Ist die Einstellung abgeschlossen, stehen vor dem ersten Arbeitstag und danach einige organisatorische Schritte an. Welche Meldungen erforderlich sind, hängt unter anderem davon ab, ob es sich um eine reguläre Beschäftigung, einen Minijob oder eine kurzfristige Beschäftigung handelt. Hier finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Pflichten.
Bei Unsicherheiten, insbesondere zur sozialversicherungsrechtlichen Einordnung, können Sie sich an eine Steuerberatung oder ein Lohnbüro wenden.
Betriebsnummer beantragen
Für Meldungen zur Sozialversicherung benötigen Sie eine Betriebsnummer. Sie können diese beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit beantragen. Kümmern Sie sich rechtzeitig darum, damit Sie die erforderlichen Meldungen fristgerecht abgeben können. Auch für Minijobs ist grundsätzlich eine Betriebsnummer erforderlich. Für bestimmte Arbeitgebergruppen gelten besondere Zuständigkeiten.
Welche Angaben und Unterlagen werden benötigt?
Für die Lohnabrechnung und die erforderlichen Meldungen sollten Sie die nötigen Angaben frühzeitig erheben. Dazu gehören je nach Beschäftigung insbesondere:
- persönliche Daten und Anschrift
- Geburtsdatum und Steuer-Identifikationsnummer
- Sozialversicherungsnummer, sofern bereits vorhanden
- Angaben zur Krankenkasse bei sozialversicherungspflichtiger Beschäftigung
- Angaben zu weiteren Beschäftigungen, insbesondere bei Minijobs
- Bankverbindung und Angaben zur vereinbarten Vergütung
Weitere Nachweise können im Einzelfall erforderlich sein. Dazu zählen etwa eine gültige Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis, eine Studienbescheinigung bei Werkstudentinnen und Werkstudenten oder tätigkeitsbezogene Nachweise wie ein Führerschein oder Staplerschein.
Für bestimmte Tätigkeiten mit Lebensmitteln ist außerdem eine Bescheinigung über die Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz erforderlich. Ein Sozialversicherungsausweis ist nicht generell Voraussetzung. Maßgeblich ist die Versicherungsnummer oder – falls diese noch fehlt – sind die Angaben, die zu ihrer Vergabe benötigt werden.
Sozialversicherung: Anmeldung und Beiträge
Sozialversicherungspflichtige Beschäftigte melden Sie elektronisch bei der zuständigen Krankenkasse an. Sie ist grundsätzlich die Einzugsstelle für die Sozialversicherungsbeiträge und leitet diese an die zuständigen Träger weiter.
Die Anmeldung erfolgt mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. In bestimmten Branchen müssen Sie zusätzlich spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung eine Sofortmeldung abgeben. Die Fristen sind in § 6 DEÜV und § 28a SGB IV geregelt.
Als Arbeitgeber berechnen und zahlen Sie die fälligen Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie die weiteren gesetzlich vorgesehenen Abgaben. Auch erforderliche Änderungs-, Unterbrechungs- und Abmeldungen müssen Sie übermitteln. Für Beschäftigte, die am Jahresende beschäftigt sind, ist grundsätzlich eine Jahresmeldung abzugeben.
Minijobs
Ein Minijob mit Verdienstgrenze liegt 2026 grundsätzlich vor, wenn das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt 603 Euro nicht übersteigt. Die Grenze ist an den gesetzlichen Mindestlohn gekoppelt. Gewerbliche Minijobs melden Sie bei der Minijob-Zentrale an und führen die dort fälligen Abgaben ab. Weitere Informationen zur Verdienstgrenze finden Sie auf der Seite der Minijob-Zentrale.
Minijobberinnen und Minijobber sind grundsätzlich rentenversicherungspflichtig. Sie können bei Ihnen eine Befreiung von der Rentenversicherungspflicht beantragen. Den Antrag und die Entscheidung müssen Sie dokumentieren. Für kurzfristige Beschäftigungen gelten andere Voraussetzungen; sie sind nicht allein wegen eines niedrigen Verdienstes Minijobs mit Verdienstgrenze.
