Warum Handwerksbetriebe von traditionellen Rechnungsprozessen auf die XRechnung umstellen sollten

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Im Handwerk kommt es oft zum Einsatz von traditionellen Rechnungsprozessen, die im Zeitalter der Digitalisierung allerdings nicht mehr zeitgemรครŸ sind. Ohnehin bewirkt die Verabschiedung des sogenannten Wachstumschancengesetzes, dass ab 2025 eine groรŸe Anzahl an Unternehmen auf elektronische Rechnungen umstellen muss. Dies gilt zumindest fรผr Betriebe, die Umsรคtze im B2B-Bereich erwirtschaften, sodass sich diese zwangslรคufig mit der Umstellung auf E-Rechnungen beschรคftigen mรผssen. Da der Einsatz elektronischer Rechnungen viele Vorteile mit sich bringt, ist die Implementierung dieser Rechnungsform allerdings auch fรผr Betriebe interessant, die nicht von der Pflicht betroffen sind.

Die Bedeutung der E-Rechnung fรผr Handwerksbetriebe

Es gibt bereits Handwerksbetriebe, die, noch bevor die gesetzliche Pflicht greift, erfolgreich auf elektronische Rechnungen umgestellt und hiermit gute Erfahrungen gemacht haben. Grund fรผr die Umstellung einiger Handwerksbetriebe ist, dass lรคngst eine Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen besteht, sofern Auftrรคge von einer รถffentlichen Behรถrde entgegengenommen werden. Da die Umstellung auf elektronische Rechnungen zu erheblichen Effizienzgewinnen fรผhrt, ergeben sich fรผr moderne Handwerksbetriebe, die auf elektronische Rechnungsformate setzen, entsprechende Wettbewerbsvorteile.

Welche Rolle die XRechnung spielt

Im Handwerk tรคtige Unternehmen sollten wissen, dass es sich bei einer Rechnung, die auf elektronischem Wege erstellt und versendet wird, nicht automatisch um eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers handelt. Das liegt daran, dass der deutsche Gesetzgeber hohe Ansprรผche an elektronische Rechnungen stellt, weshalb sich Handwerksbetriebe dahingehend informieren sollten, welche Rechnungsformate rechtskonform sind. Ein solches Rechnungsformat stellt die sogenannte XRechnung dar, welche auf der Norm CEN EN 16931 basiert und sรคmtlichen Anforderungen entspricht, die der Gesetzgeber an eine elektronische Rechnung stellt. Dementsprechend lohnt sich die Umstellung auf die XRechnung als Rechnungsformat fรผr Handwerksbetriebe, weil auf diese Weise gewรคhrleistet werden kann, dass es zu keinen Rechtsstreitigkeiten aufgrund eines nicht gesetzeskonformen Rechnungsformats kommt.

Vorteile der Umstellung auf die XRechnung

Die Umstellung auf ein modernes digitales Rechnungsformat wie die XRechnung geht mit einer groรŸen Anzahl an Vorteilen einher. Handwerksbetriebe kรถnnen sich somit Wettbewerbsvorteile gegenรผber der Konkurrenz verschaffen, die immer noch auf traditionelle Rechnungsprozesse setzt. Zu den Vorteilen eines elektronischen Rechnungsformats wie der XRechnung, die sich positiv auf die Produktivitรคt des Betriebs auswirken kรถnnen, zรคhlen unter anderem:

  • Reduzierung des Zeitaufwands
  • Steigerung der Effizienz
  • Erleichterung der Verwaltung
  • Erhรถhte Transparenz
  • Reduzierung der Kosten

