Letzte Aktualisierung am 8. Juli 2024 von
Als Inhaber eines Unternehmens mit mehr als 20 Mitarbeitern müssen Sie ungefähr alle vier Jahre damit rechnen, dass die Deutsche Rentenversicherung den Betrieb prüft. Auch bei Unternehmen mit weniger Mitarbeitern wird sie regelmäßig durchgeführt, jedoch ist dort kein bestimmter Zeitraum gesetzlich vorgeschrieben. Der Sinn der Sache ist, sicherzustellen, dass es keine Ungenauigkeiten oder aber Abweichungen bei den Meldungen an die Rentenversicherung und bei der Zahlung der Beiträge auftreten. Da dies, meistens versehentlich, leider recht häufig vorkommt, überprüft die Rentenversicherung genau, was in Ihrem Betrieb vor sich geht. Dies bedeutet, dass sämtliche Einnahmen und Ausgaben, kurz, alle finanziellen Bewegungen des Unternehmens geprüft werden. Vor allem achtet die Rentenversicherung darauf, dass sämtliche Meldungen für Angestellte Ihres Unternehmens korrekt ausgeführt wurden und die Beiträge für die Rentenversicherung, Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Arbeitslosenversicherung und Unfallversicherung in richtiger Höhe und zur richtigen Zeit gezahlt wurden. Auch die Überprüfung der Lohnzahlungen erfolgt. So soll sichergestellt werden, dass kein Arbeitgeber den gesetzlichen Mindestlohn oder aber den tariflich festgelegten Mindestlohn nicht einhält. Diese Prüfung kann sehr umfangreich sein, da Prüfer Änderungen der Lebensumstände der Angestellten, wie beispielsweise Elternzeit oder längere Erkrankungen, berücksichtigen müssen. Sämtliche Bewegungen des Unternehmens müssen der Rentenversicherung offengelegt werden. Dazu zählen Einstellungen, Kündigungen, Ausbildungen, Rechnungen für die Arbeit von externen freien Mitarbeitern, Einnahmen, Ausgaben, Wertsachen, kurz: Alles, was für die Prüfung der Beiträge zur Rentenversicherung notwendig ist, muss verfügbar sein. Um diesen Prozess abzukürzen, sind Sie gut beraten, penibel Ordnung in Ihren Unterlagen zu halten, sodass alles leicht nachvollzogen werden kann. Es empfiehlt sich grundsätzlich, solche Angelegenheiten von einem Steuerberater erledigen zu lassen, der genau weiß, worauf es ankommt und welche Zahlen schnell nachvollziehbar sein müssen.
Die Rentenversicherung kündigt den Besuch ihrer Prüfer in der Regel zwei bis vier Wochen vorher an. Wollen Sie sich auf eine Prüfung durch die Rentenversicherung vorbereiten, sollten Sie folgende Unterlagen, sofern vorhanden und relevant, für die vergangenen vier Jahre für Dritte verständlich griffbereit haben:
- Nachweise über die Zahlung der Beiträge für die Rentenversicherung, die Pflegeversicherung, die Krankenversicherung, die Arbeitslosenversicherung und die Unfallversicherung
- Eine exakte Auflistung aller beschäftigten Mitarbeiter im entsprechenden Zeitraum, Einstellungen, Kündigungen, Praktikanten, Auszubildende inklusive etwaiger Auszeiten wegen Krankheit, Elternzeit oder ähnlichem
- Entgeltunterlagen aller Beschäftigten – auch von denen, für die keine Beiträge gezahlt werden
- Beitragsbefreiungen von Mitarbeitern
- Rechnungen für die Arbeit freiberuflicher Arbeiter
- betriebliche Ausgaben und Einnahmen, gegebenenfalls finanzielle Verpflichtungen
- die gesamte Finanzbuchhaltung des Unternehmens
- Bescheide von vorherigen Prüfungen, auch durch andere Stellen wie zum Beispiel das Finanzamt
- Kassenbücher
Übrigens: Die Deutsche Rentenversicherung bietet auch die elektronische Übermittlung der entsprechenden Unterlagen an. Sie können also viel Zeit sparen und auf den Hausbesuch des Prüfers verzichten, wenn Sie alle geforderten Unterlagen dort fristgerecht einreichen.
Häufige Fehler der Arbeitgeber
Es gibt einige Arten von Fehlern in den Unterlagen, auf die die Prüfer der Rentenversicherung immer wieder stoßen. Sie sollten also darauf achten, leicht zu übersehende Fallstricke zu vermeiden. Solche Fehler sind beispielsweise folgende:
Der Status des Unternehmens und der Mitarbeiter
Häufig wird der Staus des Unternehmens oder die Status der Mitarbeiter falsch angegeben. Handelt es sich um eine GmbH oder eine AG? Dies scheint zu offensichtlich und man vergisst es leicht. Auch bei Mitarbeitern wird oft nicht oder falsch angegeben, ob es sich um eine Vollzeitstelle, eine Teilzeitstelle, einen freien Mitarbeiter oder einen Auszubildenden handelt.
