Letzte Aktualisierung am 30. August 2019 von Alex Mroos
Aufgewendete Ausgaben für beruflich bedingte Reisen kann man grundsätzlich als Reisekosten von der Steuer absetzen. Zum Jahr 2019 ändert sich bei der so genannten Reisekostenabrechnung einiges. Zum Jahr 2019 ändert sich hier einiges. Wir zeigen, welche neuen gesetzlichen Regelungen Sie bei den Reisekosten berücksichtigungen müssen.
Dienstreise ist nicht immer gleich Dienstreise
Damit das Finanzamt eine Reisekostenabrechnung anerkennt, muss diese sich auch auf eine beruflich bedingte Reise beziehen. Der Gesetzgeber gibt sehr genau vor, wann das Finanzamt eine Reise als Dienstreise anerkennt. Grundvoraussetzung für eine Dienstreise ist der betriebliche Anlass. Dieser kann zum Beispiel in der Wahrnehmung von Kundenterminen oder dem Besuch von Tagungen, Kongressen, Messen oder Ausstellungen liegen. Auch eine Reise zur Teilnahme an Fortbildungen oder Ausbildungen gilt als Dienstreise. Darüber hinaus gehören auch Reisen zur Besorgung von Waren oder zur Erbringung von Dienstleistungen zu den vom Finanzamt anerkannten Dienstreisen.
Berufstätige, die auf Geschäftsreise gehen können
Ein Recht auf die Erstattung der Kosten für eine Dienstreise steht sowohl Mitarbeitern von Unternehmen als auch Geschäftsinhabern oder Einzelunternehmern zu. Angestellte müssen allerdings vor Antritt ihrer Geschäftsreise hierzu beauftragt worden sein. Obwohl Unternehmer, Geschäftsinhaber oder Freiberufler keiner Anweisung bedürfen, müssen sie doch dem Finanzamt gegenüber den Zweck ihrer Reise eindeutig belegen können, damit das Finanzamt die dazu gehörende Reisekostenabrechnung akzeptiert.
Reisekosten sind nicht immer Reisekosten
Ist sichergestellt, dass das Finanzamt die beruflich bedingte Reise nachweislich anerkennt, stellt die Anerkennung der Reisekostenabrechnung die nächste Hürde. Denn das Finanzamt erkennt nicht alle während einer Geschäftsreise ausgegebenen Kosten als steuerlich absetzbar an. Zu den zentralen Ausgaben, die der Fiskus im Rahmen einer Geschäftsreise steuerfrei stellt gehören neben den Fahrtkosten und Übernachtungskosten auch Reisenebenkosten und vor allem der Verpflegungsmehraufwand. Alle darüber hinaus gehenden Ausgaben muss man sehr gut und individuell begründen, damit das Finanzamt eine Anerkennung gewährt.
Neue Regelungen in der Reisekostenabrechnung ab dem Jahr 2019
Der Gesetzgeber hat für die Reisekostenabrechnung mehrere neue Regelungen beschlossen, die ab dem Jahr 2019 in Kraft treten. Die Änderungen des Reisekosten- und Bewirtungsrechts betreffen die folgenden Bereiche:
Bescheinigungspflicht für Bewirtung
Sachbezugswerte
Verpflegungsmehraufwendungen
Bescheinigung für die Mahlzeit unterwegs
Bewirtungen, die der Arbeitgeber für seinen Mitarbeiter übernimmt gehören im Sinne des Steuerrechts zu den Sachbezugswerten. Stellt der Arbeitgeber Bewirtungen im Rahmen einer betrieblich veranlassten Reise für seinen Mitarbeiter bereit, dann muss ab 2019 im Lohnkonto der Kennbuchstabe M verzeichnet sein. Der Großbuchstabe M für Mahlzeit muss in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung stehen. Die Pflicht zur Aufzeichnung und Bescheinigung hängt nicht von der Anzahl der Bewirtungen ab.
Sachbezugswerte in den Reisekosten
In der Reisekostenabrechnung finden auch Sachbezugswerte Berücksichtigung. Als Sachbezugswerte bezeichnet man die Bereitstellung von Werten, die ohne Geld ausgegeben werden. Sachbezüge können zum Beispiel die Nutzung des Firmenwagens, Rabatte für Unternehmensprodukte oder eine Bewirtung durch den Arbeitgeber sein. Bei Angestellten sind Sachbezugswerte ein Bestandteil des Lohns und bei Unternehmern und Selbstständigen ein Teil ihres Gewinns. Den Beziehern von Sachbezugswerten kommt anstatt von Geld eine Sache zu, die einem bestimmten Gegenwert entspricht. Damit gehören Sachbezugswerte im Sinne des Steuerrechts zum versteuernden Einkommen. Die kostenfreie Herberge mit Vollpension, die ein Unternehmen seinem Mitarbeiter während einer Dienstreise zur Verfügung stellt, ist ein Sachbezug, der die Reisekostenabrechnung berührt. Die Reisekostenabrechnung muss die Sachbezugswerte nach den gesetzlichen Vorgaben behandeln.
Sachbezugswerte sind genau bestimmt
Der Gesetzgeber bestimmt über den Wert von Sachbezügen. Er definiert, wie viel Gegenwert eine Sache hat. Sachbezüge, die im Rahmen einer Reisekostenabrechnung abgerechnet werden, müssen sich an die gesetzlich vorgegebenen Werte halten. Im Rahmen der gesetzlichen Grenzen können Sachbezugswerte steuerlich angesetzt werden. In der Reisekostenabrechnung können Ausgaben während einer beruflich bedingten Reise in Form von Sachbezugswerten bis zum gesetzlich definierten Wert steuerfrei erstattet werden. Hat ein Geschäftsreisender während seiner Reise Ausgaben geleistet, die über die vorgegebenen Werte hinaus gehen, erkennt das Finanzamt den Überschuss nicht an.
Anpassung der Sachbezugswerte 2019
In regelmäßigen Abständen gleicht das Finanzministerium die Werte für entsprechende Sachwerte der allgemeinen Preissteigerung an. Die Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft wurden ab dem Jahr 2019 daher erhöht.
Neue Werte für Bewirtung und Beherbergung
Der so genannte Monatswert steigt mit dem Jahr 2019 auf 7,70 Euro pro Tag. Der Wert für die monatliche Verpflegung beträgt durch die Neuerung 251 Euro. Ein Frühstück während einer Dienstreise wird mit einem neuen Betrag in Höhe von 1,77 Euro bewertet. Das Mittagessen und das Abendessen in der Reisekostenabrechnung setzt der Gesetzgeber ab 2019 auf 3,30 Euro neu fest.
Neue Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen
Für Dienstreisen ins Ausland hat der Gesetzgeber wie jedes Jahr auch ab 2019 neue Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen bestimmt. Demnach greift ab dem 1. Januar 2019 eine entsprechende steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich veranlassten Reisen ins Ausland. Für insgesamt 33 Länder zeigt die Tabelle des Bundesfinanzministeriums für Verpflegungsmehraufwendungen Änderungen an. In Europa betreffen die Änderungen die Pauschbeträge für Reisen nach Österreich, Polen, Luxemburg, Spanien und Griechenland.
Über den Autor:
Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer von Billomat, der Online-Buchhaltung für Kleinunternehmer, Selbständige und Mittelständler. Während seines Studiums gründete Paul- Alexander Thies sein erstes Unternehmen und weiß über die Herausforderungen der Existenzgründung Bescheid. In den letzten 8 Jahren arbeitete Paul-Alexander Thies als Führungskraft Senior Management für Groupon, Payleven (Rocket Internet) & Travador.
