteilen, kann man die geforderten Heizkosten um 15 Prozent kürzen (u003ca rel=u0022noreferrer noopeneru0022 aria-label=u0022§12 HeizkostenV (öffnet in neuem Tab)u0022 href=u0022https://www.gesetze-im-internet.de/heizkostenv/__12.htmlu0022 target=u0022_blanku0022u003e§ 12 HeizkostenVu003c/au003e).
Wirtschaftlichkeit der Betriebskosten prüfen
Wenn Ihnen die Betriebskostenabrechnung und die Nachforderung viel zu hoch erscheint, dann sollten Sie die Wirtschaftlichkeit prüfen. Der Vermieter ist nämlich dazu verpflichtet, bei seinen Entscheidungen ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis zu berücksichtigen (§ 556, Abs. 3 BGB). Wenn Sie einen Verdacht haben, müssen Sie ihn aber auch belegen können. Dafür können Sie u003ca href=u0022https://ratgeber.blauarbeit.de/dienstleister/recht/kostenvoranschlag-angebotu0022u003eKostenvoranschlägeu003c/au003e von Dienstleistern aus der Region einholen und diese mit den Tätigkeiten auf der Betriebskostenabrechnung vergleichen.
Optional: Belegeinsicht fordern
Sie haben den Verdacht, dass einzelne Nebenkosten zu hoch angegeben wurden? Dann können Sie die Belegeinsicht fordern. Der Vemieter muss die Originalbelege für alle Nebenkosten aufbewahren und bei Bedarf zur Verfügung stellen. Auch hier sollte man zuerst auf das Datum schauen, denn eine Kostenposition muss nur gezahlt werden, wenn der Beleg zum Abrechnungszeitraum gehört.u003cbr/u003eu003cbr/u003eKopien der Belege kann man als Mieter nur fordern, wenn man nicht zur Belegeinsicht erscheinen kann. Das kommt zum Beispiel dann vor, wenn der Sitz der Hausverwaltung sehr weit weg ist. Man darf aber während der Belegeinsicht Fotos von den Belegen machen. Diese Chance sollte man auch nutzen, um sich die Belege nach dem Termin in Ruhe anzuschauen. Auch die Einzelverbrauchsdaten der Mitmieter darf man als Mieter einsehen.
Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung einlegen
Ihnen ist in der Betriebskostenabrechnung ein Fehler aufgefallen? Dann legen Sie so bald wie möglich Widerspruch ein. Nach dem Erhalt der Betriebskostenabrechnung haben Sie zwölf Monate Zeit dafür. Trotzdem empfiehlt es sich, den Widerspruch innerhalb der nächsten Wochen einzulegen, denn die Zahlungsfrist für die Nachforderung ist nur 30 Tage lang. Widerspruch kann man übrigens auch dann einlegen, wenn man die Nachforderung bereits bezahlt hat. So kann man die Nachforderung in der Frist von 30 Tagen begleichen und trotzdem das Recht auf Widerspruch später noch wahrnehmen. Für den rechtssicheren Widerspruch haben Mieter zwei Möglichkeiten:
Variante 1: Widerspruch und Teilzahlung
Bei einem eindeutigen Fehler zahlt der Mieter nur den Anteil der Betriebskosten, der fehlerfrei ist und legt innerhalb von 30 Tagen Widerspruch ein. Stimmt der Widerspruch, muss man dann das Geld nicht vom Vermieter zurückfordern. Diese Variante lohnt sich besonders, wenn man gerade knapp bei Kasse ist oder der Fehler so offensichtlich ist, dass der Vermieter ihn direkt einsehen wird.
Variante 2: Widerspruch und Zahlung mit Vorbehalt auf Rückforderung
Der Mieter zahlt die kompletten Betriebskosten, legt aber innerhalb von 30 Tagen Widerspruch ein und weist auf den Fehler hin. Im Widerspruch behält sich der Mieter das Recht auf Rückforderung der Zahlung vor.
Widerspruch – Form und Nachbesserungsfrist
Egal welche Variante man wählt, den Widerspruch muss man schriftlich verfassen und begründen. Außerdem muss man beweisen können, dass der Vermieter den Widerspruch rechtzeitig erhalten hat. Bei einer persönlichen Übergabe sollte man einen Zeugen mitnehmen oder sich vom Vermieter eine Quittung ausstellen lassen. Ohne persönliche Übergabe sollte man ein Einschreiben verwenden.
