Letzte Aktualisierung am 8. Juli 2024 von Alex Mroos
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Für die meisten Unternehmen bedeutet die Weihnachtszeit auch Urlaubszeit – So auch im Handwerksbetrieb. Vor dem wohlverdienten Urlaub ist jedoch häufig noch einiges zu tun, gerade als Chef sollte man die eigene Abwesenheit im Handwerksbetrieb gut vorbereiten. Erhalten Sie im Folgenden ein paar Tipps dazu, wie Sie die Zeit vor dem Urlaub nutzen können, um die eigene Abwesenheit vorzubereiten und einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen.
1. Überblick verschaffen
In einem ersten Schritt für die Urlaubsvorbereitung sollten Sie sich zunächst einen Überblick verschaffen, um die Lage besser einzuschätzen. Stellen Sie sich dazu folgende Fragen:
- Wie ist die aktuelle Auftragslage und wie wird sich diese voraussichtlich bis zum Urlaub entwickeln?
- Welche delegierbaren Aufgaben stehen bei mir persönlich an?
- Wer kann diese Aufgaben übernehmen?
- Welche Termine können nicht delegiert werden?
Auf diese Weise können Sie bereits grob abschätzen, wie hoch das Arbeitspensum vor und während Ihres Urlaubs in etwa ausfallen wird. Natürlich kann auch spontan immer noch etwas reinkommen, für einen ersten Überblick sollte es aber ausreichend sein, sich vorläufig an den aktuell anstehenden Terminen und Aufgaben zu orientieren.
Mitunter kann es auch sinnvoll sein, Betriebsferien anzuordnen und alle Mitarbeiter*innen in den Urlaub zu schicken, wenn zum Beispiel zwischen Weihnachten und Neujahr in der Regel keine neuen Aufträge reinkommen. Betriebsferien dürfen Sie als Chef allerdings nicht nach Lust und Laune anordnen, denn sie stehen möglicherweise den Urlaubswünschen der Mitarbeiter*innen entgegen und müssen in der Regel durch dringende betriebliche Belange gerechtfertigt sein.
2. Termine planen und festlegen
Nachdem Sie sich einen ersten Überblick verschafft haben, können Sie sich an die Terminplanung für die Zeit vor und während Ihrer Urlaubszeit wagen. Das kann zum einen Termine im regulären Geschäftsbetrieb als auch Termine, die hauptsächlich Ihrer Urlaubsvorbereitung dienen, betreffen. Checken Sie dazu Ihren eigenen Terminkalender und berücksichtigen unter anderem auch Bestell-, Abgabe- und Kündigungsfristen sowie Termine für Zahlungen.
Sobald Sie entschieden haben, welche Kollegen Ihre delegierbaren Aufgaben zeitweise übernehmen sollen und wer als Vertretung für Sie auftritt, vereinbaren Sie Besprechungstermine mit den jeweiligen Kollegen. Planen Sie außerdem eine Besprechung mit allen Mitarbeiter*innen kurz vor Beginn des Urlaubs ein und informieren diese entweder persönlich oder per E-Mail. Bei dieser Team-Besprechung können Sie die Mitarbeiter*innen noch einmal über Termine, Aufgaben und Zuständigkeiten informieren. Legen Sie außerdem fest, unter welchen Umständen, bei welchen dringenden Fällen und auf welche Weise, die Mitarbeiter Sie auch während des Urlaubs erreichen können.
Bereiten Sie alle Besprechungstermine gut vor, um Ihre Mitarbeiter*innen über alles wichtige zu informieren und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Vereinbaren Sie außerdem bereits ein Meeting für den ersten Tag, an dem Sie wieder in den Betrieb kommen.
3. Vertretung organisieren
Eine Vielzahl von Aufgaben kann auch von anderen Mitarbeiter*innen übernommen werden, während Sie abwesend sind. Es ist nicht zwingend notwendig alle Aufgaben an nur eine Person zu übergeben, jedoch sollten Sie durchaus eine/n zuverlässigen Mitarbeiter*in wählen, der Sie sowohl intern als auch extern vertritt und als Ansprechpartner*in fungiert. Diese/r muss natürlich über die entsprechenden Kompetenzen verfügen. Mitunter kann es auch sein, dass je nach Länge Ihres Urlaubs Vollmachten ausgestellt werden müssen, um den Betrieb am laufen zu halten.
Für die Übergabe sollten Sie sich ausreichend Zeit nehmen, um die Mitarbeiter*innen über die anfallenden Aufgaben zu informieren und diese einzuarbeiten. Besonders bei der Übergabe an Ihre Vertretung sollten Sie genau vorgehen, damit der jeweilige Mitarbeiter Sie verlässlich vertreten kann.
Sollten Sie mit einer überdurchschnittlich langen Abwesenheit rechnen, müssen Sie mitunter verfügen, wer sich unter anderem um Personalangelegenheiten, Passwörter oder Schlüssel kümmert.
4. Über Abwesenheit informieren
Wie in so vielen Fällen ist auch vor Urlaubsbeginn die richtige Kommunikation von besonderer Bedeutung. Ihre Kollegen und Mitarbeiter*innen haben Sie also bestenfalls schon weit im Voraus über Ihre Urlaubsplanung informiert. Es kann jedoch sinnvoll sein, sich mit etwas Vorlauf an dieser Stelle noch einmal ins Gewissen zu rufen – Auch um Mitarbeiter*innen über die anstehenden Besprechungstermine zu informieren.
