Wie kann man Konflikten mit Auftraggebern vorbeugen und was kann man tun?

6 Tipps für Konflikte mit Auftraggebern

Im Idealfall kannst du einen Auftrag problemlos abschließen, der Auftraggeber ist zufrieden und du erhältst pünktlich deine Vergütung für die Arbeit an dem Auftrag. Doch nicht immer läuft die Auftragsabwicklung so glatt ab und es kann zu Unstimmigkeiten zwischen HandwerkerInnen und AuftraggeberInnen kommen. 

Was du in einem solchen Fall tun kannst und wie man sich bereits vorab besser absichern kann, erklären wir in diesem Beitrag mit unseren Tipps für Konflikte mit AuftraggeberInnen!

Tipp 1: Konflikten vorbeugen

Damit es gar nicht erst zu Auseinandersetzungen kommt, kannst du vorab schon die Weichen für eine gute Zusammenarbeit stellen und so Konflikten zum Teil vorbeugen. Bereits bevor der Auftrag an dich vergeben wird, solltest du also versuchen Missverständnisse so gut wie möglich zu vermeiden. 

Kontaktaufnahme mit AuftraggeberInnen

Bevor du mit einem/r potentiellen AuftraggeberIn in Kontakt trittst, solltest du den Auftrag genau lesen. So erfährst du, welche Arbeiten gewünscht sind und welchen Umfang der Auftrag haben soll. Zusätzlich solltest du auch besonders darauf achten, wo der Auftrag auszuführen ist – Schließlich willst du dafür wahrscheinlich eher ungern durch das ganze Land fahren. 

Bei Blauarbeit kannst du deinen Auftragsalarm so einstellen, dass dieser dir nur Aufträge aus deiner Region meldet.

Sobald du den Auftrag gründlich gelesen hast, kannst du entscheiden, ob er für dich und deinen Betrieb geeignet ist und dich dann darauf melden. Generell solltest du dich immer nur dann auf Aufträge melden, wenn du auch wirklich gewillt bist, den Auftrag auch tatsächlich auszuführen – Das erspart sowohl dir als auch dem/der AuftraggeberInnen Zeit und Ärger. 

Besichtigungstermin, Kostenvoranschlag und Angebotserstellung

Bei vielen Aufträgen ist es für beide Seiten sinnvoll vorab einen Besichtigungstermin zu vereinbaren. Dir als HandwerkerIn hilft das, um dir ein Bild von der auszuführenden Arbeit und dem Umfang des Projekts zu machen. Dabei kannst du in der Regel auch direkt das Aufmaß durchführen und den Materialbedarf ermitteln. AuftraggeberInnen können sich beim Besichtigungstermin mit dir noch einmal beraten lassen und sich zusätzlich auch ein Bild von dir als HandwerkerIn machen. 

Bevor dir dann ein Auftrag erteilt wird, wünschen sich bekanntermaßen viele AuftraggeberInnen vorab einen Kostenvoranschlag. Hier solltest du nur mit realistischen Zahlen arbeiten, denn in der Regel darf die Höhe der abschließenden Handwerkerrechnung den Betrag des Kostenvoranschlags nur maximal um 15 bis 20 Prozent überschreiten. Hier liegt zwar keine direkte Gesetzesgrundlage vor, solltest du aber absehen können, dass du für deine Arbeit am Ende doch deutlich mehr in Rechnung stellen musst als im Kostenvoranschlag angegeben, solltest du das dem/der AuftraggeberIn umgehend mitteilen. Das räumt AuftraggeberInnen nämlich das Recht ein, vom Vertrag zurückzutreten. Dementsprechend sinnvoll ist es also beim Kostenvoranschlag bereits von Anfang möglichst genau zu kalkulieren. 

Generell solltest du potentielle AuftraggeberInnen auch vorab darüber informieren, ob du Ihnen die Besichtigung, die Erstellung eines Kostenvoranschlags sowie die Kostenkalkulation berechnest – In der Regel gehen AuftraggeberInnen nämlich davon aus, dass für solche Leistungen keine zusätzlichen Kosten anfallen. Fehlende Absprache birgt hier besonderes Konfliktpotential. Um dich abzusichern, solltest du hier also klar kommunizieren und dir solche Vereinbarungen bestenfalls schriftlich bestätigen lassen. 

Häufig lässt sich hier vereinbaren, die oben beschriebenen Leistungen am Ende mit der Gesamtrechnung abzurechnen. 

