Was ist eine GmbH und wie läuft die Gründung ab?

Letzte Aktualisierung am 20. Januar 2022 von Max Lehmann

Die GmbH ist die beliebteste Rechtsform in Deutschland. Warum das so ist und wie man selbst eine GmbH gründet erklären wir hier.

Definition – Was ist eine GmbH?

Die Besonderheit der Gesellschaft mit beschränkter Haftung steckt auch in ihrem Namen: Die GmbH haftet nur mit dem Gesellschaftsvermögen, was die Risikoeinschätzung erleichtert. Das trifft auch auf die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) zu. Bei vielen anderen Rechtsformen haftet man dagegen mit dem Privatvermögen.

Die GmbH gehört zu den Kapitalgesellschaften. Weitere Arten von Kapitalgesellschaften sind die Aktiengesellschaft (AG) und die haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft – auch UG (haftungsbeschränkt) genannt.

Gründung und ihre Schritte

Planung

Bevor die Gründung starten kann sollten folgende Fragen beantwortet werden:

  • Wer sollen die Gesellschafter der GmbH werden?
  • Ist das Mindeststammkapital von 25.000 Euro vorhanden?
  • Wer soll die Geschäftsführung des Unternehmens sein?
  • Soll ein Gesellschaftsvertrag erstellt werden oder reicht ein Musterprotokoll?

Darüber hinaus sollten Sie sich mit den Gesetzen vertraut machen, die Gesellschafter oder Geschäftsführer betreffen. Dazu gehört vor allem das GmbH-Gesetz, aber auch die Abgabenordnung, das Handelsgesetzbuch und das Steuerrecht. Sie müssen selbstverständlich kein Experte in einem oder allen Gebieten sein. Grobe Fehler sollte man jedoch vermeiden, denn das kann teuer werden.

Firmenname und Tätigkeit

Bevor man mit dem bürokratischen Teil der Gründung beginnt, sollte man sich sicher sein wie die Gesellschaft heißen soll und den Unternehmensgegenstand – also den Bereich und die Art der Tätigkeit – festlegen. Sie sind später im Handelsregister öffentlich einsehbar und sollten gut überlegt sein.

Wenn man sich in diesem Schritt keine Gedanken macht, könnte der Firmenname auch vom Amtsrichter abgelehnt werden. Dann muss man noch einmal zum Notar. Machen Sie sich also in Ruhe Gedanken über den Namen und lassen Sie ihn vorher von der IHK prüfen.

Stammkapital

Für die Gründung der GmbH braucht man ein Mindeststammkapital von 25.000 Euro. Die Hälfte davon muss bei der Gründung eingezahlt werden, die andere Hälfte kann man auch nachträglich noch einbringen. Das sollte man jedoch schnell erledigen, weil man sonst in Höhe des fehlenden Betrags mit dem Privatvermögen haftet.

Wenn es mehrere Gründer gibt, legt das Stammkapital auch den Grundstein für die Gesellschaftsanteile und die Stimmrechte der Gesellschafter. Auch die Gewinne und Verluste werden nach dem prozentualen Anteil der Gesellschafter verteilt, wenn man sich nach dem GmbH-Gesetz richtet. Sie können aber auch anders verteilt werden, wenn man das im Gesellschaftsvertrag regelt. Jeder Gesellschafter muss mindestens ein Viertel seiner Stammeinlage einzahlen.

Auch mit der Einbringung von Sachgegenständen kann man das Stammkapital erhöhen, zum Beispiel Kraftfahrzeugen oder Maschinen.

Gesellschaftsvertrag

Der Gesellschaftsvertrag – auch Satzung genannt – ist für eine GmbH üblich und unbedingt nötig, wenn Ihnen Flexibilität wichtig ist. Es gibt jedoch auch standardisierte Musterprotokolle, die man für die Gründung benutzen kann. Diese Musterprotokolle sind jedoch starr und lassen sich nicht ändern.

Wenn einer dieser Punkte zutrifft, sollten Sie einen Gesellschaftsvertrag erstellen und ein Musterprotokoll ist nicht geeignet:

  • Mehr als drei Gesellschafter gewünscht
  • Mehrere Geschäftsführer gewünscht
  • Geschäftsjahr soll vom Kalenderjahr abweichen
  • Abweichungen vom GmbH-Gesetz geplant (zum Beispiel bei der Gewinnverteilung)
  • Sacheinlagen sollen in das Stammkapital eingebracht werden

Ein Gesellschaftsvertrag ermöglicht es, alle Aspekte im Innenverhältnis der GmbH zu definieren. Er sollte so ausgelegt sein, dass er mindestens für die nächsten fünf Jahre geeignet ist und alle wichtigen Szenarien abdeckt. Wird er später geändert, muss er wieder vom Notar beurkundet werden. Damit er rechtssicher ist, sollte man ihn immer mit einem Anwalt oder Notar erstellen.

