Mitarbeiter anmelden – Das ist nach der Einstellung zu tun

Letzte Aktualisierung am 11. Oktober 2019 von

Der Bewerbungsprozess ist endlich abgeschlossen und schon bald wird ein neuer Mitarbeiter den Arbeitsplatz beziehen. Doch bevor tatkräftig zur Arbeit geschritten werden kann und der neue Mitarbeiter sich in seiner Probezeit beweisen kann, muss man als Arbeitgeber einige wichtige Dinge berücksichtigen: Neue Mitarbeiter müssen an verschiedenen Stellen angemeldet werden und dazu werden zahlreiche Daten benötigt.

Gerade am Anfang kann man da mal schnell den Überblick verlieren. Deshalb wollen wir Ihnen hier einen kurzen Überblick darüber geben, was man bei der Anmeldung neuer Mitarbeiter beachten muss.

Sollte man kein oder kaum buchhalterisches Know-How besitzen, raten wir allerdings auch dazu Hilfe durch einen Steuerberater in Anspruch zu nehmen, sodass dieser formale Angelegenheiten auch korrekt abwickeln kann. Die Anmeldung neuer Mitarbeiter sollte in der Regel spätestens sechs Wochen nach Arbeitsbeginn bei den jeweiligen Stellen erfolgen.

Welche Daten und Unterlagen benötigt man für die Anmeldung neuer Mitarbeiter?

Um eben die Anmeldungen vornehmen zu können, benötigen Sie einige persönliche Daten und Unterlagen Ihrer neuen Mitarbeiter. Dazu zählen in jedem Fall:

• Persönliche Daten (Geburtsdatum, Adresse etc.)
• Steueridentifikationsnummer
• Sozialversicherungsausweis und Rentenversicherungsnummer
• Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
• eventuell Unterlagen zu vermögenswirksamen Leistungen
• Urlaubsbescheinigung des ehemaligen Arbeitgebers

In Einzelfällen werden noch weitere Unterlagen benötigt:

• bei ausländischen Mitarbeiter eventuell Arbeits- oder Aufenthaltsgenehmigung
• bei Schwerbehinderten den Schwerbehindertenausweis
• eine aktuelle Studienbescheinigung bei Werkstudenten
• für bestimmte Tätigkeiten spezielle Unterlagen wie beispielsweise Staplerschein, Führerschein oder Bescheinigungen zur Gesundheitsbelehrung

Wo muss ich neue Mitarbeiter anmelden?

• Meldung zur Sozialversicherung: Bei einem neuen Mitarbeiter, den Sie in Teil- oder Vollzeit beschäftigen, besteht ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis, weshalb Sie diesen bei der Sozialversicherung anmelden müssen. Dazu muss der neue Mitarbeiter bei der Krankenkasse angemeldet werden. Die ist zuständig für die Sozialversicherungsbeiträge und leitet diese an die weiteren zuständigen Stellen weiter, wie beispielsweise die Rentenversicherung.
  Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet Beiträge korrekt zu berechnen und Beitragsnachweise zu übermitteln. Zu den Beiträgen zählen Arbeitslosen-, Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung.
  Bei Mitarbeitern, die bis zu maximal 450 Euro verdienen, handelt es sich um Minijobber beziehungsweise geringfügig Beschäftigte, diese müssen bei der sogenannten Mininjobzentrale gemeldet werden. Zusätzlich muss dort angegeben werden, ob der Minijobber Beiträge zur Rentenversicherung abführen möchte oder einen Befreiungsantrag stellt
• Finanzamt: Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet die Lohnsteuer für Ihre Mitarbeiter an das jeweils zuständige Finanzamt abzuführen. Dazu müssen Sie Ihre Mitarbeiter für die Lohnsteuer online beim Finanzamt anmelden. Zur Berechnung des Beitrages zur Lohnsteuer gibt es zahlreiche Softwares, die bei der Buchhaltung helfen.
  Bei sogenannten Minijobbern ist eine Anmeldung beim Finanzamt nicht erforderlich.
• Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft: Gründer sollten Ihr Unternehmen bei der Berufsgenossenschaft (BG) melden. Ihre Mitarbeiter müssen Sie dort für die gesetzliche Unfallversicherung anmelden.

Einige Beiträge werden teils vom Arbeitgeber und vom Arbeitnehmer zugleich getragen, während für andere nur der Arbeitgeber zuständig ist. Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet die jeweiligen Beiträge treuhänderisch für Ihre Mitarbeiter an die zuständigen Stellen fristgerecht zu entrichten. Die meisten der jeweiligen Stellen bieten Unternehmensgründern und unerfahrenen Arbeitgebern die Möglichkeit sich noch einmal rund um die Beiträge und Pflichten beraten zu lassen.

Achtung: Sofortmeldung in bestimmten Branchen

Während bei den meisten Mitarbeitern nach Arbeitsbeginn eine gewisse Frist zur Anmeldung gilt, erfordern manche Branchen eine Sofortmeldung. Diese ist allerspätestens am Tag der Arbeitsaufnahme zu erledigen. Die oben beschriebenen Anmeldungen sind auch trotz Sofortmeldung auszuführen.

Zu den Branchen mit Sofortmeldepflicht zählen:

• Baugewerbe
• Fleischwirtschaft
• Forstwirtschaftliche Unternehmen
• Gaststätten- und Beherbungsgewerbe
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Logistikgewerbe (Spedition, Transport)
• Personenbeförderungsgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Unternehmen rund um Auf- und Abbau von Messen und Veranstaltungen

Hinweis: Strafen bei Nicht-Anmeldung oder Missachtung von Fristen

Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet die Anmeldungen vorzunehmen und die Beiträge fristgerecht zu entrichten. Sollte dies nicht erfolgen, können Sanktionen in Form von Bußgeldern, strafrechtlichen Verfahren oder der Untersagung der Gewerbetätigkeit auf Sie zu kommen.