Inventur bei der Aufnahme im Warenlager

Inventur im Handwerksbetrieb – was auf Sie zukommt!

Letzte Aktualisierung am 16. Februar 2022 von A. Mroos

Zählen, wiegen und messen – all das und noch mehr zählt zu den lästigen Aufgaben der Inventur eines einzelnen Unternehmens. Meist müssen Mitarbeiter diese Inventur einer Firma am Ende oder am Anfang eines jeden Jahres durchführen. In manchen Fällen schließen Unternehmen sogar während der Inventur oder es steht Wochenendarbeit an. Der Aufwand einer richtet sich in der Regel nach der Größe des Betriebes und den dazugehörigen Beständen.

Durch den riesigen Aufwand und die enorme Zeit, in der nicht gearbeitet werden kann, verzichten sogar manche Betriebe auf die Genauigkeit der Inventur und Mitarbeiter sollen lediglich grobe Schätzungen der Bestände und Vorräte notieren. Wenn der Fiskus bei einer Betriebsführung eine fehlerhafte Inventur feststellt, kann gegebenenfalls die Buchführung verworfen und entsprechend nicht als ordnungsgemäß eingestuft werden. Infolgedessen müssen Unternehmer mit einer Steuernachzahlung rechnen.

Was ist eigentlich eine Inventur genau?

Viele würden bei der Inventur wahrscheinlich zunächst ans Zählen von Lebensmitteln in Supermärkten denken oder an Kleidungsstücke von Boutiquen. Alle Einzelteile werden aufgelistet und notiert. Der Begriff umfasst allerdings deutlich mehr Bereiche als nur das Zählen von unterschiedlichen Produkten. Eine Inventur beinhaltet die physische oder buchmäßige Erfassung aller Bestandteile in einem Unternehmen. Dieser Bilanzbestand wird an Vermögen und an Schulden gesichert.

Das Verfahren ist also ein Nachweis für die ordnungsgemäße Führung von Büchern und Betrieb. Ziel ist die Feststellung des aktuellen Bestandes an Gütern oder monetären Mitteln. Im Vergleich kann dieser zum Zeitpunkt des aktuellen Bestandswerts zudem niedriger oder höher sein. Diesen Wert können Sie beispielsweise durch Controlling oder das Warenwirtschaftssystem bestimmen. Natürlich können trotz genauer Bestandsaufnahme Fehler vorkommen, wobei Soll- und Ist-Werte abweichen.

Gründe für Abweichungen der aktuellen Bestände von Buchbeständen:

  • Chaos, Unordnung
  • unvollständige Prozesse
  • Diebstahl

Welche Betriebe müssen eine Inventur machen?

Nur bilanzierende Unternehmer sind gesetzlich zur Inventur verpflichtet. Die Verpflichtung ergibt sich sowohl aus § 240 ff. Handelsgesetzbuch, als auch §§ 140 ff. der Abgabenordnung.

Unternehmer, die nicht buchführungspflichtig sind, müssen keine Inventur durchführen. Eine freiwillige Inventur kann aber trotzdem auch für sie sinnvoll sein, zum Beispiel um den Wert des Betriebs zu schätzen oder Ladenhüter zu identifizieren. Das kann auch dabei helfen, die Bonität bei der Bank nachzuweisen oder einen Partner für den Betrieb zu finden. Generell hilft die freiwillige Inventur dabei, die finanzielle Situation des Betriebs besser einzuschätzen.

Wer ist für Inventur zuständig?

Natürlich wäre es für die Chefs wünschenswert, wenn deren Mitarbeiter die Inventur neben ihrer täglichen Arbeitsleistung schaffen. Das gäbe keine Extrakosten und keine Extraschichten. In kleinen Unternehmen kann dies sogar in manchen Fällen möglich sein, in großen weniger. Bevor man mit der startet ist es klug, ein Team zusammen zu stellen:

  • ein Zähler
  • ein Schreiber
  • ein Kontrolleur

Diese drei sollten im besten Fall im Geschäftsalltag in unterschiedlichen Bereichen arbeiten. So können Sie verhindern, dass Mitarbeiter falsch zählen oder Bestände unterschlagen.