Tipp 2: Auftragsvergabe

Konntest du einen guten Eindruck bei dem/der AuftraggeberIn hinterlassen und von dir überzeugen, stehen die Chancen gut, dass der Auftrag an dich vergeben wird. Doch auch hier entstehen mitunter Missverständnisse, die sich gegebenenfalls vermeiden lassen. 

Generell lassen sich auch mit transparenten Vertragsverhandlungen und einem gut ausgearbeiteten Vertrag spätere Konflikte verhindern. 

Transparent und fair kommunizieren

Auch mit kompetenter Beratung und guter Kommunikation kann man den meisten Missverständnissen und Konflikten vorbeugen. Entscheidend ist dabei natürlich fair und transparent zu bleiben. du solltest also nur Preise nennen, die auch der Wirklichkeit entsprechen. Auch in Bezug auf die Arbeitsdauer des Auftrags ist es besser realistisch zu bleiben, um keine falsche Erwartungshaltung zu schüren. Sofern du potenziellen AuftraggeberInnen nur das sagst, was sie hören wollen, um den Auftrag zu erhalten, dabei aber nicht realitätsnah bleibst, sind spätere Konflikte auf jeden Fall vorprogrammiert – Schließlich fühlen diese sich dann zurecht vor den Kopf gestoßen.

Hol dir vorab zuverlässige Daten von AuftraggeberInnen

Auch als DienstleisterIn bist du natürlich nicht vor Betrügereien gefeit, denn auch unter AuftraggeberInnen finden sich schwarze Schafe. Dementsprechend wichtig ist es, dass du dir vor Vertragsschluss und vor allem vor Beginn deiner Arbeitsleistung zuverlässige Daten von den AuftraggeberInnen holst und diese gegebenenfalls auch kontrollierst. 

Da Auftragsvermittlung im Handwerk sich mehr und mehr ins Internet verlagert, wird dieser Punkt sogar noch wichtiger. 

Bist du beispielsweise über Blauarbeit in Kontakt mit einem/r AuftraggeberIn getreten, kannst du beispielsweise unser Support-Team um Hilfe bitten, wenn dir die Angaben eines/r AuftraggeberIn verdächtig vorkommen. 

Tipp 3: Vertragsgestaltung und -abschluss

Gerade bei der Vertragsgestaltung solltest du dir Zeit nehmen. In der Regel gehst du einen Werkvertrag mit dem Auftraggeber ein und hältst darin schriftlich die wichtigsten Punkte zum Auftrag fest. Das kann sowohl das zu liefernde Ergebnis als auch die Dauer der Ausführung und die Kosten für den Auftrag sowie die Art der Zahlung (beispielsweise in Form von Abschlagszahlungen) betreffen. 

Mit einem schriftlichen, von beiden Seiten unterzeichneten Vertrag sind beide Parteien in der Regel auf der sicheren Seite, wenn darin klar vereinbart ist, wie der Auftrag sich gestalten soll: 

  • Der/die AuftraggeberIn kann keine Forderungen stellen, die über den Vertrag hinausgehen und verpflichtet sich dazu, das vereinbarte Entgelt nach der Abnahme zu begleichen. 
  • Als DienstleisterIn verpflichtest du dich dazu den Auftrag fachgerecht auszuführen und zur Gewährleistung – Also auch zur Nachbesserung im Falle von Mängeln. 

Generell ist es auch rechtlich zulässig Verträge mündlich abzuschließen. Das erspart zwar Papierkram, birgt aber auch Risiken, denn bei Auseinandersetzungen gibt es keinerlei schriftlichen Belege. Im Falle eines Rechtsstreits würde dann nämlich Aussage gegen Aussage stehen. Um das zu vermeiden, ist es empfehlenswert einen mündlichen Vertrag nur im Beisein eines Zeugen zu schließen. 

Grundsätzlich müssen geltende Formvorschriften bei Vertragsabschluss beachtet werden. In einigen Fällen, beispielsweise, wenn man ein Grundstück kaufen möchte, ist ein schriftlicher Vertrag mit notarieller Beglaubigung nötig. 

Kann man Verträge per WhatsApp abschließen?

Ähnlich wie bei mündlichen Verträgen geht es auch in diesem Fall um eine sogenannte Willenserklärung. Diese kann generell auch per WhatsApp oder anderen Messenger-Diensten erteilt und dem Chatverlauf entnommen werden, um rechtskräftig zu sein. Natürlich sind auch hier geltende Formvorschriften zu beachten. Dokumente per Messenger zu versenden ist ebenso zulässig. 

