Korrekte Handwerkerrechnung schreiben

Letzte Aktualisierung am 1. Oktober 2020 von

Im Zentrum der Aufmerksamkeit – die Rechnung

Eine Rechnung ist nicht nur für die eigenen Unterlagen ein wichtiges Dokument. Auch das Finanzamt stellt genau definierte Anforderungen an die Form einer Rechnung. Und schließlich hat auch der Kunde ganz eigene Ansprüche an eine detailliert ausgeführte Rechnungsstellung. Wie Handwerksbetriebe eine korrekte Handwerkerrechnung schreiben müssen, damit die Ansprüche von allen Beteiligten erfüllt sind, lohnt einer genaueren Untersuchung.

Pflichtangaben einer Rechnung

Handwerksbetriebe unterliegen hinsichtlich ihrer Rechnungsstellung grundsätzlich denselben Anforderungen wie jedes andere Unternehmen auch. Zu den Pflichtangaben von Rechnungen gehören grundsätzlich die folgenden Positionen:

• Name und Adresse des Rechnungsstellers
• Name und Adresse des Rechnungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Bezeichnung der Leistung
• Zeitpunkt der Leistungserbringung
• Entgelt für die Leistung
• Steuersatz
• Steuerbetrag
• Hinweis auf Steuerbefreiung
• Gesamtbetrag der Rechnung
• Skonto (wenn vereinbart)

Namen und Adressen, Datum und Steuernummern

Neben den grundlegenden Pflichtangaben wie Rechnungsdatum sowie Namen und Adressen sowohl des Handwerksbetriebs als auch des Kunden muss die Rechnung entweder die Steuernummer des Handwerkers oder seine Umsatzsteueridentifikationsnummer ausweisen.

Fortlaufende Rechnungsnummer

Die fortlaufende Rechnungsnummer dient der Finanzverwaltung zur eindeutigen Identifizierung von Rechnung und Leistung. Die Rechnungsnummer darf nur einmalig vergeben werden.

Bezeichnung der Leistung

Eine wichtige Position der Rechnung ist die Beschreibung der erbrachten Leistung, für die die Forderung gestellt wird. Hierfür muss der Rechnungssteller die Menge und Art der gelieferten Ware oder den Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistung genau bezeichnen. Nimmt die Bezeichnung der Leistung auf der Rechnung einen zu großen Umfang ein, dann kann ein Hinweis auf ein gestelltes Angebot oder auf einen vereinbarten Vertrag die exakte Leistungsbeschreibung ersetzen.

Zeitpunkt der Leistungserbringung

Die Angabe des Zeitpunktes der Leistungserbringung erfordert besondere Aufmerksamkeit. Als Zeitpunkt der Leistung gilt die Lieferung beim Kunden oder der Tag der Vollendung von Arbeiten. Wenn die Rechnung am Tag der Arbeitsabschlüsse gestellt wird, dann ist der Zusatz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ausreichend. Andernfalls ist der Leistungszeitpunkt mit Datum anzugeben.

Entgelt für die Leistung, Steuersatz und Steuerbetrag

Als Entgelt der Leistung gilt der vereinbarte Nettobetrag. Entfallen auf unterschiedliche Leistungen verschiedene Steuersätze, dann sind diese Entgelte getrennt aufzuführen. Die Steuer ist sowohl in Form des Steuersatzes als auch des errechneten Betrages gesondert aufzuführen.

Stundensatz für Auszubildende

Mitunter wird der Handwerker von einem Auszubildenden bei der Arbeit unterstützt. Sofern dieser nicht nur zuschaut, sondern aktiv mitarbeitet und dem Handwerker dabei hilft, die Arbeit schneller zu verrichten, darf auch seine Arbeit in der Handwerkerrechnung berücksichtigt werden. Der Stundenverrechnungssatz für Azubis richtet sich nach dem Ausbildungsjahr. Dabei handelt es sich um einen prozentualen Anteil des Stundensatzes des Gesellen.