Sozialversicherungsmeldungen können Sie über ein geeignetes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal übermitteln.
Lohnsteuer und ELStAM
Bei individuell besteuerten Beschäftigungen melden Sie die beschäftigte Person im ELStAM-Verfahren an und rufen die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ab. Dafür benötigen Sie insbesondere das Geburtsdatum, die Steuer-Identifikationsnummer und die Angabe, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt. Anschließend behalten Sie die Lohnsteuer ein und melden sowie überweisen sie nach den geltenden Fristen an das Finanzamt. Informationen dazu bietet ELSTER für Arbeitgeber.
Pauschal versteuerte Minijobs müssen Sie nicht im ELStAM-Verfahren anmelden. Die pauschale Besteuerung und die dafür erforderlichen Abgaben müssen Sie dennoch ordnungsgemäß abrechnen. Weitere Hinweise finden Sie in den ELSTER-Informationen für Arbeitgeber.
Gesetzliche Unfallversicherung
Sie müssen Ihr Unternehmen beim zuständigen Unfallversicherungsträger anmelden. Die Mitteilung hat grundsätzlich innerhalb einer Woche nach Gründung des Unternehmens zu erfolgen. Eine fristgerechte Gewerbeanzeige kann diese Mitteilungspflicht erfüllen. Einzelne Beschäftigte müssen der Berufsgenossenschaft in der Regel nicht namentlich gemeldet werden. Informationen bietet die DGUV zur Anmeldung eines Unternehmens; die gesetzliche Frist ist in § 192 SGB VII geregelt.
Besondere Anforderungen im Lebensmittelbereich
Wer bestimmte Tätigkeiten mit den in § 42 Infektionsschutzgesetz genannten Lebensmitteln ausübt, benötigt vor der erstmaligen Tätigkeit eine Bescheinigung über die Belehrung durch das Gesundheitsamt oder eine beauftragte Ärztin beziehungsweise einen beauftragten Arzt. Diese Bescheinigung darf bei Tätigkeitsbeginn nicht älter als drei Monate sein.
Nach Aufnahme der Tätigkeit müssen Sie die Beschäftigten selbst belehren und dies anschließend mindestens alle zwei Jahre wiederholen. Die Nachweise sind aufzubewahren. Die Regelung gilt nicht pauschal für alle Beschäftigten in Gastronomie oder Metzgereien, sondern richtet sich nach der konkreten Tätigkeit. Einzelheiten finden Sie in § 43 IfSG.
Sofortmeldung in bestimmten Branchen
In bestimmten Wirtschaftsbereichen müssen Sie den Beginn der Beschäftigung spätestens bei Arbeitsaufnahme an die Datenstelle der Rentenversicherung melden. Diese Sofortmeldung gilt zusätzlich zur regulären Sozialversicherungsmeldung und ersetzt sie nicht. Sie ist auch für Teilzeit- und Minijob-Beschäftigte erforderlich, wenn diese in einem erfassten Bereich tätig sind.
Die gesetzlich genannten Bereiche sind:
- Baugewerbe
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Personenbeförderungsgewerbe
- Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe einschließlich plattformbasierter Lieferdienste
- Schaustellergewerbe
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
- Fleischwirtschaft; ausgenommen ist das Fleischerhandwerk im Sinne des Gesetzes
- Prostitutionsgewerbe
- Wach- und Sicherheitsgewerbe
- Friseur- und Kosmetikgewerbe
Die Sofortmeldung muss spätestens bei Beschäftigungsaufnahme übermittelt werden. Die vollständige Regelung finden Sie in § 28a Absatz 4 SGB IV.
Merke
Als Arbeitgeber müssen Sie Beschäftigte korrekt einordnen, erforderliche Meldungen fristgerecht abgeben und Beiträge sowie Steuern ordnungsgemäß abrechnen. Welche Pflichten im Einzelfall gelten, hängt von der Beschäftigungsart, der Tätigkeit und der Branche ab. Fehler können zu Nachforderungen und weiteren rechtlichen Folgen führen.
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