Notartermin

Jetzt können Sie einen Termin beim Notar machen. Dabei müssen alle Gesellschafter und Geschäftsführer anwesend sein. Dann können alle Gründungsdokumente aus den vorherigen Schritten beurkundet werden.

Im Idealfall legt man den Notartermin kurz vor den Termin zur Eröffnung des Geschäftskontos. Erst wenn die GmbH im Handelsregister eingetragen wurde, ist sie geschäftsfähig und die Haftungsbeschränkung gültig.

Geschäftskonto

Zur Eröffnung des Geschäftskontos muss mindestens die Geschäftsführung erscheinen, viele Banken verlangen jedoch auch die Anwesenheit aller Gesellschafter. Was bei der gewünschten Bank der Fall ist sollte man vor dem Termin herausfinden. Ist das Konto eröffnet, müssen alle Gesellschafter so viel Geld auf das Konto einzahlen, dass das nötige Stammkapital von mindestens 12.500 Euro – am besten aber 25.000 Euro – auf dem Konto liegt. Den Einzahlungsbeleg müssen Sie dem Notar schicken. Erst dann kann man mit dem nächsten Schritt beginnen.

Für die Gründung aus dem Ausland braucht man zusätzliche Dokumente, was die Eröffnung des Kontos verzögern kann.

Handelsregistereintrag

Der Handelsregistereintrag wird vom Notar erledigt, wenn er alle nötigen Dokumente hat. Anschließend erhalten Sie eine Rechnung für die Eintragung und einen Bestätigungsbrief, wenn der Eintrag veröffentlich ist.

Vorsicht: Die Briefe gehen an die Adresse, die im Gesellschaftsvertrag als Sitz der GmbH angegeben wurde. Am zugehörigen Briefkasten sollte also auch der Name der GmbH stehen. Ist das nicht der Fall, kommt die Rechnung nicht an und die Eintragung verzögert sich. Erst nach der Eintragung ist die Gesellschaft wirklich haftungsbeschränkt und damit geschäftsfähig.

Achten Sie bei der Rechnung unbedingt darauf, dass sie auch wirklich von der Justizkasse kommt. Es gibt Betrüger, die das offizielle Schreiben imitieren. Diese Rechnungen sehen dem Original sehr ähnlich, aber im Kleingedruckten findet man einen Hinweis darauf, dass es sich gar nicht um eine Eintragung ins Handelsregister handelt. Stattdessen zahlt man für eine Eintragung in ein inoffizielles Verzeichnis.

Gewerbeanmeldung

Manche Rechtsformen starten mit der Gewerbeanmeldung, bei der GmbH ist das jedoch nicht so. Erst nach dem Handelsregistereintrag kann man das Gewerbe bei der Kommune anmelden, denn man braucht die Registernummer. Die Kosten für die Gewerbeanmeldung finden Sie auf der Website der Kommune. Sie liegen zwischen 15 und 60 Euro.

Steuerliche Erfassung

Nach der Gewerbeanmeldung müssen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an das Finanzamt schicken. Dafür haben Sie einen Monat ab der Anmeldung Zeit. Hat alles geklappt erhalten Sie anschließend eine Steuernummer für die GmbH und sind nun in der Lage, Rechnungen zu verschicken.

Buchhaltung organisieren und los geht’s!

Jetzt fängt auch schon die eigentliche Arbeit an. Bevor man die erste Rechnung verschickt sollte man noch einige organisatorische Aufgaben erledigen: Da GmbHs zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, sollte man sich Gedanken um die passende Buchhaltungs-Software machen und Vorlagen für Rechnungen und andere häufig genutzte Dokumente anlegen. Außerdem muss man eine Eröffnungsbilanz erstellen und an das zuständige Registergericht übermitteln. Diese Eröffnungsbilanz bildet die Grundlage für die Gewinnermittlung zum Jahresabschluss. Sollen Arbeitnehmer eingestellt werden, müssen Sie die GmbH bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden und eine Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit beantragen.

Wie viel kostet die Gründung?

Bei der Gründung gibt es verschiedene Aspekte, die zu Kosten führen können. Das Stammkapital, die Kosten für den Notar und auch Kosten für einen Steuerberater können anfallen. Die genauen Kosten hängen also immer von der Situation ab. Man sollte für den Notar jedoch 800 bis 1000 Euro einplanen.