Folgende Richtwerte gelten dabei als üblich:

1. Ausbildungsjahr: 45 Prozent
2. Ausbildungsjahr: 55 Prozent
3. Ausbildungsjahr: 65 Prozent
4. Ausbildungsjahr: 75 Prozent

Hinweis auf Steuerbefreiung

Wurden auf der Rechnung Leistungen steuerfrei erbracht, dann ist hierfür ein gesonderter Hinweis erforderlich, der die Befreiung artikuliert und begründet.

Gesamtbetrag der Rechnung

Am Ende der Rechnung ist der zu zahlende Gesamtbetrag anzugeben, der sich aus der Summe sämtlicher Entgelte und sämtlicher Steuerbeträge ergibt.

Skonto

Gewähren Sie für eine zügige Bezahlung des Rechnungsbetrages ein Skonto, dann geben Sie den Skontosatz in Prozent an, ohne einen Betrag zu bezeichnen.

Ausnahme Kleinbetragsrechnung

Für Rechnungsbeträge in Höhe von bis zu 150 Euro stellen Sie eine so genannte Kleinbetragsrechnung. Diese muss lediglich den Namen und Adresse des Rechnungsstellers, das Rechnungsdatum, die Leistungsbezeichnung und den Steuersatz, sowie den Bruttobetrag aufweisen. Name und Anschrift des Kunden sowie die Aufsplittung in Nettobetrag und Umsatzsteuerbetrag sind auf einer Kleinbetragsrechnung nicht erforderlich.

Besonderheiten der Handwerkerrechnung

Da Privatleute Handwerkerleistungen unter bestimmten Vorgaben bei ihrer Steuererklärung geltend machen können, sind an Handwerkerrechnungen besondere Anforderungen gestellt. Der Kunde kann für Maßnahmen zur Renovierung, Instandhaltung und Modernisierung in seinem eigenen Haushalt und Garten steuerliche Vorteile geltend machen. Auch neue Einbauten im Innen- und Außenbereich können steuerlich abgesetzt werden. Die Ermäßigung für private Auftraggeber von steuerbegünstigten Handwerkerleistungen beträgt 20 Prozent aus dem Bruttobetrag der Rechnung. Aus der Handwerkerrechnung können hierfür in der Hauptsache folgende Posten berücksichtigt werden:

• Arbeitskosten
• Fahrtkosten
• Materialentsorgung
• Kosten für Verbrauchsmittel (zum Beispiel Reinigungsmittel, Klebebänder, Streugut etc)

Korrekte Handwerkerrechnung schreiben – zusätzliche Anforderungen

Trennung von absetzbaren und nicht absetzbaren Positionen auf der Handwerkerrechnung

Eine korrekte Handwerkerrechnung muss steuerlich absetzbare Posten, wie Lohnkosten oder Fahrtkosten von nicht absetzbaren Posten, zu denen zum Beispiel Materialkosten für Farbe, Bodenbeläge oder Mobiliar gehören, eindeutig trennen. Auch ein Zusatz am Rechnungsende kann den steuerbegünstigten Anteil als Brutto- oder Nettobetrag aufführen. Die Handwerkerrechnung kann alternativ die absetzbaren und nicht absetzbaren Positionen in prozentualen Anteilen angeben.

Keine Barzahlung

Das Finanzamt erkennt die Absetzung von Handwerkerrechnungen nur an, wenn zum Beleg auch eine Bankbuchung vorhanden ist. Daher muss die Handwerkerrechnung neben den üblichen Rechnungsangaben auch eine gültige Bankverbindung enthalten.

Archivierungshinweis

Eine korrekte Handwerkerrechnung weist ihre Privatkunden darauf hin, dass das Rechnungsdokument über eine Dauer von zwei Jahren aufzubewahren ist.

Musterrechnung – Vorlage

Eine Vorlage für Ihre Handwerkerrechnung zum Download finden hier.

Über den Autor

Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer von Billomat, der Online-Buchhaltung für Kleinunternehmer, Selbständige und Mittelständler. Während seines Studiums gründete Paul-Alexander Thies sein erstes Unternehmen und weiß über die Herausforderungen der Existenzgründung Bescheid. In den letzten 8 Jahren arbeitete Paul-Alexander Thies als Führungskraft Senior Management für Groupon, Payleven (Rocket Internet) & Travador.