Nach Möglichkeit sollten Sie externe Mitarbeiter engagieren, die nichts mit dem Unternehmen zu tun haben. Oder Sie geben Ihren Mitarbeitern den Auftrag, sich um die Inventur in Bereichen zu kümmern, in denen sie nicht arbeiten. Sonst kann im schlimmsten Fall die Gefahr bestehen, dass andere Interessen als die Ermittlung der Betriebsbestände im Vordergrund stehen.

Beispiel: Ein Mitarbeiter, der als Maler und Lackierer tätig ist, wurde beim Diebstahl von Vliestapeten erwischt und soll schließlich genau diese Bestände in der Inventur aufnehmen. Ob der Geschäftsführer dem Mitarbeiter in diesem Fall vertrauen kann? Leider sind dies nicht nur Einzelfälle, eben deshalb sollten Sie gegebenenfalls auf externe Mitarbeiter zurückgreifen.

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Folgen einer fehlerhaften Inventur

Wie oben schon beschrieben können unterschiedliche Fehler bei der Inventur auftreten. Was sind die genauen Folgen, wenn eine Inventur einmal im Jahr nicht ordnungsgemäß notiert wurde? Folgende steuerliche Konsequenzen sind möglich:

  • Buchführung wegen nicht aufgenommener Bestände nicht ordnungsgemäß
  • Prüfer des Finanzamtes erhöht Warenbestand, was zur Steuernachzahlung führt
  • Sicherheitszuschlag zum Warenbestand muss vom Prüfer vorgenommen werden, da eventuelle weitere Fehler aufgetreten sind, es kommen weitere Steuernachzahlungen hinzu
  • Prüfer sucht nach Kassendifferenzen. Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn drohen, wenn Fehler vorliegen – Steuernachzahlung.
  • Wareneinsatz passt nicht mit erzielten Erlösen zusammen, was zusätzlich eine Steuernachzahlung bedeutet. Wenn ein Geschäftsführer nicht widerlegen kann, dass es sich nur um einen einmaligen Inventurfehler handelt, kann im schlimmsten Fall ein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung folgen

Nehmen Sie die Inventur also ernst und bereiten Sie diese entsprechend zur Vermeidung steuerlicher Nachteile detailliert vor. Achten Sie auf Vollständigkeit.

Welche Inventurverfahren gibt es?

Es gibt drei Inventurverfahren, die von den Finanzämtern akzeptiert werden. Stichtagsinventur, Verlegte Inventur und permanente Inventur. Welches Verfahren am besten passt, hängt vom jeweiligen Handwerksbetrieb ab.

Stichtagsinventur

Die Stichtagsinventur ist quasi die klassische Variante. Hier wird die Inventur um den letzten Tag des Geschäftsjahrs, aber spätestens bis zu zehn Tage danach durchgeführt. Warenzugänge zwischen dem 1. und 10. Tag des Folgejahres werden dabei vom Warenbestand abgezogen und Warenverkäufer hinzugerechnet.

Diese Inventurvariante lohnt sich besonders für Betriebe, bei denen in den ersten Wochen des neuen Jahres sowieso nicht viel los ist. Die Stichtagsinventur muss bei Gegenständen des Vorratsvermögens angewendet werden, bei denen es durch Schwund, Verdunsten, Verderb oder Zerbrechlichkeit zu unkontrollierten Abgängen kommen kann. Ausgenommen sind Gegenstände, bei denen die Abgänge nach Erfahrungswerten immer gleich bleiben.

