Firmenwagen versteuern – Infos für Selbstständige und Arbeitnehmer

Letzte Aktualisierung am 16. Februar 2022 von

Nutzt man einen Firmenwagen privat, zählt das steuerrechtlich als geldwerter Vorteil. Diesen geldwerten Vorteil muss man versteuern. Dafür kann man entweder die Ein-Prozent-Methode oder eine Fahrtenbuch nutzen. Hier erfahren Sie, welche Vorteile die Möglichkeiten haben und warum sich Elektroautos steuerlich mehr lohnen. Außerdem informieren wir über die Vorteile für Arbeitgeber und die Besonderheiten bei Selbstständigen und Gesellschafter-Geschäftsführern.

Wann lohnt sich ein Firmenwagen?

Ein Firmenwagen ist für Selbstständige unverzichtbar, die oft zu Kunden fahren müssen. Besonders für Handwerker ist die bedachte Auswahl der Firmenwagen wichtig, weil sie Werkzeuge, Material und auch Kollegen zur Baustelle transportieren müssen. Eignet sich das Fahrzeug auch für private Fahrten, kann man Firmenwagen für die Mitarbeiterbindung nutzen.

Als Selbstständiger kann man auch Privatfahrzeuge in das Firmenvermögen übernehmen. Das kann sich kurz nach der Gründung lohnen, wenn man schon ein geeignetes Auto besitzt, aber kein Geld für eine Neuanschaffung hat.

Betriebs- oder Privatvermögen

Alle Betriebskosten wirken sich bei Selbstständigen auf die Steuerlast aus. Wichtig ist dafür jedoch, dass das Finanzamt die betriebliche Nutzung des Fahrzeugs anerkennt und der Firmenwagen zum notwendigen Betriebsvermögen zählt.

Mindestens 50 % betriebliche Nutzung

Dazu gehört der Firmenwagen, wenn Sie ihn für mindestens 50 Prozent der Fahrten betrieblich nutzen. Als Handwerker lässt sich das relativ leicht nachweisen. Sollte es trotzdem Zweifel geben, kann man ein einfaches Fahrtenbuch führen, in dem man über drei Monate alle Fahrten zu Kunden belegt. Auch der Terminkalender oder Rechnungen können als Nachweis verwendet werden.

Sie haben bei der Versteuerung die Wahl zwischen beide Möglichkeiten:

• Sie setzen alle Betriebskosten ab und besteuern den Firmenwagen mit der 1%-Regelung
• Sie führen ein Fahrtenbuch und setzen nur die Kosten ab, die betrieblich entstanden sind. Privatfahrten werden als geldwerter Vorteil versteuert.

Zwischen 10 und 50 % betriebliche Nutzung

Liegt der Nutzungsanteil zwischen zehn und 50 Prozent, dürfen Sie selbst entscheiden, ob Sie das Fahrzeug zum Betriebsvermögen oder Privatvermögen zuordnen. Dann handelt es sich um gewillkürtes Betriebsvermögen. Sie sind in diesem Fall dazu verpflichtet, ein lückenloses Fahrtenbuch zu führen. Nach diesem Fahrtenbuch werden die Gesamtkosten dann anteilig den Betriebsausgaben zugerechnet.

Weniger als 10 % betriebliche Nutzung

Wird das Fahrzeug so wenig genutzt, handelt es sich nicht um einen Dienstwagen. Alle Kosten, die das Auto verursacht, müssen dann privat bezahlt werden. Bei einer Geschäftsreise können Sie die entstandenen Kosten jedoch als Reisekosten geltend machen.

Folgende Betriebskosten entstehen bei einem Firmenfahrzeug und reduzieren die Steuerlast:

• Jährliche Abschreibungen für den Kauf oder Leasingraten
• Kfz-Versicherung
• Kosten für Treibstoff
• Reparaturkosten
• Autowäsche
• Parkgebühren
• Reifen
• Mautgebühren

Wie funktioniert die 1%-Regelung?

Bei der 1%-Regelung wird der geldwerte Vorteil einfach auf ein Prozent des Bruttolistenpreis pro Monat festgelegt. Fahrten vom Wohnort zur Arbeitsstätte werden bei Unternehmern folgendermaßen Versteuert: 0,03 % des Bruttolistenpreises x Entfernung in Kilometern pro Monat. Bei doppelter Haushaltsführung werden zusätzlich 0,002 Prozent pro Heimfahrt und Entfernungskilometer berechnet. Werden Privatfahrten im Vertrag verboten, spielt das 1% keine Rolle mehr. Dann müssen nur die 0,03 % für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte versteuert werden.