Stammkapital

Damit die GmbH gegründet werden kann benötigt man ein Stammkapital von mindestens 25.000 Euro. Jeder Gesellschafter muss mindestens ein Viertel der festgelegten Stammeinlage einzahlen. Abgesehen davon ist die Aufteilung egal. Ein Gesellschafter könnte 6.250 Euro einzahlen, der andere 18.750.

Hat man die 25.000 Euro zum Zeitpunkt der Gründung nicht, kann man eine GmbH auch mit einem Stammkapital von 12.500 Euro gründen. Dann sollte man das fehlende Stammkapital jedoch möglichst schnell nachreichen, denn sonst haftet man bei einer Insolvenz bis zum übrigen Betrag mit dem Privatvermögen.

Ob man das Stammkapital zu den Kosten zählen möchte, hängt ganz von der eigenen Sichtweise ab. Es kann nämlich auch für die Entwicklung der GmbH investiert werden und muss nicht einfach unangetastet auf einem Konto liegen. Es steht den Gesellschaftern jedoch nicht mehr als Privatvermögen zur Verfügung.

Sind 12.500 Euro immer noch zu hoch ist das auch kein Problem. Dann kann man eine UG (haftungsbeschränkt) gründen, die nur ein Stammkapital von einem Euro benötigt. Zum Ausgleich ist man bei dieser Rechtsform jedoch dazu verpflichtet, Rücklagen zu bilden, bis man die vorgeschriebenen 25.000 Euro Stammkapital erreicht. Anschließend kann die UG auch zu einer GmbH werden.

Wann sollte man gründen?

Es gibt keine rechtliche Vorgabe zum Zeitpunkt der Gründung. Das Geschäftsjahr muss nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. Stimmen die beiden überein, sollte man jedoch nicht in der zweiten Jahreshälfte gründen. Dann muss man einen Jahresabschluss für wenige Monate machen, was wieder zusätzlichen Aufwand und Kosten für einen Steuerberater verursacht. Wir empfehlen also entweder eine Gründung zum Jahresanfang oder ein getrenntes Geschäftsjahr.

Organe der GmbH und ihre Aufgaben

Gesellschafterversammlung

Die Gesellschafterversammlung ist das oberste Willensbildungsorgan der GmbH. Bei Ein-Personen-GmbHs besteht sie nur aus einem Gesellschafter. Zu ihren Aufgaben gehören:

  • Änderungen am Gesellschaftsvertrag
  • Einberufung/Abberufung der Geschäftsführung
  • Bestimmung und Überwachung der Tätigkeiten der Geschäftsführung
  • Entscheidungen über die Finanzierung
  • Wahl des Abschlussprüfers
  • Feststellung des Jahresabschlusses
  • Entscheidungen über die Gewinnverwendung

Geschäftsführung

Jede GmbH muss mindestens einen Geschäftsführer haben, der die GmbH nach außen vertritt. Geschäftsführer ist in vielen Fällen einer der Gesellschafter. Es kann sich aber auch um andere Personen handeln. Der Geschäftsführer haftet gegenüber der GmbH.

Die Geschäftsführung hat viele Aufgaben, die aber auch an Mitarbeiter delegiert werden können:

  • Vertretung der Gesellschaft (§ 35 GmbHG)
  • Erhaltung des Stammkapitals
  • Einberufung der Gesellschafterversammlung
  • Informieren der Gesellschafter über die Vorgänge in der GmbH
  • Lageberichte und Jahresabschlüsse erstellen
  • Kontrolle der anderen Geschäftsführer
  • Mitteilungen von Änderungen an das Handelsregister
  • Einhaltung des Steuerrechts überwachen
  • Verantwortung für die Produkte
  • Wenn nötig: Insolvenzantrag stellen und Gesellschafterversammlung einberufen

Aufsichtsrat

Ein Aufsichtsrat ist erst bei mehr als 500 beschäftigten Arbeitnehmern nötig. Er dient dazu, die Geschäftsführung zu beaufsichtigen und sollte möglichst unabhängig von ihr sein.

Aufgaben

  • Überwachung der Geschäftsführung
  • Vorschlag für die Gewinnverteilung prüfen
  • Lagebericht prüfen

Weitere Aufgaben können im Gesellschaftsvertrag festgelegt werden.

Pflichten

  • Sorgfaltspflicht
  • Treuepflicht: Der Aufsichtsrat muss im Sinne des Unternehmens handeln
  • Verschwiegenheitspflicht

Bild: Jürgen Hüls / stock.adobe.com

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