Letzte Aktualisierung am 2. Januar 2024 von Mika Lehmann
Der Bewerbungsprozess ist endlich abgeschlossen und schon bald wird ein neuer Mitarbeiter den Arbeitsplatz beziehen. Doch bevor tatkräftig zur Arbeit geschritten werden kann und der neue Mitarbeiter sich in seiner Probezeit beweisen kann, muss man als Arbeitgeber einige wichtige Dinge berücksichtigen: Neue Mitarbeiter müssen an verschiedenen Stellen angemeldet werden und dazu werden zahlreiche Daten benötigt. Gerade am Anfang kann man da schnell den Überblick verlieren. Deshalb wollen wir hier einen kurzen Überblick darüber geben, was man bei der Anmeldung neuer Mitarbeiter beachten muss.
Sollte man kein oder kaum buchhalterisches Know-How besitzen, raten wir allerdings auch dazu, Hilfe durch einen Steuerberater in Anspruch zu nehmen, sodass dieser formale Angelegenheiten auch korrekt abwickeln kann. Die Anmeldung neuer Mitarbeiter sollte in der Regel spätestens sechs Wochen nach Arbeitsbeginn an den jeweiligen Stellen erfolgen.
Betriebsnummer beantragen
Vor der Einstellung des ersten Mitarbeiters solltest du die Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen. Mit dieser Betriebsnummer kannst du dann später neue Mitarbeiter anmelden.
Welche Daten und Unterlagen benötigt man für die Anmeldung?
Um die Anmeldungen vornehmen zu können, benötigst du einige persönliche Daten und Unterlagen deiner neuen Mitarbeiter. Dazu zählen in jedem Fall:
- Persönliche Daten (Geburtsdatum, Adresse etc.)
- Steueridentifikationsnummer
- Sozialversicherungsausweis und Rentenversicherungsnummer
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
- eventuell Unterlagen zu vermögenswirksamen Leistungen
- Urlaubsbescheinigung des ehemaligen Arbeitgebers
In Einzelfällen werden noch weitere Unterlagen benötigt:
- bei ausländischen Mitarbeiter eventuell Arbeits- oder Aufenthaltsgenehmigung
- bei Schwerbehinderten den Schwerbehindertenausweis
- eine aktuelle Studienbescheinigung bei Werkstudenten
- für bestimmte Tätigkeiten spezielle Unterlagen wie beispielsweise Staplerschein, Führerschein oder Bescheinigungen zur Gesundheitsbelehrung
Wo muss ich neue Mitarbeiter anmelden?
Meldung zur Sozialversicherung: Bei einem neuen Mitarbeiter, den du in Teil- oder Vollzeit beschäftigst, besteht ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis, weshalb du ihn unverzüglich bei der Sozialversicherung anmelden musst. Dazu muss der neue Mitarbeiter bei der Krankenkasse angemeldet werden. Die ist zuständig für die Sozialversicherungsbeiträge und leitet diese an die weiteren zuständigen Stellen weiter, wie beispielsweise die Rentenversicherung.
Als Arbeitgeber bist du dazu verpflichtet, Beiträge korrekt zu berechnen und Beitragsnachweise zu übermitteln. Zu den Beiträgen zählen Arbeitslosen-, Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung. Bei Mitarbeitern, die bis zu maximal 538 Euro verdienen, handelt es sich um Minijobber beziehungsweise geringfügig Beschäftigte. Bei ihnen muss angegeben werden, ob der Minijobber Beiträge zur Rentenversicherung abführen möchte oder einen Befreiungsantrag stellt. Für die Sozialversicherungs-Anmeldung gibt es die Website https://www.sv-meldeportal.de/. Man kann die Meldungen aber auch mit den gängigen Abrechnungsprogrammen erledigen. Gemeldet werden müssen auch das Ende der Beschäftigung, Unterbrechungen bei der Gehaltszahlung oder ein Wechsel der Krankenkasse. Außerdem gibt es eine jährliche Meldung am Jahresende.
Finanzamt: Als Arbeitgeber musst du die Lohnsteuer für Mitarbeiter an das jeweils zuständige Finanzamt abführen. Dazu musst du deine Mitarbeiter für die Lohnsteuer online beim Finanzamt anmelden. Zur Berechnung des Beitrages zur Lohnsteuer gibt es zahlreiche Softwares, die bei der Buchhaltung helfen.
Bei sogenannten Minijobbern ist eine Anmeldung beim Finanzamt nicht erforderlich.
Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft: Gründer müssen ihr Unternehmen bei der Berufsgenossenschaft (BG) melden. Glücklicherweise gibt es auch dafür eine Online-Anmeldung. Bei der zuständigen BG meldest du auch Mitarbeiter an, zum Beispiel im Handwerk bei der BG BAU.
Gesundheitsamt: In manchen Branchen müssen Mitarbeiter auch beim Gesundheitsamt angemeldet werden. Zum Beispiel bei Metzgereien oder in der Gastronomie. Dafür braucht man eine Unbedenklichkeitsbescheinigung eines Amtsarztes.
Achtung: Sofortmeldung in bestimmten Branchen
Während bei den meisten Mitarbeitern nach Arbeitsbeginn eine gewisse Frist zur Anmeldung gilt, erfordern manche Branchen eine Sofortmeldung. Diese Meldepflicht soll Schwarzarbeit vorbeugen und gilt für alle Arten von Arbeit, egal ob Vollzeit, Teilzeit oder Minijob. Die Anmeldung ist spätestens am Tag der Arbeitsaufnahme zu erledigen. Die Sofortmeldung ersetzt nicht die reguläre Anmeldung mit der ersten Lohnabrechnung, beide müssen über das SV-Meldeportal oder ein Abrechnungsprogramm geschickt werden.
Zu den Branchen mit Sofortmeldepflicht zählen:
- Baugewerbe
- Fleischwirtschaft
- Forstwirtschaftliche Unternehmen
- Gaststätten- und Beherbungsgewerbe
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Logistikgewerbe (Spedition, Transport)
- Personenbeförderungsgewerbe
- Schaustellergewerbe
- Unternehmen rund um Auf- und Abbau von Messen und Veranstaltungen
Als Arbeitgeber bist du dazu verpflichtet, die Anmeldungen vorzunehmen und die Beiträge fristgerecht zu entrichten. Sollte dies nicht erfolgen, können Sanktionen in Form von Bußgeldern, strafrechtlichen Verfahren oder der Untersagung der Gewerbetätigkeit auf dich zukommen.