Man muss die 1%-Regelung nicht nutzen. Sie dient lediglich dazu, die Besteuerung zu vereinfachen. Möchte man nicht pauschal besteuert werden, muss man ein Fahrtenbuch führen.

Fahrtenbuch

Die Alternative zur Pauschalbesteuerung ist das Fahrtenbuch. Dort müssen alle Fahrten lückenlos aufgeführt werden, damit das Finanzamt den Anteil der privaten Nutzung genau ermitteln kann. Folgende Angaben müssen im Fahrtenbuch stehen:

• Datum der Fahrt
• Route und Ziel der Fahrt
• Aufgesuchte Geschäftspartner
• Zweck der Fahrt
• Kilometerstand zu Beginn und Ende von betrieblichen Fahrten
• Unterscheidung zwischen privaten und dienstlichen Fahrten

Das Fahrtenbuch kann auch elektronisch mit GNSS geführt werden und das lohnt sich. Handschriftliche Fahrtenbücher können schnell zu Fehlern führen, was bei einer Betriebsprüfung sehr unangenehm werden kann.

Dienstwagen für Arbeitnehmer

Nutzen Arbeitnehmer einen Dienstwagen für private Fahrten, handelt es sich um einen geldwerten Vorteil. Auch hier darf man entweder pauschal versteuern oder ein Fahrtenbuch vom Arbeitnehmer führen lassen. Der Vorteil wird auch in der Lohnabrechnung angegeben.

Je mehr Arbeitnehmer einen Dienstwagen privat nutzen, desto weniger lohnt sich die Pauschalbesteuerung mit der 1-Prozent-Regelung und man sollte von den Arbeitnehmern Fahrtenbücher führen lassen.

Werden einzelne Kosten vom Arbeitnehmer selbst übernommen und nicht über den Betrieb abgerechnet, können sie als Werbungskosten in seiner Einkommensteuer angegeben werden. Das geht jedoch nur mit der Fahrtenbuchmethode, wenn man alle Belege aufbewahrt.

Ein Verbot von Privatfahrten ist auch möglich. Es muss in der Dienstwagenvereinbarung stehen. Der Arbeitnehmer darf das Auto dann nur noch für die Arbeit nutzen, muss es aber auch nicht versteuern.

Geldwerten Vorteil mit Gehaltsumwandlung senken

Bei einer Gehaltsumwandlung wird ein Teil der Kosten für das Auto vom Bruttogehalt abgezogen und der Arbeitnehmer erhält einen Dienstwagen. Sie sorgt dafür, dass der geldwerte Vorteil für den Arbeitnehmer sinkt und kann seine Steuerlast senken. Auch hier ergibt sich der geldwerte Vorteil über Fahrtenbuch oder Pauschalregelung. Die Rechnung sieht dann so aus:

Elektroauto als Dienstwagen

Bei Elektroautos mit einem Bruttolistenpreis unter 60.000 Euro wird nur 0,25 Prozent des Bruttolistenpreis für die Berechnung des geldwerten Vorteils verwendet. Auch Elektroautos über diesem Preis sind mit 0,5 Prozent vergünstigt. Diese Förderung gilt für Autos, die zwischen dem 1. Januar 2019 und 31. Dezember gekauft oder geleast werden. Sie gilt für beide Berechnungsarten – Pauschalbesteuerung und Fahrtenbuch.

Darüber hinaus sind Elektroautos 10 Jahre lang von der Kfz-Steuer befreit, sofern sie noch 2020 gekauft werden. Auch das Aufladen im Betrieb ist lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Sie denken darüber nach, ein Elektroauto für den Betrieb anzuschaffen? Dann können diese Artikel vielleicht bei der Entscheidung helfen:

➡ Elektroauto als Firmenwagen – lohnt es sich?
➡ Elektro-Transporter – Übersicht und Vergleich

Fuhrpark und Flottenmanagement

Werden viele Firmenwagen vom Betrieb angeschafft und genutzt, handelt es sich um eine Flotte oder einen Fuhrpark. An den Grundlagen der Besteuerung ändert das zwar nichts, aber der Aufwand für die Verwaltung steigt mit der Anzahl der Fahrzeuge. Um folgende Dinge muss man sich kümmern:

• Aufbewahrung aller Akten: Unterlagen für Kauf/Leasing, Fahrzeugbrief
• Führerscheinkontrolle
• Kontrolle der Betriebskosten
• Regelmäßige Wartung der Fahrzeuge
• Routenplanung
• Tankkarten

Auch hier lässt sich heutzutage viel mit der richtigen Software vereinfachen. So behält man den Überblick über die Flotte, das Führen des Fahrtenbuchs wird vereinfacht und es gibt kein unübersichtliches Papierchaos.

Häufige Fragen

Bild: WavebreakmediaMicro / stock.adobe.com