Durch die Umstellung von traditionellen Rechnungsprozessen auf die XRechnung kรถnnen Handwerksbetriebe den Zeitaufwand fรผr die Erstellung, die Versendung sowie die Verwaltung von Rechnungen erheblich reduzieren. Grund hierfรผr ist, dass sich im Rahmen einer modernen Buchhaltungssoftware, welche die effiziente Nutzung elektronischer Rechnungen ermรถglicht, eine groรŸe Anzahl an manuellen Aufgaben automatisieren lรคsst. Das fรผhrt dazu, dass sich Handwerksbetriebe wieder auf ihr Kerngeschรคft konzentrieren kรถnnen, statt sich mit unnรถtiger Bรผrokratie auseinanderzusetzen. Dies wirkt sich wiederum positiv auf die Effizienz des Unternehmens aus, da sich die Mitarbeiter wichtigeren Aufgaben widmen kรถnnen und senkt zudem die Fehleranfรคlligkeit, weil einem automatisierten System keine Flรผchtigkeitsfehler unterlaufen.

Hinweis: Da der Einsatz der XRechnung einen automatisierten Datenaustausch ermรถglicht, lassen sich die Rechnungen leicht verwalten und entsprechende Informationen kรถnnen bei Bedarf zeitnah eingeholt werden. Auch die Kosten reduzieren sich entsprechend, weil keine Ausgaben fรผr Papier und Porto anfallen. Somit steht Handwerksbetrieben eine hรถhere Liquiditรคt zur Verfรผgung.

Darauf mรผssen Handwerksbetriebe bei der Auswahl eines geeigneten Rechnungsprogramms achten

Bei der Auswahl eines passenden Rechnungsprogramms fรผr den eigenen Handwerksbetrieb gilt es einige wichtige Faktoren zu berรผcksichtigen. Neben der Unterstรผtzung der XRechnung sollten Handwerksunternehmen etwa sicherstellen, dass die jeweilige Software eine hohe Benutzerfreundlichkeit aufweist, damit die Mitarbeiter diese ohne Probleme bedienen kรถnnen. Ebenfalls von groรŸer Bedeutung ist das Thema Datenschutz. Die ausgewรคhlte Software sollte in diesem Kontext einen sicheren Datenaustausch mit dem Finanzamt und Kunden sowie mit Geschรคftspartnern ermรถglichen. Werden neben dem Rechnungsprogramm noch weitere Buchhaltungssysteme genutzt, sollte auch auf eine mรถgliche Anbindung an die bereits bestehenden Systeme geachtet werden. Da Handwerksbetriebe in der Regel รผber kein spezielles Know-how in diesem Bereich verfรผgen, ist die Inanspruchnahme der Dienste eines auf diese Thematik spezialisierten Steuerberaters oder IT-Dienstleisters zu empfehlen, sobald es um die Implementierung des jeweiligen Tools geht.

Auswirkungen auf die Compliance

Im Vergleich zu traditionellen Rechnungsprozessen, die in einigen Handwerksbetrieben immer noch Anwendung finden, bietet die Nutzung eines modernen Rechnungsprogramms in Kombination mit der XRechnung einige Vorteile bezรผglich der Compliance. Grundsรคtzlich gilt, dass Unternehmen bestimmte Anforderungen an die Buchfรผhrung erfรผllen mรผssen, wobei die folgenden Kriterien zu berรผcksichtigen sind:

  • Unverรคnderbarkeit
  • Vollstรคndigkeit
  • Nachvollziehbarkeit
  • Zugriff und Auswertbarkeit

Das bedeutet, dass Handwerksbetriebe sicherstellen mรผssen, dass die Buchhaltungsdaten stets vollstรคndig vorliegen und eine nachtrรคgliche Verรคnderung derselben nicht mรถglich ist. Zusรคtzlich mรผssen sรคmtliche buchhalterische Vorgรคnge nachvollziehbar sein und das zustรคndige Finanzamt muss auf die Daten zugreifen sowie diese auswerten kรถnnen. Hier kann der Einsatz einer geeigneten Buchhaltungssoftware in Verbindung mit der XRechnung Abhilfe schaffen, indem diese regulatorischen Anforderungen erfรผllt werden. Dies geschieht zudem auf eine effiziente Art und Weise, da sich zahlreiche Automatisierungsmรถglichkeiten ergeben.

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