Praktikanten, Schüler und Studenten
Praktikanten werden oft allein schon deswegen vergessen, weil sie nicht bezahlt werden. Doch auch ohne Lohnzahlung ist es für die Versicherung relevant, wann wie viele Praktikanten im Betrieb gearbeitet haben. Auch Schüler, die in den Ferien oder nach der Schule in Ihrem Betrieb arbeiten, übersieht man leicht. Das gilt ebenso für Studenten, die als Werkstudent oder aber auf 450-Euro-Basis neben dem Studium bei Ihnen arbeiten.
Spezielle Zahlungen
Zuschläge wie Feiertagsgeld, Nachtschichtzuschlag oder Prämien für Sonntagsarbeit werden ebenfalls sehr häufig übersehen.
Lohnsteuerprüfungen durch das Finanzamt
In der Regel wirkt sich eine Lohnsteuerprüfung durch das Finanzamt auf die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge aus. Diese Anpassung wird oft nicht vorgenommen, was zu Problemen führen kann.
Wie oft und in welcher Form findet eine Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung statt?
In der Regel wird die Betriebsprüfung etwa alle vier Jahre durch einen Prüfer der Deutschen Rentenversicherung oder einen vergleichbaren Beamten bei allen Betrieben, die steuerliche Verpflichtungen haben, durchgeführt. Ausnahmen sind beispielsweise Kleinunternehmen, die von allen Steuern außer der Einkommenssteuer befreit sind und für gewöhnlich keine Mitarbeiter beschäftigen.
Die Prüfung erfolgt normalerweise direkt in Ihrem Betrieb in Form eines Hausbesuchs. Die Prüfung der notwendigen Unterlagen kann sehr lang dauern und sehr aufwendig sein. Daher empfiehlt es sich, die digitale Variante zu nutzen, die die Deutsche Rentenversicherung anbietet. Dort können Sie nach der Prüfungsankündigung ganz bequem all Ihre Unterlagen einreichen und sparen jede Menge Zeit und Mühe. Die Unterlagen werden dann, genau wie bei einem Hausbesuch, eingehend geprüft. Bei Ungereimtheiten müssen Sie mit Rückfragen rechnen. Sind Sie unsicher, wie Sie darauf reagieren sollen, ist es sinnvoll, einen Steuerberater zurate zu ziehen.
Welche Folgen hat eine Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung?
Im bestmöglichen Fall findet der Prüfer oder der Beamte der Rentenversicherung in Ihren Unterlagen keinerlei Auffälligkeiten oder Fehler. Dies sollte grundsätzlich so sein, wenn Sie Ihre Buchführung gewissenhaft ausführen, alle Unterlagen korrekt eingereicht und auch häufige Fehler vermieden haben. Sollte Unterlagen oder Nachweise fehlen, so können Sie diese zumeist unbürokratisch nachreichen.
Problematisch wird es, wenn es tatsächlich rechnerische Fehler oder mutwillig unterschlagene Unterlagen gibt. Bei einem Fehler müssen Sie als Inhaber des Unternehmens glaubhaft darlegen, dass dieser Fehler weder absichtlich noch durch Fahrlässigkeit entstanden ist. Dies nachzuweisen kann, selbst wenn es stimmt, je nach Ausmaß und Schwere des Fehlers sehr kompliziert oder sogar unmöglich sein. Kommt der Prüfer der Rentenversicherung zu dem Schluss, dass fahrlässig gehandelt oder sogar absichtlich Dinge verfälscht oder verheimlicht wurden, kann das für Sie als Inhaber sehr teuer werden. Nicht nur, dass die nicht gezahlten Summen der Sozialversicherungsbeiträge nachgezahlt werden müssen; Sie müssen sich außerdem auf saftige Säumniszuschläge gefasst machen. Die Verjährung eines solchen Vergehens kann bis zu 30 Jahren betragen – es kann also passieren, dass viele Jahre später ein Fehler auffällt, für den Sie sich verantworten müssen. Es ist also keinesfalls zu empfehlen, absichtlich Fehler zu machen, um ein wenig Geld zu sparen. So etwas wird fast immer entdeckt und wirkt sich nicht gut auf das Unternehmen aus. Wer aber korrekt abrechnet oder gar von einem Fachmann buchhalten lässt, hat nichts zu befürchten.
Bild: Gina Sanders / stock.adobe.com