Verlegte Inventur / Zeitverschobene Inventur

Bei der verlegten Inventur haben Betriebe zwei Möglichkeiten: Entweder sie erfolgt innerhalb von drei Monaten vor dem Ende des aktuellen Geschäftsjahrs oder in den ersten zwei Monaten des Folgejahrs. Ob die verlegte Inventur bei Ihrem Betrieb zulässig ist, hängt davon ab, ob unkontrollierbare Abgänge bei den Gegenständen wahrscheinlich sind. Wenn Sie sich nicht sicher sind, bleiben Sie erst einmal bei der Stichtagsinventur und lassen Sie sich die zeitverschobene Inventur vom Finanzamt schriftlich genehmigen.

Permanente Inventur

Die permanente Inventur ist möglich, wenn die Lagerbuchhaltung im Handwerksbetrieb sehr gut digital organisiert ist. Dann kann man die Bestände nämlich einfach nach Art und Menge filtern. Trotzdem muss mindestens einmal im Geschäftsjahr auch eine vollständige, körperliche Inventur durchgeführt werden, bei der Abweichungen von der permanenten Inventur in den Lagerbüchern korrigiert werden müssen.

  • Alle Bestände, Zu- und Abgänge müssen in den Lagerbüchern einzeln nach Tag, Art und Menge eingetragen und mit Belegen nachgewiesen werden
  • Die körperliche Inventur muss und ihr Ergebnis müssen dokumentiert werden. Der Tag der Inventur und die verantwortlichen Personen müssen dokumentiert werden.

Vorbereitung einer Inventur im Handwerksunternehmen

Die Vorbereitung ist bei der jährlichen Inventur besonders wichtig. Mit dieser Anleitung machen Sie bei der Vorbereitung der Inventur nichts falsch.

Zeitraum der Inventur festlegen

Die Inventur sollte regelmäßig zum Bilanzstichtag – also dem letzten Tag des Wirtschaftsjahres – durchgeführt werden und alle Wirtschaftsgüter eines Betriebes erfassen. Deshalb ist eine gute Planung beziehungsweise die Festlegung eines Termins für die Inventur von großem Vorteil. Wenn Sie kurz vor knapp mit der Inventur beginnen, kann die Rückrechnung auf den Bilanzstichtag kompliziert werden. Dazugekommene oder verkaufte Produkte müssen Sie nämlich ab dem ersten Tag des Folgejahrs bei der Bestandsaufnahme entsprechend korrigieren. Fangen Sie also früh mit der Planung an.

Zuständige Mitarbeiter einteilen

Wie oben bereits erwähnt, ist es klug in Dreier-Teams zu arbeiten. Ein Zähler, ein Schreiber und ein Kontrolleur. Außerdem wäre es von Vorteil, wenn der Chef zwischendurch einen Blick auf die Arbeit wirft und die Notizen überprüft.

Umfang der Inventur erfassen

Neben dem Zählen, Wiegen und Messen von Warenbeständen, gibt es auch Kommissionsware, Muster von Geschäftspartnern, Anlagegüter wie Maschinen, Werkzeuge oder Fahrzeuge, die allerdings nicht mit aufgenommen werden müssen.

Bestände sortieren

Im Vorfeld sollten Geschäftsführer natürlich die eigene Ware von kundeneigenen Waren, die vielleicht schon gekauft wurde, oder Kommissionsware trennen. Sortieren Sie Ihre Ware nach Material und Erzeugnissen gleicher Produkte. Kleiner Tipp: Notieren Sie auch den genauen Ort wie Lagerhalle oder Werkstatt, wo Sie die Ware aufgenommen haben.

Listen führen

Geschäftsinhaber sollten dafür sorgen, dass Inventurlisten geführt werden. Diese bekommt man entweder von Herstellern der eigenen Buchhaltungssoftware oder im herkömmlichen Schreibwarengeschäft. Achten Sie darauf, dass die Zuständigen alle vorgenommenen Aufzeichnungen im Rahmen der steuerlichen Aufbewahrungsfrist archivieren. So beugen Sie negative steuerliche Folgen vor.

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Bildquelle: industrieblick/stock.adobe.com

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