Mahnung schreiben als Handwerker

Letzte Aktualisierung am 10. März 2026

Wenn der Kunde nicht zahlt

Bis zur ersten Mahnung ist es ein weiter Weg. Selbstständige Handwerker müssen ihren Betrieb mit großem Einsatz und Sorgfalt aufbauen und viel Zeit und Kraft investieren, um Kunden zu gewinnen. Die Erfüllung eines Auftrages geht angefangen von den Arbeitern über die Materialbeschaffung bis hin zu den begleitenden Aufwendungen mit umfangreichen Vorleistungen einher. Umso ärgerlicher ist es für Ihren Handwerksbetrieb, wenn der Kunde nach einem erfolgreich abgewickelten Projekt nicht bezahlt. Das Mahnung schreiben als Handwerker bedarf einiger Überlegungen, um bei der Beitreibung von Außenständen möglichst effektiv vorzugehen.

Abnahme – Grundlage für Rechnung und Mahnung

Nach § 641 und § 650g Abs. 4 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) gilt eine Abnahme der Handwerkerleistung durch den Kunden als Voraussetzung dafür, dass du als Handwerker deine Rechnung stellen kannst. Ein Werkstück gilt nach den gesetzlichen Vorgaben als durch den Auftraggeber abgenommen, wenn er es entgegennimmt. Darüber hinaus gilt grundsätzlich, dass dein Kunde deine Leistung stillschweigend anerkennt, solange er nicht reklamiert. Doch du solltest
bereits vor der Rechnungsstellung einen rechtlich sicheren Weg beschreiten und eine ausdrückliche Abnahme einfordern. Laut § 640 Abs. 2 BGB ist die Abnahme erfüllt, wenn du deine Leistung fertig gestellt hast und nachdem du deinen Auftraggeber zu einer Abnahme aufgefordert hast. Hierfür musst du eine angemessene Frist setzen, wie zum Beispiel innerhalb von 7 Tagen nach Lieferung. Läuft deine Frist für die Abnahme ohne Antwort oder Reklamation aus, dann gilt deine Leistung als abgenommen. Mit Ablauf der Frist wird deine Rechnung fällig.

Tipp: Regelungen für die Abnahme klarstellen
Nehmen Sie Ihre Regelungen für die Abnahme Ihrer Handwerksleistungen in die AGB Ihres Betriebes auf. Verweisen Sie bei der Erstellung Ihres Angebotes auf Ihre AGB. Sie können Ihre Regelungen für die Abnahme aber auch in Ihrem Angebot direkt ausformulieren. Erteilt Ihnen Ihr Kunde auf Ihr Angebot hin seinen Auftrag, dann hat er damit auch Ihren Bedingungen zugestimmt.

Erst die Rechnung – dann die Mahnung

Bei Ihrer Rechnungsstellung ist es sehr wichtig, dass Sie neben einer korrekt ausgeführten Rechnung eine Zahlungsfrist setzen, innerhalb der die Rechnungssumme auf Ihrem Konto eingehen muss. Setzen Sie dem Kunden keine Zahlungsfrist, dann muss er innerhalb von 30 Tagen nach dem Zugang Ihrer Rechnung bezahlen. Ist die entsprechende Frist verstrichen, ohne dass der Kunde bezahlt hat, dann stellen Sie Ihre erste Mahnung.

Tipp:

Parallel zu deinen schriftlichen Mahnungen kann auch zusätzlich eine telefonische Kontaktaufnahme hilfreich sein. Sprich deinen Kunden auf etwaige Zahlungsschwierigkeiten an und biete ihm eine Ratenzahlung an. Vereinbare auch hierfür feste Termindaten als Zahlungsfristen. Hält der Kunde diese nicht ein, greift im Hintergrund dein Mahnverfahren.

So stellst du deine Mahnung richtig – von der ersten Mahnung bis zum Mahnverfahren

Deine Mahnung muss keiner vorgegebenen Form folgen, sollte jedoch grundlegende Angaben
enthalten.

Gib deinem Schreiben den unmissverständlichen Titel wie zum Beispiel „1. Mahnung“ oder
„Zahlungserinnerung“.
Als einleitender Mahntext reicht eine kurze Zeile aus, wie zum Beispiel „Leider haben wir bis
heute keinen Zahlungseingang feststellen können“
Stelle klar, auf welche Forderung sich deine Mahnung bezieht und wiederhole die
Rechnungssumme
Deine Mahnung muss ein Datum aufweisen
Setze eine Zahlungsfrist mit eindeutigem Kalenderdatum und nicht „innerhalb von 10
Tagen“
Weise darauf hin, welche Konsequenzen auf einen weiteren Zahlungsverzug für den
Kunden folgen werden
Formuliere deine Mahnung sachlich, höflich und ohne persönliche Vorwürfe
Schlage gegebenenfalls einen Verzugszins mit auf den Rechnungsbetrag

Zweite und dritte Mahnung

Nach Ablauf der Mahnfrist sollte eine zweite Mahnung mit einer weiteren kürzeren Zahlungsfrist erfolgen. Die dritte Mahnung sollte die letzte Mahnung sein, bevor du das gerichtliche Mahnverfahren einleitest. Rein rechtlich bist du nicht verpflichtet, mehrere Mahnungen zu schreiben. Zur Einleitung eines Mahnverfahrens sollte jedoch mindestens eine Mahnung erfolglos gestellt worden sein.

Tipp:

Ein sicherer Weg, um am Ende eines Auftrages das Schreiben einer Handwerkermahnung zu vermeiden ist die Vereinbarung einer Anzahlung. Bereits bei der Angebotsstellung kannst du eine Anzahlung als Voraussetzung für die Ausführung eines Auftrages formulieren. Stelle dem Kunden von vorne herein deine Bedingungen und formuliere diese so transparent wie möglich. Zum Beispiel kann die Anzahlung die Materialkosten decken und somit deine Vorleistung verringern.

Über den Autor:

Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer von Billomat, der Online-Buchhaltung für Kleinunternehmer, Selbständige und Mittelständler. Während seines Studiums gründete Paul-Alexander Thies sein erstes Unternehmen und weiß über die Herausforderungen der Existenzgründung Bescheid. In den letzten 8 Jahren arbeitete Paul-Alexander Thies als Führungskraft Senior Management für Groupon, Payleven (Rocket Internet) & Travador