Wenn der Vemieter den Fehler einsieht, wird er eine Nachbesserung zuschicken. Die Nachbesserung muss genau wie der Widerspruch innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung beim Mieter ankommen, sonst ist sie ungültig. Falls der Vermieter den Widerspruch nicht akzeptiert, sollte man sich vom Mieterbund oder einem Anwalt beraten lassen.
Noch Fragen? Wir beantworten sie!
Welche Angaben müssen in der Betriebskostenabrechnung stehen?
– Abrechnungszeitraumu003cbr/u003e- Aufstellung der Gesamtkostenu003cbr/u003e- Erläuterung des Verteilerschlüsselsu003cbr/u003e- Berechnung des Mieteranteilsu003cbr/u003e- Verrechnung der Vorauszahlungenu003cbr/u003e- Summe der Rückzahlung oder Nachzahlung
Welche Nebenkosten dürfen an Mieter weitergegeben werden?
– u003ca href=u0022https://ratgeber.blauarbeit.de/steuern-finanzen/grundsteuer-berechnenu0022u003eGrundsteueru003c/au003eu003cbr/u003e- Wasserversorgungu003cbr/u003e- Entwässerungu003cbr/u003e- Heizungs- und Abgasanlageu003cbr/u003e- Beleuchtungu003cbr/u003e- Müllabfuhr / Straßenreinigungu003cbr/u003e- Hausreinigung / Ungezieferbekämpfungu003cbr/u003e- Gartenpflegeu003cbr/u003e- Hauswaschmaschineu003cbr/u003e- Kabelfernsehen / Antenneu003cbr/u003e- Kosten für Sach- und Haftpflichtversicherungen für Gebäude und Grundstück
Welche Nebenkosten dürfen nicht abgerechnet werden?
– u003ca href=u0022https://ratgeber.blauarbeit.de/auftraggeber/welche-reparaturen-muss-der-vermieter-zahlenu0022u003eReparaturkostenu003c/au003eu003cbr/u003e- Verwaltungskosten (Bankgebühren, Porto, Zinsen)u003cbr/u003e- Anschaffungs- oder Mietkosten für Müllbehälter u003cbr/u003e- Kosten, die nachweislich von nur einer Mietpartei verursacht wurdenu003cbr/u003e- Kosten für die Rechtsschutzversicherung des Vermietersu003cbr/u003e- Beitrag zum Grundeigentümervereinu003cbr/u003e- Höhere Nebenkosten durch ansässige Gewerberäume
Welche Verteilerschlüssel gibt es für Betriebskosten?
– Abrechnung nach Verbrauchu003cbr/u003e- Abrechnung nach Anteil an der Wohnflächeu003cbr/u003e- Abrechnung nach Personenzahlu003cbr/u003e- Abrechnung nach Wohneinheitu003cbr/u003eu003cbr/u003eWenn der Vermieter keinen Verteilerschlüssel angibt, muss nach Anteil der Wohnfläche abgerechnet werden (§ 556a BGB).
Was ist der Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten?
Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer eines Grundstücks oder einer Immobilie laufend entstehen (§ 27 II. BV). Betriebskosten sind in § 2 der Betriebskostenverordnung klar definiert.u003cbr/u003eu003cbr/u003eNebenkosten sind alle Kosten, die beim Vermieter anfallen. Dazu gehören die Betriebskosten und auch weitere Kosten, die nicht an Mieter weitergegeben werden dürfen. Beispiele sind Reparatur- oder Verwaltungskosten. Leider werden die Begriffe immer noch oft Synonym verwendet, was zu Verwirrung bei Mietern führt. Aus diesem Grund verwenden wir vor allem den Begriff Betriebskosten.
Ist eine verspätete Betriebskostenabrechnung möglich?
Ja, aber nur wenn der Vermieter keine Schuld an der Verspätung hat. Das kann zum Beispiel passieren, wenn der Energieversorger ihm die Rechnung zu spät zur Verfügung stellt.
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