Tipp 4: Dokumentiere deine Arbeit gut

Um für Konflikte gewappnet zu sein, ist es sinnvoll deine Arbeit am Auftrag sorgfältig zu dokumentieren. Damit kannst du dich gegen falsche Anschuldigungen absichern und bist generell auf der sicheren Seite. 

Äußert der/die AuftraggeberIn beispielsweise zusätzliche Wünsche, die den Auftrag betreffen, sollte das ebenfalls schriftlich festgehalten und der bisherige Arbeitsauftrag abgewandelt werden. 

Mitunter haben AuftraggeberInnen auch nachträgliche Wünsche, denen du aus fachlicher Sicht ausdrücklich widersprechen würdest. Besteht der/die AuftraggeberIn aber dennoch auf die Umsetzung dieser Wünsche, solltest du auch das schriftlich festhalten und von dem/der AuftraggeberIn unterschreiben lassen. Im Falle von Mängeln und dem Anspruch auf Gewährleistung kann das entscheidend sein. 

Tipp 5: Abnahme und Gewährleistung

Sobald alle Arbeiten abgeschlossen sind, folgt die Abnahme durch den/die AuftraggeberIn. Ist alles zufriedenstellend, nimmt der/die AuftraggeberIn das Werk ab und sollte das auch schriftlich bestätigen. Dann sind keine weiteren Nachbesserungen deinerseits nötig und du kannst die Handwerkerrechnung bereitstellen. Wichtig ist dabei eine Zahlungsfrist festzusetzen! Sollte der/die AuftrageberIn die Rechnung innerhalb dieser Frist nicht begleichen, kannst du die erste Mahnung schreiben.

Ist das Entgelt dann bei dir eingegangen, kannst du den Auftrag vorerst als abgeschlossen abhaken. Natürlich kann die Gewährleistung im Handwerk auch danach noch greifen. Sollte der/die AuftraggeberIn innerhalb der nach § 634a BGB gängigen Gewährleistungsfristen (bei Bauwerken fünf Jahre, bei anderen Aufträgen zwei Jahre) einen begründeten Mangel feststellen, bist du zur Nachbesserung verpflichtet. 

Sollte der/die AuftraggeberIn bereits bei der Abnahme etwas zu bemängeln haben, ist zu prüfen, ob diese Beanstandungen auch wirklich begründet sind. Ist das der Fall bist du aufgrund der bereits genannten Gewährleistungspflicht dafür verantwortlich nachzubessern und das Werk im vereinbarten Zustand zu übergeben. Sollten die Beanstandungen unbegründet sein, ist es am besten das dem/r AuftraggeberIn direkt mitzuteilen. Mitunter können diese neuen Wünsche dann ebenfalls von dir ausgeführt werden, du solltest die Änderung des Arbeitsauftrags aber auf jeden Fall schriftlich festhalten. 

Tipp 6: Schlichtungsstellen aufsuchen

Immer wieder kommt es trotz der besten Bemühungen alles einwandfrei umzusetzen und Konflikten so gut wie möglich aus dem Weg zu gehen zu Auseinandersetzungen, die sich mitunter nicht so einfach lösen lassen. In einem solchen Fall solltest du dennoch stets souverän und freundlich auftreten, um eine Konfliktlösung nicht zusätzlich zu erschweren. 

Lässt sich generell keine Einigung erzielen, können unabhängige Schlichtungsstellen helfen. An diese können sich sowohl HandwerkerInnen als auch AuftraggeberInnen wenden, um bei Problemen Hilfe zu erhalten. Viele Handwerkskammern bieten ein solches Angebot an – Dabei handelt es sich jedoch nicht um eine Rechtsberatung. Stattdessen bieten die Stellen häufig Kompromissmöglichkeiten, um eine außergerichtliche Lösung zu erreichen. 

Es ist durchaus sinnvoll die Schlichtungsstellen als erste Anlaufstelle aufzusuchen, bevor es zu einem Rechtsstreit kommt. Ein Gerichtsverfahren kann nämlich nicht nur lange dauern, sondern auch sehr teuer werden. Einen Anwalt einzuschalten oder vor Gericht zu ziehen, sollte also bestenfalls stets der letzte Schritt eines Konfliktes zwischen HandwerkerInnen und AuftraggeberInnen sein, wenn sich sonst keine Einigung mehr erzielen lässt. 

Habt ihr noch Fragen oder Anregungen zu weiteren Konfliktpunkten? Dann lasst uns gern ein Feedback da oder meldet euch bei uns und wir werden den Beitrag für euch erweitern!

Bild: Anna Kosolapova / stock.adobe.com

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