Wie Fehler bei der Buchhaltung in Handwerksbetrieben vermieden werden können

Fehler bei der Buchhaltung im Handwerksbetrieb

Letzte Aktualisierung am 14. Februar 2020 von A. Mroos

Handwerker und die Buchhaltung

Handwerker sind es gewohnt, zuverlässig und ausdauernd zu arbeiten und dabei zugleich auf Qualität und Sorgfalt zu achten. Auch die gute Beziehung zu Kunden und Lieferanten wird meist umsichtig gepflegt. Trotz der vielfältigen Aufgaben achten vitale Betriebe selbstverständlich auf Neukundengewinnung durch professionelle Werbung und Kundenbindung durch gut gesteuertes Marketing. Auch auf technische Neuentwicklungen gilt es zu achten und die Digitalisierung nicht zu verpassen. Da ist es nur verständlich, wenn die Verwaltung des Betriebes oftmals zu kurz kommt. Wie die häufigsten 5 Fehler bei der Buchhaltung im Handwerksbetrieb entstehen und wie sie zu vermeiden sind, lohnt daher einer genaueren Betrachtung.

Ordnungsmäßige Buchhaltung – Voraussetzung für jeden Betrieb

Grundsätzlich müssen Selbstständige viel Zeit und Arbeit in ihre Buchhaltung investieren. Denn eine ordentliche Buchhaltung gewährleistet, dass der Handwerksbetrieb auch gegenüber dem Finanzamt gut funktioniert. Der Gesetzgeber hat die Führung eines Betriebs an die zuverlässige Pflichterfüllung gegenüber der Finanzverwaltung gekoppelt. Eine ordnungsmäßige Buchhaltung gilt als eine der Grundvoraussetzungen, damit ein Betrieb die gesetzlichen Vorgaben des Steuerrechts erfüllt und ungestört arbeiten kann.

Fehler Nr. 1: Alles in einen Topf

Gerade viele kleine Handwerksbetriebe führen nur ein einziges Konto für betriebliche und private Buchungen. Ein gemeinsames Konto ist nicht nur unübersichtlich, sondern auch eine Quelle für Fehler und Missverständnisse. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, mindestens zwei Konten zu
führen. Ein eigenes Konto für den Betrieb schafft einen schnellen Überblick und ordnet sämtliche Zahlungseingänge und -ausgänge eindeutig den betrieblichen Vorgängen zu. Auf dem Betriebskonto finden ausschließlich Bewegungen statt, die auch betrieblich veranlasst sind. Darüber hinaus ist für viele Handwerker ein zusätzliches Konto für Steuern ein effektives Mittel, um die notwendigen Rücklagen für Steuerzahlungen zu schaffen. Viele Banken bieten günstige Geschäftskonten für kleine wie mittelgroße Betriebe sowie auch für Neugründer.

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Fehler Nr. 2: Alles auf eine Rechnung

Achten Sie auch bei Ihren Einkäufen auf eine strikte Trennung zwischen betrieblichen und privaten Ausgaben. Der Kaugummi im Baumarkt ist dabei genauso verhängnisvoll wie die Bonbons an der Tankstelle. Wenn der Kaugummi zusammen mit der Wasserwaage an der Kasse landet, dann finden sich beide Ausgaben auf derselben Quittung wieder. In der Buchhaltung müssen beide Posten dann wieder getrennt werden. Nicht nur der zeitliche Aufwand hierfür ist ineffektiv. Auch die Fehleranfälligkeit steigt durch Unübersichtlichkeit und der Nachweis über die betriebliche Ausgabe ist erschwert.

Fehler Nr. 3: Alles alleine machen

Viele Handwerker arbeiten alleine in ihrem Betrieb und kümmern sich neben der Projektausführung auch um die Buchhaltung. Zwar erwerben Handwerker im Laufe ihrer Ausbildung grundlegende kaufmännische sowie buchhalterische Kenntnisse und Fähigkeiten. Viele Handwerker halten neben ihrer professionellen und qualitätsvollen Arbeit auch eine ordentliche Buchhaltung aufrecht. Doch wenn sich die Auftragslage verdichtet, wenn Projekte an Umfang zunehmen, wenn Geschäftspartner, Subunternehmer und freie Mitarbeiter oder Angestellte in den Betrieb mit einbezogen werden, dann kann die steigende Belastung bei der Ausführung der praktischen Aufgaben die Qualität der Buchhaltung schwer beeinträchtigen. Daher gilt es, bereits im Vorfeld darauf zu achten, die Buchhaltung bei Auftragszunahme rechtzeitig in professionelle Hände zu legen. Das kann durch einen Mitarbeiter in der Buchhaltung genauso umgesetzt werden, wie durch den Einsatz eines Steuerberaters.

Fehler Nr. 4: Alle helfen mit

Viele Handwerksbetriebe sind zu klein, um sich einen Mitarbeiter ausschließlich für die Buchhaltung zu leisten. Das kann zur Folge haben, dass wechselnde Mitarbeiter ohne Abstimmung Belege abheften oder dem Kunden, den sie gerade bedienen, selbst eine Rechnung ausstellen. Weder ist eine Person bestimmt, die einen Überblick hat, noch Verantwortung übernimmt. In einer funktionierenden Buchhaltung jedoch müssen Aufgaben und Zuständigkeiten klar geordnet sein und am besten in einer Person gebündelt werden. Wo viele Mitarbeiter ungeordnet in der Buchhaltung eingreifen, geht mit der Ordnung auch die Übersicht verloren. Die Folge hiervon sind buchhalterische Fehler, die nicht einfach zu beheben sind, für die kein Verantwortlicher auszumachen ist und die bei der Steuererklärung ernsthafte Probleme mit sich bringen können.

Fehler Nr. 5: Alles ist weg

Ein Grundprinzip der Buchhaltung besagt, dass es keine Buchung ohne einen dazu gehörenden Beleg geben darf. Doch der Grundsatz der Ablage bis zur Steuererklärung reicht nach den gesetzlichen Vorgaben nicht aus. Sämtliche Belege, die für die Buchhaltung relevant sind, müssen laut § 147 AO (Abgabenordnung) sowie § 14b UStG (Umsatzsteuergesetz) auch über mehrere Jahre hinweg aufbewahrt werden. Darüber hinaus müssen die Belege den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung) genügen. Den gesetzlichen Regelungen nach müssen Geschäftsdokumente je nach ihrer Art und Funktion über unterschiedliche Zeitspannen hinweg bis zu zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Wer Unterlagen innerhalb der Aufbewahrungsfristen nicht vorlegen kann, der riskiert Steuernachzahlungen und Steuerschätzungen. Sorgen Sie daher rechtzeitig dafür, dass Sie ausreichend Platz schaffen für eine sichere Aufbewahrung Ihrer betrieblichen Dokumente.

Über den Autor:

Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer von Billomat, der Online-Buchhaltung für Kleinunternehmer, Selbständige und Mittelständler. Während seines Studiums gründete Paul- Alexander Thies sein erstes Unternehmen und weiß über die Herausforderungen der Existenzgründung Bescheid. In den letzten 8 Jahren arbeitete Paul-Alexander Thies als Führungskraft Senior Management für Groupon, Payleven (Rocket Internet) & Travador.

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