Lassen Sie auch Geschäftspartner*innen, wie zum Beispiel Lieferanten, vorab eine Information über Ihre Abwesenheit zukommen. Sollten Sie direkten Kundenkontakt pflegen, ist es sinnvoll diese ebenfalls vorab zu informieren. Sowohl Geschäftspartner*innen als auch Kund*innen sollten Sie mitteilen, wer die Vertretung für Sie übernimmt.
Diese Info lässt sich gut mit einem persönlichen Weihnachtsgruß verbinden.
5. Telefonumleitung aktivieren
Natürlich kann es trotzdem sein, dass Kund*innen oder externe Partner versuchen, Sie zu erreichen. Um zu vermeiden, dass diese sich wundern, warum eine Antwort so lange auf sich warten lässt, sollten Sie sich zum einen darum kümmern, dass Anrufe zu einem anderen Kollegen umgeleitet werden.
Viele Telefonanlagen bieten heute eine problemlose und einfach einzurichtende Rufumleitung an. Auf diese Weise hängen Anrufer nicht ewig in der Leitung ohne eine Antwort zu erhalten, sondern werden stattdessen direkt zu der von Ihnen bestimmten Vertretung durchgestellt. Ist das nicht möglich oder niemand ist während Ihrer Urlaubszeit im Einsatz, kann alternativ auch ein Anrufbeantworter eingerichtet werden. Hier können Sie eine persönliche Nachricht einsprechen, um Anrufern mitzuteilen, dass Sie vorübergehend nicht erreichbar sind.
6. Abwesenheitsnotiz einrichten
Darüber hinaus sollten Sie auch eine Abwesenheitsnotiz erstellen, die als automatische Antwort an Absender, die versuchen Sie per E-Mail zu kontaktieren, versendet wird. Bei den meisten geläufigen E-Mail-Programmen wie zum Beispiel Outlook, ist es problemlos möglich eine solche Notiz einzurichten beziehungsweise eine automatische E-Mail-Antwort zu aktivieren. Die Abwesenheitsnotiz sollte unter anderem folgende Informationen erhalten:
- Begrüßung (z.B.: “Sehr geehrte Damen & Herren…”, “Guten Tag…” etc.)
- Zeitraum der Abwesenheit
- Datum, ab dem der Empfänger wieder erreichbar ist
- Vermerk, dass eingehende E-Mail nicht weitergeleitet werden
- Name und Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer etc.) der Vertretung angeben
- Bei Vertretung durch mehrere Kollegen alle Ansprechpartner und deren Kontaktdaten angeben
- Bei Betriebsferien: Ggf. auf einen Ihnen bekannten Handwerker-Notdienst verweisen
- Mit freundlichen Grüßen verabschieden
- Falls vorhanden, Ihre E-Mail-Signatur
Geben Sie in der E-Mail-Abwesenheitsnotiz auf keinen Fall Ihre eigenen Kontaktdaten während des Urlaubs an. Der Verweis auf Ihre Vertretung sollte genügen. In besonders dringenden Fällen, kann der/die jeweilige Mitarbeiter*in sich dann bei Ihnen melden.
Grundsätzlich wird die von Ihnen eingestellte Abwesenheitsnotiz automatisch als Antwort an die Absender empfangener Nachrichten verschickt. Dementsprechend können Sie die Abwesenheitsnotiz auch wie eine ganz normale E-Mail formulieren und aufbauen. Diese können Sie dann als Muster für spätere Urlaube abspeichern.
Vergessen Sie aber nicht, die automatischen Antworten nach Ende Ihrer Abwesenheit auch wieder zu deaktivieren.
7. In den Urlaub starten
Gehen Sie am letzten Arbeitstag alle oben genannten Punkten noch einmal sorgfältig durch, um zu vermeiden, dass Sie etwas vergessen haben. Besprechen Sie sich noch einmal kurz mit Ihrer Vertretung und organisieren Sie gegebenenfalls noch ein kurzes Team-Meeting mit allen Mitarbeiter*innen, um sich vorerst zu verabschieden. Zusätzlich kann es sinnvoll sein für eine Datensicherung am Computer zu sorgen und alle wichtigen, geschäftlichen Unterlagen sowie persönliche Dinge in den Betriebsräumen wegzuräumen.
Sofern Sie Ihre Abwesenheit in den Tagen und Wochen zuvor bereits gut vorbereitet haben, sollte einem entspannten Start in den Urlaub dann nichts mehr entgegen stehen.
8. Planung reflektieren
Sobald Sie wieder an die Arbeit gehen, verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick darüber, wie alles in der Zeit Ihrer Abwesenheit funktioniert hat. Nutzen Sie den ersten Arbeitstag daher unter anderem für den bereits vorab von Ihnen festgelegten Besprechungstermin und die Übergabe von Aufgaben an Sie.
Reflektieren Sie danach, wie gut Sie Ihre Abwesenheit vorbereitet haben und was sich in Zukunft noch verbessern lässt. Erstellen Sie gegebenenfalls eine persönliche Checkliste für sich selbst und schreiben Sie auf, worauf Sie vor Ihrer nächsten Abwesenheit besonders achten sollten.
